Blog

Elektroniczne deklaracje (e-deklaracje) to cyfrowy odpowiednik tradycyjnych formularzy papierowych. Są to dokumenty podatkowe i rozliczeniowe (np. JPK, PIT, CIT), które podatnik składa do urzędu skarbowego drogą elektroniczną, czyli przez internet. Takie deklaracje możesz przygotować i przesłać w darmowych aplikacjach Ministerstwa Finansów, ale jeśli zależy Ci na większej wygodzie, automatyzacji i pracy zespołowej, warto sięgnąć po rozwiązanie komercyjne. Jednym z nich jest Symfonia eDeklaracje w Chmurze – prosta w obsłudze aplikacja z zawsze aktualnymi, interaktywnymi formularzami PIT, CIT i VAT. Z jej pomocą w jednym miejscu przygotujesz, podpiszesz i wyślesz elektroniczne deklaracje (także masowo), pobierzesz UPO i bezpiecznie zarchiwizujesz dokumenty.

Czym są elektroniczne deklaracje (e-deklaracje)?

Elektroniczne deklaracje (e-deklaracje) to dokumenty podatkowe i rozliczeniowe w formie cyfrowej, które zastąpiły tradycyjne formularze papierowe. W praktyce pojęcie to obejmuje zarówno pliki JPK (np. JPK_V7), jak i znane formularze, takie jak PIT, CIT czy VAT.

Dzięki e-deklaracjom podatnicy – zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby fizyczne – mogą składać wszystkie te dokumenty do urzędu skarbowego przez internet – bez konieczności drukowania formularzy i osobistej wizyty w urzędzie. Cały proces obsługi tego typu dokumentów odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego, rządowego systemu e-Deklaracje. Po wysłaniu dokumentu podatnik otrzymuje automatyczne potwierdzenie jego złożenia, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Jak skorzystać z aplikacji i wysyłać deklaracje elektronicznie?

Symfonia eDeklaracje w Chmurze to aplikacja do przygotowywania i wysyłania elektronicznych deklaracji podatkowych, która działa online, więc nie musisz jej instalować na komputerze. Przed zakupem możesz skorzystać z 30-dniowej wersji testowej i sprawdzić, jak działa system w praktyce.

Żeby rozpocząć wysyłkę e-deklaracji, wystarczą dwa kroki: skonfiguruj dane swojej firmy w programie i ustaw podpis elektroniczny (kwalifikowany). Podpis to certyfikat potwierdzający Twoją tożsamość przy wysyłce dokumentów do urzędu. Aby go dodać, pobierz bezpłatne narzędzia Szafir – szczegółową instrukcję instalacji znajdziesz w dokumentacji programu. Aplikacja sama sprawdzi, czy masz wszystkie potrzebne komponenty i w razie potrzeby podpowie następne kroki.

Program obsługuje szeroką gamę interaktywnych formularzy podatkowych. Znajdziesz w nim m.in. elektroniczne deklaracje CIT (CIT-8 z załącznikami), deklaracje VAT (VAT-7, VAT-UE, JPK_V7M, JPK_V7K), jak również Twój e-PIT i inne formularze PIT (PIT-11, PIT-36, PIT-36L, PIT-28, PIT-4R). Deklaracje elektroniczne możesz wypełniać od podstaw bezpośrednio w aplikacji Symfonia eDeklaracje w Chmurze albo zaimportować z innych systemów księgowych, np. z Symfonia Finanse i Księgowość – co znacznie przyspiesza proces przygotowania dokumentów do wysyłki.

Elektroniczne deklaracje w Symfonii eDeklaracje w Chmurze – najlepszy sposób na wysyłkę e-deklaracji podatkowych

Z Symfonią wysyłka e-deklaracji jest prosta: pracujesz w przeglądarce, a aplikacja prowadzi Cię od formularza do UPO. Poniżej krótka ścieżka – po jej przeczytaniu będziesz wiedzieć, jak samodzielnie przygotować, podpisać i wysłać deklaracje elektroniczne krok po kroku.

Zaloguj się i nadaj dostęp

Aby skorzystać z aplikacji, zaloguj się do Portalu Użytkownika i nadaj dostęp do eDeklaracji. Kreator przeprowadzi Cię przez uzupełnienie danych i wybór firm, w imieniu których chcesz składać deklaracje elektroniczne. W zależności od wybranego pakietu możesz obsługiwać jedną firmę (pakiet jednofirmowy) lub wiele firm jednocześnie (pakiet wielofirmowy). Ta druga opcja to idealne rozwiązanie dla biur rachunkowych, które prowadzą rozliczenia dla wielu klientów – w trybie wielofirmowym możesz przełączać się między firmami lub pracować w kontekście wszystkich naraz.

Przygotuj e-deklarację od podstaw

Aby przygotować pierwszą deklarację, przejdź do zakładki Tworzenie. Wybierz interaktywny formularz z listy dostępnych deklaracji (np. CIT-8, VAT-7, PIT-11) i uzupełnij wymagane pola bezpośrednio w aplikacji. Edytor automatycznie sprawdzi poprawność wprowadzonych danych – jeśli coś będzie nie tak, oznaczy pola wymagające korekty. Pamiętaj, że możesz wybrać wersję wzoru formularza (kliknij „Zmień” przy nazwie deklaracji), a jeśli deklaracja wymaga załączników (np. CIT-8/O czy PIT-R), zaznacz odpowiednią opcję na formularzu i uzupełnij również te sekcje.

Lub zaimportuj elektroniczne deklaracje z innych programów

W Symfonii eDeklaracje w Chmurze możesz obsługiwać także deklaracje zaimportowane z innych programów księgowych – w tym z Symfonii Finanse i Księgowość. W tym celu przejdź do zakładki Import, a następnie przeciągnij pliki XML lub XADES (dla podpisanych deklaracji) do wskazanego miejsca albo kliknij „Wybierz pliki do przesłania”. Aplikacja automatycznie zweryfikuje pliki pod kątem zgodności ze schematem – jeśli wszystko jest w porządku, zaimportowane deklaracje pojawią się na liście i będą gotowe do dalszego procesowania. Możesz importować wiele plików jednocześnie.

Zweryfikuj dane

Niezależnie od tego, czy e-deklaracja została przygotowana bezpośrednio w aplikacji, czy zaimportowana z innego systemu, po zapisaniu trafi do zakładki Robocze. To miejsce, w którym możesz dokonać weryfikacji merytorycznej – sprawdź dane podatnika, kwoty, okresy rozliczeniowe. Kliknij ikonę oka, aby podejrzeć podgląd deklaracji lub ikonę ołówka, jeśli chcesz coś poprawić. Gdy wszystko będzie w porządku, kliknij Zatwierdź – deklaracja przejdzie do zakładki Sprawdzone i będzie gotowa do podpisania.

Podpisz dokument

W zakładce Sprawdzone podpisz deklarację podpisem kwalifikowanym. Do wyboru masz dwie opcje:

• podpisz bezpośrednio w aplikacji – kliknij Podpisz, wybierz opcję „podpis kwalifikowany Szafir” i postępuj zgodnie z instrukcjami (otworzy się zewnętrzne okno aplikacji Szafir). Wymaga to wcześniejszej instalacji komponentów Szafir (Java, Szafir Host, wtyczka do przeglądarki).
• podpisz poza aplikacją – pobierz plik XML deklaracji na dysk, podpisz go zewnętrznym narzędziem, a następnie zaimportuj podpisany plik z powrotem do aplikacji.

Po podpisaniu deklaracja automatycznie trafi do zakładki Podpisane.

Wyślij e-deklarację do urzędu skarbowego

W zakładce Podpisane kliknij Wyślij do urzędu (możesz wysłać pojedynczą deklarację lub zaznaczyć kilka i wysłać je zbiorczo). Aplikacja automatycznie podejmie próbę wysyłki na bramkę Ministerstwa Finansów i będzie odpytywać system o status deklaracji – nie musisz nic robić, wszystko dzieje się w tle. W zakładce W trakcie wysyłki, możesz śledzić postęp i sprawdzić, czy dokument udało się dostarczyć.

Jeśli wysyłka zakończy się sukcesem, deklaracja automatycznie trafi do zakładki Wysłane UPO, gdzie znajdziesz potwierdzenie przyjęcia dokumentu przez urząd (UPO). Kliknij ikonę oka przy deklaracji, przejdź do zakładki UPO i pobierz potwierdzenie w formacie PDF lub XML. Cała historia zmian statusu Twojej elektronicznej deklaracji (utworzenie, zatwierdzenie, podpisanie, wysyłka) jest dostępna w opcji Historia akcji.

Jeśli wystąpi błąd wysyłki, deklaracja trafi do zakładki Błąd wysyłki, gdzie znajdziesz szczegóły problemu i będziesz mógł podjąć odpowiednie działania.

źródło: symfonia.pl