Blog

Właściwie dobrany program do elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawnia i automatyzuje liczne procesy, a przy tym – pomaga obniżyć firmowe koszty i zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanych danych. Jego wybór może się jednak okazać nie lada wyzwaniem – dlatego przychodzimy dziś z rankingiem najlepszych systemów do EOD na rynku!

Jak znaleźć dobry program do elektronicznego obiegu dokumentów?

Przejście z tradycyjnej dokumentacji na elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z wieloma korzyściami dla całego przedsiębiorstwa. EOD nie tylko usprawnia liczne procesy i pozwala zaoszczędzić czas, ale również redukuje koszty – np. te związane z wynajmem przestrzeni pod archiwa – i zmniejsza ryzyko zagubienia lub uszkodzenia istotnych dokumentów. Dostęp do dokumentacji jest znacznie łatwiejszy, a pracownicy pracują z
większą wydajnością i efektywnością. Elektroniczny obieg dokumentów może też poprawić jakość współpracy z klientami, a ponadto – ogranicza zużycie papieru i wpływa na środowisko. Sam wybór odpowiedniego systemu do EOD nie jest jednak wcale łatwy. Wyzwaniem może być m.in. znalezienie programu, który będzie obsługiwał różne rodzaje dokumentów – zarówno faktury i korespondencję, jak również umowy, wnioski urlopowe czy
dokumentację kadrową. Istotne są również takie kwestie jak:

-możliwość integracji narzędzia z innymi przydatnymi programami i aplikacjami –
zwłaszcza tymi, z których firma już korzysta;
-skalowalność i możliwość rozbudowania systemu w celu jego dostosowania do
specyficznych wymagań firmy;
-wsparcie użytkownika – m.in. pomoc techniczna czy szkolenia dla pracowników;
-opinie użytkowników – są one w stanie wiele powiedzieć na temat funkcjonalności i
efektywności systemu;
-koszty – opłaty licencyjne oraz wydatki związane z wdrożeniem, szkoleniem
personelu czy migracją danych.

Ważne ponadto, aby program był bezpieczny i umożliwiał zarządzanie dokumentacją zgodnie z aktualnymi przepisami prawa.

Wybór programu do elektronicznego obiegu dokumentów może być trudny i czasochłonny – dlatego przychodzimy Ci z pomocą i przedstawiamy ranking najlepszych systemów do EOD w 2025 roku. Na naszej liście znalazły się takie rozwiązania jak:
-Symfonia eDokumenty;
-WEBCON BPS;
-Comarch BPM;
-SaldeoSMART;
-Enovatio Workflow.

Miejsce I: Symfonia eDokumenty
Jednym z najbardziej polecanych programów do EOD jest Symfonia eDokumenty – zwycięzca w konkursie Computerworld Best in Cloud 2024. To zintegrowana platforma w chmurze, która łączy system obiegu dokumentów z systemem pracy grupowej oraz elementami ERP. Korzystając z programu, bez trudu: 

uporządkujesz faktury, umowy, pisma, notatki, wiadomości e-mail i wszelkie inne pliki wymagające archiwizacji;
-stworzysz centralną bazę dokumentów i informacji firmowych, dzięki której pracownicy zyskają wygodny dostęp do wszystkich potrzebnych danych;
-zainstalujesz funkcjonalne aplikacje do cyfryzacji procesów;
-posegregujesz elektroniczne dokumenty, dzieląc je na działy oraz teczki;
-przechwycisz dokumenty z poczty email, OCR i platform publicznych.

System Symfonia eDokumenty zapewnia szybki i wygodny dostęp do firmowej
dokumentacji. Korzystając z programu, możesz łatwo zorganizować wszystkie dokumenty,
zadania i procesy w jednym miejscu, a tym samym – zwiększyć efektywność i wydajność
pracowników. Skrócisz też czas potrzebny na rejestrację nowych dokumentów księgowych i
usystematyzujesz ścieżki akceptacji dokumentów. Dodatkowym atutem jest opcja integracji z
aplikacjami Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia Handel – a już niebawem system
ma udostępnić użytkownikom jeszcze więcej funkcji integracyjnych, które jeszcze bardziej
usprawnią codzienną pracę. To idealny wybór zarówno dla mniejszych, jak i dla średnich
przedsiębiorstw, niezależnie od branży.

Miejsce II: WEBCON BPS
WEBCON BPS to kolejny dostawca systemu elektronicznego obiegu dokumentów, dzięki któremu:
-usprawnisz obieg faktur, a także proces tworzenia, negocjacji i akceptacji umów;
-zoptymalizujesz obieg przychodzącej i wychodzącej korespondencji;
-zautomatyzujesz proces zgłaszania oraz akceptacji wniosków urlopowych;
-usprawnisz proces obsługi reklamacji, skarg i zażaleń, co pomoże Ci zwiększyć satysfakcję oraz lojalność klientów.

WEBCON BPS integruje się z systemami ERP (np. SAP) i CRM (np. Salesforce), a także z usługami chmurowymi typu SaaS lub systemami dziedzinowymi.

Miejsce III: Comarch BPM
Wśród najlepszych programów do elektronicznego obiegu dokumentów znalazł się również Comarch BPM. Korzystając z systemu, możesz z łatwością:

-rejestrować, akceptować i archiwizować dokumenty – m.in. faktury kosztowe, umowy, wnioski pracownicze czy korespondencję, zarówno przychodzącą, jak i wychodzącą;
-kontrolować poziomy dostępu poszczególnych pracowników;
-zautomatyzować wprowadzanie i rejestrację dokumentów dzięki systemowi OCR;
-kontrolować czas realizacji poszczególnych procesów w obiegu dokumentów;
-łatwo wyszukiwać potrzebne dokumenty przy użyciu wyszukiwarki i dostępnych filtrów;
-generować dokumenty z obiegu dokumentów do systemu ERP i podglądać dokumenty ERP z poziomu systemu obiegu dokumentów.

Standardowy moduł obiegu dokumentów można dodatkowo rozszerzyć o elektroniczne archiwum – moduł Repozytorium wyposażony w dodatkowe mechanizmy, które sprzyjają bezpiecznej i prawidłowej archiwizacji. Program Comarch BPM pomaga zautomatyzować wiele czasochłonnych i powtarzalnych czynności, integruje się z innymi systemami (m.in. Comarch ERP), a ponadto – umożliwia generowanie przydatnych analiz oraz raportów i współpracę z KSeF lub systemem e-Doręczeń.

Miejsce IV: SaldeoSMART
W naszym rankingu programów do elektronicznego obiegu dokumentów nie mogło zabraknąć również SaldeoSMART. System pozwala na zdalne zarządzanie firmową dokumentacją i zapewnia pełną kontrolę nad jej przepływem. Umożliwia on m.in. projektowanie indywidualnych obiegów dla różnych typów dokumentów, akceptację dokumentacji na różnych etapach i przypisywanie użytkownikom rozbudowanych uprawnień.
Do jego głównych funkcji należy również:
-automatyczne odczytywanie dokumentów;
-przeglądanie historii zmian dokonanych na dokumentach;
-tworzenie własnych typów dokumentów;
-elektroniczne archiwum 24/7 z zaawansowaną wyszukiwarką;
-wygodna dekretacja.
Program SaldeoSMART można zintegrować z wieloma finansowo-księgowymi narzędziami i aplikacjami – jak np. Symfonia, Enova 365, Comarch Optima czy platformy SAP i SQL.

Miejsce V: Enovatio Workflow

Innym polecanym systemem do elektronicznego obiegu dokumentów jest Enovatio Workflow.
Jednym z jego największych wyróżników jest duża elastyczność, zawansowane funkcje
automatyzacji procesów, a także prosty interfejs. Użytkownicy cenią go również za:
-wsparcie techniczne na wysokim poziomie;
-możliwość rozszerzenia o projekty, budżety i zadania;
-opcję wygodnego rozliczania wydatków i delegacji;
-możliwość integracji z wieloma innymi systemami, zarówno do księgowości i finansów, jak i z systemami CRM czy programami dla HR.

Program pozwala śledzić obieg dokumentów w czasie rzeczywistym, wprowadzać w nich zmiany i dodawać do nich załączniki oraz komentarze. Firmy wykorzystują go m.in. do procesowania dokumentacji, zarządzania umowami z pracownikami, tworzenia indywidualnych ścieżek akceptacyjnych czy kontrolowania płatności.

Podsumowanie
Wiesz już, który program do elektronicznego obiegu dokumentów szczególnie warto wziąć pod uwagę podczas poszukiwań – pozostało zatem odpowiednio przygotować się na
wdrożenie, m.in. poprzez przeszkolenie personelu i przeprowadzenie odpowiednich testów. Tego typu system to coś, czego potrzebuje każda nowoczesna, idąca z duchem czasu firma – bez względu na wielkość czy branżę, w której działa. Decydując się na korzystanie z programu Symfonia eDokumenty w swojej organizacji, zyskasz nie tylko cenny czas i środki finansowe, ale przede wszystkim jeszcze bardziej wydajnych pracowników i zadowolonych klientów.