Blog

W 2026 roku w Polsce wprowadza się Krajowy System e-Faktur (KSeF), co wymusza na firmach obowiązek wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Planujesz otworzyć firmę w 2026 roku? Sprawdź, czy już podczas rejestracji firmy będziesz musiał korzystać z KSeF oraz czy logowanie do systemu jest konieczne już na etapie zakładania działalności.

Rejestracja firmy w 2026 a KSeF – najważniejsze informacje

Sam proces zakładania działalności gospodarczej w Polsce wciąż odbywa się przede wszystkim przez systemy administracji publicznej, takie jak:

• CEIDG – dla jednoosobowych działalności gospodarczych;
• KRS – dla spółek.

KSeF nie jest systemem do rejestracji firmy, lecz platformą służącą do wystawiania i odbierania faktur. Oznacza to, że podczas rejestracji działalności gospodarczej nie trzeba automatycznie zakładać konta w KSeF.

Jednak w praktyce rejestracja firmy w 2026 i KSeF jest ze sobą powiązana, ponieważ przedsiębiorcy po rozpoczęciu działalności będą musieli przygotować się do korzystania z systemu przy wystawianiu lub odbieraniu faktur.

Zakładanie działalności a KSeF

Wielu nowych przedsiębiorców może obawiać się, że zakładanie działalności i KSeF oznacza dodatkowe formalności już na początku prowadzenia biznesu. W rzeczywistości:

• rejestracja działalności odbywa się tak jak dotychczas,
• nie trzeba aktywować KSeF w momencie zakładania firmy w CEIDG/KRS,
• jednak po rozpoczęciu sprzedaży i wystawianiu faktur przedsiębiorca musi korzystać z systemu – w czasie obowiązkowego dla niego KSeF.

Dlatego zakładanie działalności gospodarczej a KSeF oznacza przede wszystkim konieczność przygotowania się technologicznego do obsługi e-faktur, ponieważ wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku niezależnie od tego, czy są czynni, czy zwolnieni z VAT.

Czy rejestrując firmę muszę logować się do KSeF?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez nowych przedsiębiorców: czy rejestrując firmę muszę logować się do KSeF?

Odpowiedź brzmi: nie.

Podczas rejestracji firmy nie trzeba tworzyć konta w KSeF.

Dopiero gdy przedsiębiorca zaczyna wystawiać faktury, powinien uzyskać dostęp do systemu KSeF. Można to zrobić poprzez np. profil zaufany, podpis kwalifikowany, token. certyfikat.

Co zmienia się w rejestracji firmy w 2026?

Choć rejestracja firmy w 2026 a KSeF nie oznacza bezpośredniej integracji obu procesów, w praktyce pojawia się kilka zmian organizacyjnych dla nowych przedsiębiorców.

1. Konieczność przygotowania się do e-fakturNowa firma powinna już od początku korzystać z oprogramowania księgowego, które obsługuje KSeF. Dzięki temu uniknie problemów z wystawianiem faktur w przyszłości.
2. Integracja systemów księgowych z KSeFWiele biur rachunkowych oraz programów księgowych automatycznie łączy się z systemem KSeF. Dlatego przy zakładaniu działalności warto od razu wybrać narzędzie kompatybilne z e-fakturami.
3. Większa cyfryzacja dokumentówZmiany związane z KSeF powodują, że coraz więcej dokumentów księgowych funkcjonuje wyłącznie w formie elektronicznej. Dla nowych firm oznacza to mniejszą liczbę papierowych dokumentów i większą automatyzację księgowości.

Zakładanie działalności gospodarczej a KSeF – o czym warto pamiętać?

Jeśli planujesz otworzyć firmę w 2026 roku, warto pamiętać o kilku praktycznych kwestiach:

• sam proces rejestracji firmy nie wymaga korzystania z KSeF;
• system będzie potrzebny dopiero przy wystawianiu/odbieraniu faktur;
• warto wybrać program księgowy kompatybilny z KSeF;

źródło: ifirma.pl