Blog

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym, powinni wybierać je ze szczególną starannością. Od jakości tej kooperacji zależy bowiem w dużej mierze płynność funkcjonowania firmy oraz jej zabezpieczenie jej działania od strony prawnej. Jednym z kluczowych aspektów takiej współpracy jest wszak kwestia odpowiedzialności biura w sytuacji, kiedy organy państwowe – takie jak choćby urząd skarbowy – zażądają przekazania dokumentacji klienta. Czy ma ono taki obowiązek? Jeśli tak, to jakie warunki muszą zostać spełnione, aby do takiego przekazania doszło?

Obowiązki biura rachunkowego wobec urzędu skarbowego

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, biuro rachunkowe, jeśli zostanie przez organ podatkowy wezwane do udostępnienia dokumentacji, ma obowiązek podjęcia takiej współpracy, oczywiście w ściśle określonych przypadkach. Dotyczą one sytuacji, kiedy wspomniany organ chce w odniesieniu do firmy, której dokumentacji żąda, przeprowadzić postępowanie podatkowe, kontrolę podatkową lub innego rodzaju czynności sprawdzające. Przepisem regulującym postępowanie biur rachunkowych w tym zakresie jest Ordynacja podatkowa, a konkretnie art. 155 i art. 286 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku.

Oczywiście jest też tak, że biuro rachunkowe ma zobowiązania wobec swoich klientów – przede wszystkim musi dotrzymywać tajemnicy zawodowej (zgodnie z ustawą o rachunkowości). Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej może jednak zostać uchylony, kiedy urząd skarbowy – działając w granicach prawa – zobowiąże biuro do udostępnienia dokumentacji w związku z planowanym przez organ podjęciem postępowania kontrolnego, egzekucyjnego bądź też podejrzeniem popełnienia przestępstwa skarbowego.

W odniesieniu do potencjalnych kontroli skarbowych ważny jest także ciążący na biurach rachunkowych obowiązek przechowywania ksiąg klienta przez okres 5 lat od końca roku podatkowego.

Istnieje także możliwość przekazania dokumentów urzędowi skarbowemu na podstawie pisemnego pełnomocnictwa klienta. Dzieje się tak najczęściej wtedy, kiedy to klient sam chce zainicjować wyjaśnienia lub złożyć dokumenty we wspomnianej instytucji.

Podstawy prawne przekazywania dokumentów

Przekazywanie tak wrażliwych informacji, jakimi są dokumenty firmowe, musi odbywać się zgodnie z określonymi standardami i przepisami. Podstawę prawną stanowią w opisywanym tu wypadku cztery główne akty prawne:

• Wspomniana już wcześniej ordynacja podatkowa, która określa zakres i tryb żądań organów podatkowych dotyczących przekazywania dokumentacji firmowej;
• 74 i art. 76a ustawy o rachunkowości – reguluje kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji księgowej oraz przestrzegania tajemnicy zawodowej;
• 80 kodeksu karnego skarbowego, w którym wskazuje się odpowiedzialność za uchybienia podczas przekazywania wymaganej przez organy skarbowe dokumentacji;
• Rozporządzenia wykonawcze odnoszące się do JPK.

Zakres dokumentacji podlegającej przekazaniu

Tak jak jasno określone są sytuacje, w jakich organy podatkowe mogą zażądać od biura rachunkowego przekazania dokumentacji firmowej, tak i rodzaj dokumentacji, jaka podlega tym przepisom, również został przez ustawodawcę starannie zdefiniowany.

Urzędy skarbowe i inne powołane do tego instytucje mogą zawnioskować o przekazanie takich dokumentów, jak:

• Księgi rachunkowe i ewidencje (np. podatku VAT oraz środków trwałych);
• Deklaracje podatkowe wraz z załącznikami;
• Faktury i rachunki potwierdzające transakcje;
• Umowy handlowe oraz dokumenty potwierdzające warunki współpracy z kontrahentami;
• Wyciągi bankowe z kont związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą;
• Systemy księgowe bądź pochodzące z nich wybrane dane w formacje JPK.

Procedura przekazywania dokumentów przez biuro rachunkowe

Uporządkowaniu procesu przekazywania dokumentów firmowych przez biuro rachunkowe sprzyjają jasno określone procedury, jakie obowiązują w tego rodzaju sytuacjach. Aby wszystko odbyło się zgodnie z prawem, zarówno biuro rachunkowe, jak i organ podatkowy zobowiązane są do wypełnienia wyznaczonych formalności. Dla biura rachunkowego stosowanie się do tych zasad jest o tyle ważne, że pozwala mu uniknąć potencjalnych sankcji prawnych a także zachować transparentność zarówno wobec klienta, jak i organów państwowych.

Wezwanie do przekazania dokumentów

Aby w ogóle do wymiany dokumentacji doszło, w pierwszej kolejności biuro rachunkowe musi otrzymać oficjalne wezwanie od urzędu skarbowego. Organ podatkowy wysyła taką prośbę w formie pisanej (może to być tradycyjny list polecony, elektroniczne wezwanie przesyłane za pośrednictwem platformy ePUAP albo platformy e-Tax). W takim piśmie urzędnicy muszą wskazać podstawę prawną żądania, zakres dokumentacji, do której wgląd chcą uzyskać, termin przekazania dokumentacji oraz dane klienta biura rachunkowego. Oczywiście biuro rachunkowe musi zweryfikować, czy dokumenty, których żądanie dotyczy, faktycznie znajdują się w jego posiadaniu i czy wezwanie jest zasadne.

Terminy i formy przekazywania dokumentacji

Na etapie przygotowania dokumentacji istotne jest, by przekazać organowi wyłącznie te dokumenty, o których mowa była w wezwaniu. Jeśli chodzi o formę, to należy stosować się do wskazań urzędu – w zależności od indywidualnych wskazań, biuro może być zobowiązane do dostarczenia dokumentacji w formie papierowej, elektronicznej bądź jako wygenerowany z systemu plik JPK.

Jeśli chodzi o sposób przekazania dokumentów, to dopuszczalne jest zarówno przesłanie ich pocztą (za potwierdzeniem odbioru), wysłanie ich w formie elektronicznej, w formacie JPK lub za pośrednictwem platformy ePUAP, jak i osobiste ich dostarczenie do właściwego urzędu. Biuro rachunkowe każdorazowo przy takiej procedurze zobowiązane jest do zachowania kopii przekazanych dokumentów wraz z potwierdzeniem ich doręczenia.

Gdy mowa o terminach przekazania dokumentacji, to mogą się one różnić w zależności od charakteru żądania i rodzaju prowadzonego postępowania.

W przypadku czynności sprawdzających biura rachunkowe zwyczajowo mają od 7 do 14 dni na przekazanie żądanej dokumentacji, licząc od daty doręczenia wezwania.

Gdy organ podatkowy ma zamiar przeprowadzić kontrolę, zostawia biuru rachunkowemu 7 dni na przedłożenie dokumentów lub 3 dni, w przypadku Jednolitego Pliku Kontrolnego (zwłaszcza w sytuacji, kiedy analizy mają zostać przeprowadzone pilnie).

W postępowaniach podatkowych, których celem jest ustalenie prawidłowości rozliczeń podatkowych klienta, urzędy dają od 7 do 14 dni na dostarczenie niezbędnych podczas procedury dokumentów.

Podczas przeprowadzania kontroli celno-skarbowej ten czas jest krótszy i wynosi od 3 do 7 dni lub od 24 do 48 godzin, jeśli działania kontrolne przeprowadzane są w trybie pilnym, bo np. zachodzi podejrzenie popełnienia oszustwa podatkowego.

W każdym z wymienionych wypadków biuro rachunkowe może zawnioskować o wydłużenie terminu przekazania dokumentacji, ale najlepiej zrobić to niezwłocznie po otrzymaniu wezwania.

źródło: symfonia.pl