Wydarzenia ostatnich lat spowodowały, że księgowość online cieszy się coraz większą popularnością. Jak pokazują różne statystyki, już nawet dwadzieścia procent przedsiębiorców korzysta z takiej możliwości, a ich liczba systematycznie rośnie.

W jaki sposób działają biura rachunkowe on-line?

Biura rachunkowe oferujące swoje usługi online, umożliwiają zdalny dostęp przez internet do danych księgowych bez względu na miejsce, w którym ktoś się znajduje. Najczęściej wymagają one założenia konta w swoim serwisie, po podaniu wszystkich niezbędnych danych i aktywacji można zaczynać pracę.

Użytkownicy poprzez dostęp do indywidualnego panelu klienta sami rejestrują wszystkie faktury sprzedażowe i kosztowe, a także wprowadzają ewidencję pojazdów czy inne operacje. Biura posiadające bardziej zaawansowane systemy oferują elektroniczny obieg dokumentów wyposażony w OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) lub inne systemy wgrywania faktur, które wyręczą Klienta w ręcznym wprowadzaniu danych. Dodatkowo możliwość integracji systemu z wewnętrznymi programami klienta poprzez wykorzystanie interfejsu API pozwala w szybki sposób przesyłać dodatkowe dane z innych systemów Klienta, np. z platform e-commerce, systemów sprzedażowych czy magazynowych.

Na podstawie zaewidencjonowanych dokumentów źródłowych system tworzy wszystkie wymagane prawem deklaracje, automatycznie oblicza zobowiązania (np. podatkowe bądź ZUS) oraz przypomina Klientowi o ważnych datach obowiązków rozliczeniowych. W przypadku Klientów rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów (KPIR) możliwość łatwego pobrania ksiąg oraz bezproblemowe wypełnienie obowiązków podatkowych powoduje, że to głównie jednoosobowe działalności i małe jednostki decydują się na takie usługi.

W sytuacji pojawienia się nietypowych transakcji lub zmian w przepisach do dyspozycji Klienta jest zespół specjalistów służących kompleksowym wsparciem. Część biur online działa wyłącznie w internecie, inne, takie jak na przykład MDDP Outsourcing, świadczy standardowe usługi, a internet jest jednym z kilku możliwych kanałów rejestracji dokumentów i komunikacji z Klientem. Oczywiście zawsze chętnie spotykamy się z naszymi Klientami osobiście w naszych biurach w Warszawie i Katowicach jeżeli mają taką potrzebę.

Model hybrydowy jaki oferuje swoim Klientom MDDP Outsourcing łączy ze sobą zalety księgowości online oraz tradycyjnej dzięki czemu klienci korzystają z wygodnej opcji biura rachunkowego przez internet z drugiej otrzymują obsługę zespołu księgowego, który przejmuje odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Zalety księgowości online

Tak popularna obecnie zdalna księgowość daje Klientom szereg istotnych udogodnień. Przede wszystkim jej dużą zaletą jest elastyczność. Do systemu można się zalogować z dowolnego miejsca i w dowolnym momencie, nie ma tu żadnych ograniczeń związanych z godzinami otwarcia- co w dobie pracy zdalnej jest dużym atutem. Po wprowadzeniu dokumentów są one od razu ujmowane w rozliczeniach. Dzięki temu przedsiębiorca ma na bieżąco dostęp do swoich danych, i może je w pełni kontrolować.

Przydatnym narzędziem oferowanym przez biura rachunkowe online są różnego rodzaju panele klienckie i dashboardy managerskie. Bieżący dostęp do danych finansowych znacznie przyspiesza i ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych. Real time data może stać się kluczowym czynnikiem w zdobywaniu przewagi konkurencyjnej na rynku, dlatego coraz więcej Klientów szuka rozwiązań pozwalających na stały dostęp do bieżących danych księgowych.

Klienci biur rachunkowych online otrzymują często dostęp do wielu przydatnych narzędzi ułatwiających codzienną pracę, między innymi wystawiania faktur czy automatycznego generowania deklaracji i wysyłania ich do urzędów. Ze względu na to, że większość obliczeń wykonywana jest przez system, to zdalna księgowość jest znacznie tańsza niż tradycyjna. W niektóre biurach rachunkowych Klienci mogą liczyć na kompleksową pomoc i doradztwo, a także na ochronę w przypadku popełnienia pomyłki. Takie rozwiązanie wydaje się być idealne przede wszystkim dla niewielkich firm zatrudniających małe zespoły lub dla jednoosobowych działalności gospodarczych, które nie mogą pozwolić sobie na zbyt duże koszty procesów administracyjnych. Niższy koszt prowadzenia takiej księgowości (zazwyczaj od 99 zł netto) są bardzo kusząca opcją dla mniejszych podmiotów.

Kiedy księgowość online się nie sprawdza 

Wraz ze wzrostem skali przedsiębiorstwa, ilością zatrudnionych osób podstawowy model współpracy z biurem rachunkowym online może okazać się niewystarczający. Stale zmieniające się przepisy podatkowe w Polsce oraz wzrost poziomu ich skomplikowania powoduje, że standaryzacja procesu usług księgowych staje się coraz trudniejsza. Nierzadko właściwe ujęcie transakcji gospodarczych w księgach rachunkowych oraz rozliczeniach podatkowych wymaga indywidualnego podejścia oraz wiedzy eksperckiej.

Ponadto duże podmioty, mające skomplikowane raportowania grupowe lub statutowe potrzebują mieć w roli księgowej również partnera biznesowego, który jest w stanie ich wesprzeć i doradzić w zaawansowanych tematach księgowo podatkowych. Takim jednostkom naprzeciw wychodzi MDDP Outsourcing oferująca elektroniczny obieg dokumentów księgowych ze stałym dostępem dla Klienta oraz możliwość współpracy w 100% zdalnie, a jednocześnie cały zespół doświadczonych ekspertów zapewniających Klientowi najwyższą jakość prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii lokalizacja naszych Klientów nie jest dla nas przeszkodą w dostarczeniu usług. Jesteśmy w stanie obsłużyć nie tylko Klientów z całej Polski, a także tych zagranicznych.

źródło: mddp-outsourcing.pl