Blog

Gdyby odpowiedź na to pytanie była prosta, nie byłoby ono tak często zadawane w kontekście wdrożenia systemu ERP.

Według analizy przeprowadzonej swego czasu przez Softwarethinktank:

• 35% wdrożeń ERP przekroczyło budżet o 0% –25%,
• 15% przekroczyło budżet o 26% –50%,
• 6% przekroczyło budżet o ponad 50%.

To oznacza, że ogółem ponad połowa wdrożeń systemów ERP przekracza budżet. Nie trzeba więc dodawać, że dobre zabudżetowanie jest kluczowe w procesie wyboru, zakupu i wdrożenia systemu ERP.

Jak w takim razie przygotować optymalny budżet dla ERP?

1. Dobrym punktem wyjścia jest założenie, że koszt wdrożenia systemu ERP będzie wymagał 1–3% rocznych przychodów brutto przedsiębiorstwa.
2. Co najczęściej składa się na koszt związany z wyborem i wdrożeniem systemu ERP?
   Zacznijmy od kosztów „oczywistych”:
   • opłaty licencyjne oprogramowania ERP – może to być jednorazowa opłata za tzw. licencję wieczystą lub opłata okresowa, za licencję w subskrypcji (wówczas – opłata odnowieniowa w kolejnych okresach);
   • opłaty licencyjne oprogramowania bazodanowego – podobnie jak w przypadku ERP może to być jednorazowa opłata za tzw. licencję wieczystą lub opłata okresowa, za licencję w subskrypcji (wówczas – opłata odnowieniowa w kolejnych okresach);
   • okresowa aktualizacja oprogramowania (z reguły w przypadku subskrypcji jest już w cenie);
   • wsparcie techniczne (infolinia, elektroniczne Biuro Obsługi itp.);
   • dodatkowe serwery, sprzęt sieciowy, urządzenia mobilne lub inne;
   • analiza przedwdrożeniowa, której efektem powinien być dokument ukazujący koncepcję oraz koszty implementacji rozwiązania;
   • konwersja (migracja) danych i transfer do nowego ERP;
   • integracja z innymi systemami (np. sklep internetowy, system branżowy, dziedzinowy itp.);
   • w razie potrzeby dostosowanie systemu do potrzeb użytkowników (prace programistyczne, rozwiązania indywidualne, ponadstandardowe);
   • konsultacje wdrożeniowe realizowane w siedzibie klienta bądź zdalnie;
   • zarządzanie projektem (zarówno po stronie dostawcy, jak i w firmie);
   • testowanie rozwiązania;
   • szkolenia użytkowników;
   • asysta – wsparcie w uruchomieniu oraz po starcie systemu;
   • umowa serwisowa.

To najbardziej namacalne koszty, które należy uwzględnić w swoim budżecie. Oczywiście nie zawsze wszystkie te elementy będą miały zastosowanie w danym projekcie.

To, ile będzie kosztował system ERP, jest również zależne od szeregu innych czynników, takich jak: wielkość firmy (określana np. liczbą pracowników, którzy znajdują się na liście płac, ale też: liczbą przetwarzanych/generowanych dokumentów; także: liczbą oddziałów, zakładów, działów itp.), wymagania i liczba użytkowników nazwanych (albo: urządzeń, na których będzie zainstalowane oprogramowanie).

3. Poza ww. kosztami dobrą praktyką jest również uwzględnienie jak największej ilości możliwych czynników generujących koszt (bo raczej niemożliwie jest przewidzenie wszystkich), aby uniknąć poniesienia tzw. kosztów ukrytych. Oto przykłady:
   • aktualizacja oprogramowania i sprzętu/sieci – tym większe, im większe wymagania nowego systemu ERP; alternatywą mogą być rozwiązania chmurowe; ale wówczas trzeba uwzględnić koszty łącza internetowego zależne od tego, czy wybrany system będzie jedynie korzystał (do aktualizacji, wymiany danych, itp.), czy pracował na nim (wszystkie rozwiązania chmurowe);
   • wynagrodzenie za nadgodziny dla własnych pracowników – ważna rzecz do zapamiętania, by uniknąć porażki wdrożenia z wytłumaczeniem dla zespołu „Przepraszam, nie mieliśmy budżetu na wynagrodzenie za nadgodziny”;
   • opłaty za ewentualne szkolenie dostawców, odbiorców, współpracowników oraz dostosowywanie i zewnętrzne konsultacje (np. z dostawcami rozwiązań indywidualnych, branżowych, ale też z Twoim dotychczasowym dostawcą, gdy np. potrzebna będzie pomoc w wyciągnięciu danych archiwalnych lub ich migracji do nowego systemu); jeśli uwzględniliście ten obszar podczas analizy przedwdrożeniowej, to masz szczęście, bo pewnie dostawca albo zwrócił na to uwagę, albo nawet uwzględnił je w końcowym kosztorysie, ale z reguły zapomina się o tym przed wyborem i wdrożeniem;
   • kopie zapasowe i przechowywanie danych – jeśli wybierasz system działający lokalnie, to dla własnego bezpieczeństwa musisz uwzględnić to w ramach infrastruktury IT; jeśli wybierasz rozwiązanie chmurowe – sprawdź, czy i jaką przestrzeń masz w cenie, a jaka wymaga dodatkowej opłaty.

Jeszcze jedna wskazówka: by jak najbardziej zbliżyć się do faktycznego kosztu wdrożenia ERP, warto przewidzieć również budżet na tzw. utratę produktywności w zespole/firmie. Bez względu na to, jak bardzo każdy i wszyscy zaangażowani pracownicy będą się starali podczas procesu wyboru i wdrożenia nowego ERP, nie ma fizycznej możliwości, by firma działała ze stuprocentową wydajnością podczas procesu uruchomienia i pierwszych dni pracy, a sam projekt na pewno również będzie angażował zasoby w trakcie.

Czy to już wszystkie składowe budżetu zakupu i wdrożenia nowego systemu ERP? Z pewnością nie! Dlatego zawsze warto założyć kilku–kilkunastoprocentowy bufor bezpieczeństwa na różne nieprzewidziane wydatki.

źródło: sage.com