Blog

W 2026 roku integracja z Krajowym Systemem e-Faktur stanie się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców, którzy podlegają polskim przepisom podatkowym. Właśnie dlatego warto już teraz skupić się na przygotowaniu do wdrożenia nowego systemu i rozejrzeć się za programem do jego obsługi – nasz ranking pomoże Ci w wyborze odpowiedniego narzędzia.

Jak znaleźć dobry program do obsługi KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma przeznaczona do wystawiania, udostępniania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, z której w 2026 roku zaczną korzystać wszyscy przedsiębiorcy. Aby zautomatyzować procesy księgowe i zapewnić sobie sprawne, prawidłowe przesyłanie czy odbieranie e-faktur, warto postawić dodatkowo na dobry program do obsługi KSeF. Ważne, aby nie tylko był on kompatybilny z nowym systemem, ale również:

-gwarantował bezpieczeństwo danych;

-oferował dodatkowe funkcje, np. integrację z innymi systemami czy obsługę JPK;

-pozwalał na bieżące monitorowanie statusu dokumentów;

-umożliwia nadawanie pracownikom uprawnień do obsługi faktur w aplikacji bez

-potrzeby przyznawania dostępu do KSeF;

-był łatwy w obsłudze.

Ranking programów do obsługi KSeF – skrót

Na rynku dostępnych jest wiele programów do fakturowania, które obsługują Krajowy System e-Faktur – przed wyborem konkretnego rozwiązania warto zatem przeprowadzić szczegółowy research i porównać między sobą różne opcje. Do najbardziej polecanych systemów do obsługi KSeF należą:

-Symfonia KSeF Plus;

-wFirma;

-InsERT;

-Comarch EDI KSeF

-inFakt.

Miejsce I: Symfonia KSeF Plus

Symfonia KSeF Plus to aplikacja służąca do wymiany danych pomiędzy Krajowym Systemem e‑Faktur a używanym w firmie oprogramowaniem do wystawiania, księgowania oraz obiegu faktur. Co najważniejsze, nie wymaga ona instalowania dodatkowego oprogramowania – wystarczy założyć konto i autoryzować swoją firmę w KSeF. Aplikacja umożliwia m.in.:

-wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów;

-nadawanie pracownikom uprawnień do obsługi faktur w aplikacji, bez potrzeby przyznawania dostępu do samego KSeF;

-wygodny podgląd pobranych faktur;

-dodawanie i udostępnianie załączników związanych z fakturami;

-dodawanie do e-faktur dodatkowych informacji dla kontrahentów;

-korzystanie z tagów ułatwiających księgowanie oraz opis dokumentów.

Program integruje się zarówno z pozostałymi modułami Symfonii – jak np. Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia eDokumenty, Symfonia Handel czy Symfonia eBiuro – jak również z innymi programami do księgowości (wystarczy skorzystać z API). Dokumentami można zatem zarządzać we współpracy z KSeF bezpośrednio w aplikacjach Symfonii – nie trzeba każdorazowo logować się do portalu Ministerstwa Finansów. Symfonia KSeF Plus działa w tle i wspiera proces komunikacji z Ministerstwem Finansów, podczas gdy Ty wystawiasz i odbierasz faktury tak jak do tej pory. Korzystanie z programu zapewnia wygodny dostęp do dokumentów w jednym miejscu, zmniejsza ryzyko przekazania Ministerstwu błędnych czy niekompletnych faktur, a w przypadku ewentualnej awarii – ponawia wysyłkę dokumentów automatycznie po przywróceniu systemu.​ Symfonia KSeF Plus to idealne rozwiązanie zarówno dla biur rachunkowych, jak i dla wszystkich przedsiębiorców, którzy sami prowadzą firmową księgowość.

Miejsce II: wFirma

Wybierając system do obsługi KSeF, warto zwrócić uwagę również na program wFirma.

Oferuje on pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i umożliwia przedsiębiorcom oraz biurom rachunkowym:

-wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych bez potrzeby korzystania z zewnętrznych platform;

-importowanie faktur zakupowych z KSeF (raz dziennie w porze nocnej, bez

-konieczności ingerencji ze strony użytkownika);

-automatyczne księgowanie zaimportowanych faktur;

-monitorowanie statusu dokumentów;

-filtrowanie faktur pod względem konkretnych kryteriów;

-pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO);

-korzystanie z wersji roboczych faktur przed ich wysłaniem.

Program został stworzony z myślą zarówno o przedsiębiorcach, którzy samodzielnie prowadzą księgowość swojej firmy, jak również o biurach rachunkowych. Co istotne, pierwszej grupie wFirma umożliwia skorzystanie z darmowego okresu próbnego trwającego 30 dni, a biurom rachunkowym oferuje dostęp do systemu dla 10 klientów za darmo przez cały rok.

Miejsce III: InsERT

Wśród polecanych programów do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur można wymienić również system o nazwie InsERT, który oferuje obsługę systemu w kilku swoich narzędziach: InsERT nexo, InsERT nexo PRO oraz InsERT GT. Poszczególne rozwiązania są dostosowane do potrzeb różnego typu przedsiębiorstw – możesz więc dopasować model, który najbardziej odpowiada profilowi Twojej działalności. Wspierają one proces obiegu dokumentów – od momentu samego wystawienia faktury ustrukturyzowanej aż po jej archiwizację w KSeF – zapewniając jednocześnie wysoki poziom bezpieczeństwa. Ich podstawowe funkcjonalności to:

-wysyłka oraz odbiór faktur ustrukturyzowanych;

-automatyczne pobieranie e-faktur;

-nadawanie uprawnień do obsługi KSeF innym użytkownikom lub biurom

-rachunkowym poprzez portal Ministerstwa Finansów;

-integracja z systemem InsPunkty – wewnętrzną walutą InsERT wykorzystywaną do obsługi usług.

Zintegrowane rozwiązania programu InsERT znacznie zmniejszają ryzyko błędów, a przy tym zwiększają płynność procesów, przyspieszają codzienną pracę i wpływają na jej komfort.

Miejsce IV: Comarch EDI KSeF

Narzędzie Comarch EDI KSeF to gotowa do implementacji platforma zgodna z API Krajowego Systemu e-Faktur, umożliwiająca:

-automatyczne wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych;

-przechowywanie faktur w formacie ustrukturyzowanym wraz z historią ich statusów, UPO oraz numerami identyfikującymi;

-integrację z systemem ERP;

-mapowanie formatu faktur na format wymagany przez KSeF oraz ten wymagany przez klienta;

-bieżące monitorowanie statusu faktur oraz UPO;

-walidację faktur pod kątem zgodności z wymaganiami technicznymi KSeF, a także pod kątem wymagań klienta.

Comarch EDI KSeF zapewnia pełną zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi oraz przejrzystość przepływu faktur i ich statusów. Firma Comarch stworzyła to narzędzie przede wszystkim dla dużych, w tym międzynarodowych przedsiębiorstw, które wymagają indywidualnego podejścia do projektu wdrożeniowego. Mowa szczególnie o firmach, które współpracują z wieloma kontrahentami i każdego miesiąca obsługują tysiące dokumentów. Mniejsze przedsiębiorstwa mogą korzystać z systemów księgowo-finansowych Comarch ERP, w które również wbudowana jest integracja z KSeF.

Miejsce V: inFakt

Do polecanych programów do obsługi KSeF należy również inFakt, który do tej pory wysłał

do nowego systemu już ponad milion faktur. Aplikację można połączyć z Krajowym

Systemem e-Faktur zaledwie kilkoma kliknięciami, a ta pozwala wówczas na:

-wygodne wystawianie, wysyłanie i odbieranie faktur z KSeF;

-automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF;

-bieżący dostęp do faktur (również przez księgowego).

Aplikację inFakt można łatwo zintegrować także z innymi systemami, aby jeszcze bardziej zautomatyzować procesy fakturowania oraz księgowania w przedsiębiorstwie. To rozwiązanie przeznaczone głównie dla małych i średnich przedsiębiorstw, a także dla samych biur rachunkowych.

Podsumowanie

Wybór programu do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur może się wydawać nie lada wyzwaniem – nasz ranking powinien jednak ułatwić Ci podjęcie ostatecznej decyzji. Spośród dostępnych na rynku rozwiązań szczególnie polecana jest Symfonia KSeF Plus, która nie tylko zapewnia dużą elastyczność i dostęp do faktur w jednym miejscu, ale również zmniejsza ryzyko przekazania do Ministerstwa Finansów dokumentu z błędem. Dzięki tego typu rozwiązaniom firmy i biura rachunkowe mogą znacznie usprawnić procesy księgowe i ułatwić sobie codzienną pracę.