Blog

Zastanawiasz się, jak powinna wyglądać umowa o pracę? Co dokładnie musi się w niej znaleźć? Kiedy i z kim możesz ją podpisać? Ten poradnik pomoże Ci rozwiać te wątpliwości. Przejdziemy razem przez rodzaje umów, omówimy wszystkie obowiązkowe elementy takiego dokumentu i przypomnimy, o jakich formalnościach nie możesz zapomnieć jako pracodawca. A jeśli chcesz przygotować umowę o pracę szybciej podpowiemy Ci, jakie narzędzia Ci w tym pomogą!

Czym jest umowa o pracę i jakie są jej rodzaje?

Umowa o pracę stanowi formalne potwierdzenie, że między Tobą a pracownikiem nawiązał się stosunek pracy. To właśnie z niej wynikają prawa i obowiązki obu stron: Twoje jako pracodawcy i Twojego pracownika. Na jej podstawie wypłacasz wynagrodzenie, udzielasz urlopu oraz kierujesz na badania lekarskie. Aby była ważna, musi zostać zawarta na piśmie i podpisana zanim pracownik zacznie wykonywać swoje obowiązki.

Rodzaje umów o pracę

Przepisy prawa pracy wyróżniają trzy podstawowe rodzaje umów o pracę. Dlaczego tyle? Bo każda z nich rządzi się nieco innymi zasadami i może być stosowana w różnych sytuacjach:

• umowa na okres próbny – może być zawarta na maksymalnie 3 miesiące. To dobry wybór, jeśli chcesz sprawdzić kwalifikacje pracownika i zobaczyć, jak odnajduje się w zespole.
• umowa na czas określony, która ma jasno określoną datę zakończenia. Dobrze sprawdza się w przypadku projektów czasowych lub sezonowych. Zgodnie z przepisami, nie możesz zawrzeć więcej niż trzech takich umów z tym samym pracownikiem – i nie mogą one łącznie przekroczyć 33 miesięcy.
• umowa na czas nieokreślony – to najbardziej stabilna forma zatrudnienia, która nie ma wyznaczonego końca. Wymaga wypowiedzenia, jeśli któraś ze stron chce ją zakończyć. Z punktu widzenia pracownika to najbardziej korzystna forma współpracy – zapewnia m.in. dłuższe okresy wypowiedzenia i większe poczucie bezpieczeństwa.

Rodzaj umowy o pracę, który wybierzesz, ma duże znaczenie, bo wpływa m.in. na długość okresu wypowiedzenia, zakres obowiązków czy to, jakie składki musisz odprowadzić. Dlatego warto dobrze przemyśleć, który wariant najlepiej pasuje do konkretnej sytuacji.

Umowa o pracę – kto może ją podpisać?

Stronami umowy o pracę są zawsze dwa podmioty: pracodawca i pracownik. Po stronie pracownika może to być każda osoba, która ukończyła 18 lat – czyli pełnoletnia i zdolna do czynności prawnych.

Co w sytuacji, gdy chcesz zatrudnić kogoś młodszego?

Prawo pracy dopuszcza taką możliwość, ale pod ściśle określonymi warunkami. Umowę o pracę można zawrzeć z osobą, która ukończyła co najmniej 15 lat, ale tylko w celu przygotowania zawodowego albo do wykonywania tzw. lekkich prac – np. prostych zadań biurowych lub pomocniczych.

Są też wyjątki od tej zasady. Jeśli prowadzisz działalność artystyczną, sportową, reklamową lub medialną, możesz zatrudnić dziecko poniżej 16. roku życia. W takiej sytuacji konieczne jest jednak uzyskanie zgody przedstawiciela ustawowego (zwykle rodzica) oraz zezwolenie właściwego inspektora pracy.

Drugą stroną umowy o pracę jest zawsze pracodawca – czyli podmiot, kto zatrudnia pracownika i przyjmuje na siebie obowiązki wynikające z przepisów Kodeksu pracy. Tę funkcję możesz pełnić osobiście – jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Pracodawcą może być jednak także spółka lub inna jednostka organizacyjna.

• jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, umowę podpisujesz samodzielnie – jako właściciel firmy.
• jeśli zatrudnienie odbywa się w imieniu spółki z o.o., umowę podpisuje zarząd – zgodnie z zasadami reprezentacji zapisanymi w umowie spółki lub widniejącymi w KRS. Może to być np. jeden członek zarządu, prezes działający samodzielnie albo dwóch członków działających łącznie – wszystko zależy od przyjętych reguł.
• w przypadku spółki cywilnej, dokument podpisują wspólnicy – zgodnie z tym, co ustalono w umowie spółki (np. każdy wspólnik, albo jeden z nich upoważniony do działania w imieniu wszystkich).
• jeśli zatrudniasz w ramach spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, umowę podpisują osoby uprawnione do reprezentacji – według zapisów w umowie spółki lub ujawnionych w KRS.

Co musi się znaleźć w umowie o pracę?

Umowa o pracę musi jasno określać zasady współpracy. Bez względu na to, kogo zatrudniasz i na jakim stanowisku, w każdej umowie muszą się też znaleźć pewne określone i wymagane przez prawo elementy.

Co konkretnie powinno się w niej znaleźć? Między innymi:

• rodzaj pracy – czyli informacja o stanowisku i obowiązkach, jakie będzie wykonywał pracownik,
• miejsce pracy – może to być konkretny adres lub obszar, jeśli praca ma charakter mobilny,
• wymiar etatu – np. pełny etat, 3/4 lub inna część,
• wynagrodzenie – najlepiej podzielone na składniki (np. podstawa, dodatki, premie),
• data rozpoczęcia pracy – to ona wyznacza formalny start zatrudnienia,
• rodzaj umowy – próbna, na czas określony lub nieokreślony.

Jeśli zawierasz umowę na okres próbny, musisz podać jej długość (np. 1 lub 2 miesiące). Może ona także zawierać dodatkowe postanowienia – dotyczące np. możliwość jej przedłużenia o czas urlopu albo innych usprawiedliwionych nieobecności. Jeśli charakter pracy tego wymaga, można też zaznaczyć opcję wydłużenia okresu próbnego (maksymalnie o 1 miesiąc).

Obowiązki informacyjne pracodawcy – o czym trzeba poinformować pracownika?

Umowa o pracę to podstawa, ale jej podpisanie nie wyczerpuje wszystkich obowiązków pracodawcy. Zgodnie z przepisami – niezależnie od treści samej umowy – musisz jeszcze przekazać pracownikowi dodatkowe informacje o warunkach zatrudnienia. Masz na to 7 dni, licząc od daty dopuszczenia pracownika do pracy. Informację możesz przekazać w formie pisemnej lub elektronicznej – pod warunkiem, że pracownik ma do niej dostęp, może ją zachować i wydrukować, a Ty dysponujesz potwierdzeniem jej doręczenia.

W informacji o warunkach zatrudnienia powinny znaleźć się m.in. informacje dotyczące:

• norm i wymiaru czasu pracy, a także przerw i odpoczynku,
• nadgodzin oraz zasad ich rozliczania,
• zasad pracy zmianowej,
• dodatkowych składników wynagrodzenia,
• wymiaru przysługującego płatnego urlopu, w tym urlopu wypoczynkowego,
• szkoleń, jeśli pracodawca je zapewnia,
• sposobu rozwiązania stosunku pracy, w tym: wymogi formalne, długość okresu wypowiedzenia oraz termin, w jakim pracownik może odwołać się do sądu pracy,
• informacja, czy pracownika obejmuje układ zbiorowy pracy (jeśli taki w firmie obowiązuje).

Oprócz tego, w ciągu 30 dni od rozpoczęcia pracy – masz także obowiązek poinformować pracownika o:

• nazwie instytucji, do której odprowadzasz składki (np. ZUS),
• ewentualnych świadczeniach dodatkowych, które oferujesz – jak PPK, ubezpieczenie grupowe czy prywatna opieka medyczna.

Jeśli w Twojej firmie nie ma regulaminu pracy, musisz dodatkowo wyjaśnić:

• kiedy wypłacasz wynagrodzenie,
• które godziny uznajesz za porę nocną,
• jak pracownicy mają potwierdzać obecność i zgłaszać nieobecność.

Umowa o pracę w praktyce – jak przygotować ją szybko i bezbłędnie?

Umowa o pracę składa się z kilku stałych elementów. Dlatego jeśli chcesz przygotować ją szybko i poprawnie, nie musisz zaczynać od zera – wystarczy, że skorzystasz z gotowego szablonu. Wzór umowy o pracę zgodny z aktualnymi przepisami możesz pobrać poniżej.

Pamiętaj jednak, że sama umowa to tylko jeden z dokumentów potrzebnych przy zatrudnieniu nowego pracownika. Oprócz niej musisz przygotować również:

• kwestionariusze osobowe (dla kandydata i pracownika),
• zgodę na przekazywanie wynagrodzenia na konto,
• skierowanie na badania lekarskie,
• zakres obowiązków wynikający z umowy,
• oświadczenia dotyczące uprawnień rodzicielskich,
• potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy i ryzykiem zawodowym,
• zaświadczenie o odbytym szkoleniu BHP,
• informacja o zasadach równego traktowania w zatrudnieniu,
• zgodę na przetwarzanie danych osobowych (RODO),
• formularz PIT-2 (dla celów podatkowych),
• zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego – jeśli dotyczy.

źródło: symfonia.pl