Blog

Drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wystartował 1 kwietnia 2026 r. i obejmuje wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury, w tym MŚP z obrotem od 10 tys. zł miesięcznie. Od tego dnia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF stało się dla nich obowiązkowe, z wyjątkiem najmniejszych podatników – ci dołączą dopiero od 1 stycznia 2027 r. Nowości w II etapie to nie tylko rozszerzenie obowiązku, ale także usprawnienia systemu. Co nowego przygotowało Ministerstwo Finansów i jak się przygotować na KSeF? 

KSeF – wnioski z pierwszych miesięcy oraz nowości od kwietnia 2026 r.

Na konferencji prasowej w Ministerstwie Finansów przed startem II etapu wdrożenia podsumowano pierwsze dwa miesiące działania KSeF. Wiceministrowie finansów Marcin Łoboda oraz Zbigniew Stawicki przedstawili statystyki użycia systemu i najczęstsze wątpliwości podatników, a także opowiedzieli o nowościach i planach. 

Na dzień 29.03.2026 do KSeF wpłynęło ponad 87 mln faktur od blisko 346 tys. firm. Szybkość reakcji systemu (czas wystawienia UPO) wyniosła średnio zaledwie 0,35 s dla pojedynczego dokumentu. 

Użytkownicy najczęściej zgłaszali się z pytaniami dotyczącymi sposobu uwierzytelniania dla podmiotów – wyjaśniamy tę kwestię w dalszej części tekstu. Zapytania dotyczyły też wystawiania i przeglądania faktur oraz konieczności składania druku ZAW-FA przez jednoosobowe działalności gospodarcze. Często pojawiały się również wątpliwości na temat posiadania kilku oddzielnych certyfikatów w przypadku uprawnień do kilku podmiotów – ministrowie potwierdzili, że wystarczy jeden certyfikat. 

Zmiany i nowości w KSeF

Od 1 kwietnia 2026 r. można wystawiać faktury VAT RR oraz ich korekty (dokumenty wystawiane przez rolników ryczałtowych). Pojawiła się też funkcja zgłaszania scamowych faktur w systemie – można to zrobić jednym kliknięciem. 

Na podstawie testów doświadczeń użytkowników wprowadzone zostaną też zmiany interfejsu tak, aby był bardziej intuicyjny i przyjazny. Według założenia Minsterstwa Finansów każda funkcja aplikacji MF związanych z KSeF ma być dostępna w 3 krokach. Planowane są też usprawnienia w zakresie ułatwienia logowania, przejrzystości komunikatów czy odznaczanie faktur, których użytkownik nie chce uwzględniać. 

System jest przygotowany na przyjęcie 2,5 mld faktur rocznie i obsługę 120 mln faktur dziennie – Ministerstwo zapewnia, że taka przepustowość zapewni płynne działanie i pozwoli systemowi wytrzymać obciążenie.  

Jak jako MŚP wejść w KSeF „last minute”?

Wdrożenie KSeF w ostatniej chwili nie musi oznaczać chaosu – kluczem jest szybkie działanie w oparciu o uporządkowany plan i sprawdzone narzędzia. Poniższe rekomendacje pomogą Ci płynnie wprowadzić firmę w erę KSeFu. 

Zacznij od wyboru narzędzia – możesz korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów lub zintegrowanego programu, np. Symfonii KSeF Plus. Zintegrowane programy dają wiele możliwości połączenia ich z systemami, które wykorzystujesz w firmie na co dzień, na przykład do zarządzania finansami. 

Następnie uzyskaj dostęp do systemu. Dostęp do KSeF można uzyskać, logując się Profilem Zaufanym lub przez mObywatela, podpisem kwalifikowanym lub wygenerowanym certyfikatem KSeF, który zapewni stabilną integrację. W przypadku spółek złożenie formularza ZAW-FA jest konieczne wtedy, gdy podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – wówczas służy on do wyznaczenia pierwszej osoby uprawnionej do korzystania z KSeF 

Kolejny krok to nadanie uprawnień pracownikom i biuru rachunkowemu oraz przetestowanie procesu wystawiania faktur w środowisku demo. Na koniec dostosuj procedury w firmie i przeszkol odpowiednie osoby w zespole, aby zredukować ryzyko błędów w pierwszych dniach obowiązywania systemu.

Certyfikat offline – co to jest, do czego służy i jak go uzyskać?

Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne wydawane przez Ministerstwo Finansów, które potwierdza tożsamość osoby lub podmiotu w systemie Krajowego Systemu e-Faktur. Jego głównym celem jest zapewnienie bezpiecznego i zautomatyzowanego korzystania z KSeF, zarówno w procesie uwierzytelniania, jak i przy wystawianiu faktur w trybie offline. Certyfikat można stosować w zintegrowanych narzędziach zewnętrznych, co ułatwia obsługę dużych wolumenów dokumentów i automatyzację procesów. 

Wyróżniamy dwa typy certyfikatów KSeF: 

• Typ 1 (uwierzytelnianie) – służy do logowania się do systemu KSeF i wykonywania operacji zgodnie z nadanymi uprawnieniami. 
• Typ 2 (certyfikat offline) – niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline, np. w przypadku awarii systemu, poprzez oznaczenie faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy. 

Aby uzyskać certyfikat, należy złożyć wniosek w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dostępnym w domenie KSeF. 

źródło: symfonia.pl