Jak w 2021 r. zoptymalizować procesy handlowe w swojej firmie?

Jak w 2021 r. zoptymalizować procesy handlowe w swojej firmie?

Jednym z kluczowych aspektów prowadzenia biznesu w tak trudnych czasach, jest połączenie optymalizacji procesów biznesowych z bieżącym nadążaniem za zmianami prawnymi (w tym podatkowymi) dotyczącymi prowadzenia działalności gospodarczej. W czasach, gdy zarówno otoczenie biznesowe, jak i przepisy prawa zmieniają się niezwykle dynamicznie, nie można pozwolić sobie na jakiekolwiek zaniedbania w tych obszarach.

 

Dlaczego warto zaufać niezawodnemu oprogramowaniu?

Szczególnie dzisiaj, gdy tak wiele przedsiębiorców musi mierzyć się z trudnościami, szybko zmieniającymi się przepisami, gwałtownymi zmianami na rynku pracy, restrykcjami itp. tak istotna jest optymalizacja procesów biznesowych i usprawnienie działania firmy. Jednym z jej przejawów jest choćby pożegnanie się z manualnym wprowadzaniem danych do systemów komputerowych. Ręczne wprowadzanie danych bywa nie tylko czasochłonne, ale jest także obarczone ryzykiem popełnienia błędów czy pomyłek. Dzięki automatyzacji zadań związanych z manualnym wprowadzaniem danych uwolnisz siebie i współpracowników od mozolnej pracy i zyskasz kontrolę nad swoimi procesami.

Począwszy od wyciągów bankowych i wydatków pracowniczych po faktury sprzedaży, wykorzystanie automatyzacji do wprowadzania danych zaoszczędzi czas Twoim pracownikom. Eliminuje ona również wprowadzanie błędnych danych, które spowalniają działalność Twojej firmy i mogą mieć dla niej poważne skutki, choćby w postaci sankcji karno-skarbowych.

Za zmianami prawnymi najłatwiej jest nadążyć, gdy zarządzamy przedsiębiorstwem przy wsparciu niezawodnego, zgodnego z przepisami oprogramowania. Ale to nie wszystko. Jeszcze korzystniej jest używać oprogramowania homogenicznego, za pomocą którego jesteśmy w stanie zarządzać całością przedsiębiorstwa, wszystkimi (a przynajmniej kluczowymi) procesami biznesowymi. Przykładem takiego podejścia jest np. współpraca modułów lub programów do obsługi finansowo-księgowej z modułami handlowymi. Ma to ogromne znaczenie np. przy obsłudze JPK_V7. W przypadku tej właśnie deklaracji, jednym z krytycznych są tzw. grupy towarów wrażliwych (GTU), których jest obecnie 13. W praktyce biznesowej specjaliści księgowi lub zewnętrzne biuro rachunkowe może mieć ogromne trudności z właściwym rozpoznaniem, jaki towar bądź jaka grupa towarów ma zostać zakwalifikowana do danej kategorii towarów lub usług wrażliwych. Z punktu widzenia legalności prowadzenia biznesu, najlepiej by rozpoznanie GTU (i właściwe oznaczanie transakcji) odbywało się na etapie dokonywania transakcji sprzedażowej, a nie w momencie księgowania. Dlaczego jest to tak istotne? Ponieważ informacje o zakwalifikowaniu danej transakcji do konkretnej grupy towarów lub usług wrażliwych nie są umieszczane na fakturze. Nie są też nigdzie publikowane czy drukowane. Informacje nt. GTU są „schowane” wewnątrz programu handlowego. Zatem tradycyjne przekazanie np. wydrukowanej faktury czy zapisanej w pliku PDF z działu handlowego do księgowego (bądź biura rachunkowego) nie będzie niosło ze sobą informacji na temat zakwalifikowania transakcji do danej grupy GTU. Dopiero posiadając homogeniczne oprogramowanie, w którym moduł handlowy jest w stanie skomunikować się z modułem księgowym i przekazać wszystkie niezbędne dane, sprawi, że będzie można wygenerować deklarację JPK_V7 zawierającą poprawne dane.

Sprawne zarządzanie procesem obsługi deklaracji JPK_V7 wymaga więc jednolitego oprogramowania, za pomocą którego będzie można rozpoznać transakcję i odpowiednio ją zdefiniować, aż do momentu jej zaksięgowania i finalnego wygenerowania oraz wysłania JPK_V7.

Bardzo podobnie sprawa wygląda, gdy mówimy o współpracy biura rachunkowego z klientami zewnętrznymi. Za każdym razem, gdy biuro otrzymuje fakturę od klienta, musi jednocześnie pozyskać informację, że konkretna faktura dotyczy transakcji towarami lub usługami wrażliwymi. Generowanie plików JPK_V7 dla klientów, wymaga więc innych metod i procedur współpracy niż dotychczas. Oczywiście, najkorzystniej dla obu stron byłoby, gdyby program sprzedażowy klienta był skomunikowany z programem finansowo-księgowym używanym przez biuro rachunkowe.

Jeżeli mamy do czynienia z taką sytuacją, wówczas klient oznacza po prostu konkretną transakcję w programie sprzedażowym, w którym jednocześnie w ten sposób będzie budowała się baza informacyjna w ewidencji VAT. W następnym kroku biuro rachunkowe może wygenerować w programie finansowo księgowym plik JPK, ponieważ automatycznie otrzymuje od klienta wszystkie niezbędne dane w swoim programie, bez potrzeby dodatkowej komunikacji czy wysyłania dodatkowych dokumentów, skanów lub plików.

Jak wspierać sprzedaż?

Rozwiązaniem jest odpowiednie oprogramowanie, które wspiera firmy w kontrolowaniu wszystkich procesów – od momentu zarejestrowania zamówienia w systemie, poprzez wydanie z magazynu, nadanie w systemie wysyłkowym i śledzenie drogi przesyłki w systemie kurierskim, aż po finalne wystawienie faktury i przesłanie odpowiednich danych automatycznie z modułu handlowego do księgowego. A to wszystko ułożone w jeden ciąg logiczny kolejno po sobie następujących czynności operacyjnych. Planując i organizując swoją działalność handlową, warto postawić na homogeniczność oprogramowania, gdyż bardzo mocno ułatwia ono codzienną pracę, dostarczając wszelkich niezbędnych informacji ułatwiających podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.

Sprawna obsługa procesu handlowego – od prezentacji oferty, przez zamówienie, aż po dostawę – ma ogromny wpływ na to, czy nasz klient będzie zadowolony z transakcji i kontaktu z firmą oraz sprzedawcą. I czy wróci po kolejne zakupy.

Jednolite systemy, (jak np. Symfonia ERP lub program Symfonia Handel) pomagają uniknąć problemów związanych z takimi zdarzeniami, jak zamówienie przez klienta towaru, którego akurat nie ma w magazynie, zakup w złej cenie, gdy np. promocja na dany produkt już minęła, czy opóźnienia w kompletacji zamówienia i jego wysyłce. W takich sytuacjach program handlowy jest nieocenionym wsparciem dla osób zajmujących się tworzeniem ofert, przyjmowaniem zamówień, wystawianiem dokumentów sprzedaży (ewentualnymi korektami); ułatwia śledzenie rotacji towarów w magazynie, pomaga w łatwym wyszukiwaniu i zarządzaniu dostawami, wspiera w ograniczaniu strat (np. podpowiadając, który towar został przyjęty do magazynu przed określoną datą i warto stworzyć na niego promocyjną ofertę).

źródło: sage.com