Blog

Najnowsza wersja projektu przepisów o jawności płac z kwietnia 2026 r. potwierdza, że ustawodawca rzetelnie uwzględnił uwagi wynikające z konsultacji społecznych. Wprowadzone zmiany doprecyzowują kluczowe pojęcia oraz metodologię wyliczania stanu zatrudnienia opartą na Rocznych Jednostkach Roboczych (RJR).

Doprecyzowanie przepisów o równości i jawności wynagrodzeń

Co ważne, działy HR zyskały solidną podstawę do działania dzięki szczegółowym wzorom analitycznym zawartym w rozporządzeniu. Pozwalają one już teraz na przeprowadzenie testowych badań luki płacowej w podziale na płeć i grupy stanowisk, w czym wspiera odpowiednie oprogramowanie umożliwiające generowanie gotowych raportów.

Warto podkreślić, że proces raportowania będzie wymagał adaptacji do nowej platformy informatycznej, stworzonej i utrzymywanej przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, oddzielnej od dotychczas używanych systemów sprawozdawczych. 

Od deklaracji do twardych definicji

Najbardziej widoczną zmianą jest znaczące doprecyzowanie pojęć. Projekt operuje dziś jednoznacznymi definicjami godzinowych poziomów wynagrodzeń, składników zmiennych czy nominalnego czasu pracy. Dla pracodawców oznacza to koniec dowolności interpretacyjnej, natomiast dla systemów IT, konieczność precyzyjnego i zautomatyzowanego przeliczania danych, które dotychczas często gromadzono jedynie pomocniczo lub przetwarzano ręcznie. 

Obowiązek informacyjny pracodawcy

Istotną zmianą jest rozszerzenie obowiązku informacyjnego względem pracowników, którzy zyskali prawo do wystąpienia z wnioskiem o podanie średniego poziomu wynagrodzenia niemal w dowolnym momencie. Pracodawca ma obowiązek przedstawić dane za 12 miesięcy poprzedzających datę złożenia zapytania. Jedynym odstępstwem od pełnego raportowania jest możliwość udzielenia odpowiedzi o braku zmian w płacach, jednak nawet takie stwierdzenie musi zostać poprzedzone rzetelnymi wyliczeniami. 

Ważnym ułatwieniem jest wprowadzenie elektronicznej obsługi wniosków pracowniczych. Znowelizowane przepisy dopuszczają formę papierową lub cyfrową, co w praktyce pozwala na sprawne przekazywanie danych za pośrednictwem systemów HCM lub e-teczki. 

Struktura i wartościowanie wynagrodzeń

Obszar „miękkiego HR” zyskał nową definicję struktury wynagrodzeń, która bezpośrednio wynika z procesu wartościowania. Należy go przeprowadzać w oparciu o spójne kryteria wyceny stanowisk, stosowanych jednakowo wobec wszystkich ról w organizacji. Projekt wskazuje również konkretne czynniki progresji płacowej, takie jak rozwój umiejętności, indywidualne osiągnięcia czy staż pracy. 

Wartość bezwzględna i odwrócony wzór. Techniczne aspekty raportowania nierówności

Kolejną istotną zmianą jest doprecyzowanie, że wspólna ocena wynagrodzeń obejmie lukę płacową przekraczającą 5% w wartości bezwzględnej. Podejście to uwzględnia fakt, że nierówności mogą występować w obu kierunkach, dotykając zarówno kobiet, jak i mężczyzn. 

Bez zmian pozostał natomiast sam wzór na wyliczanie luki, który odbiega od powszechnie stosowanych standardów. Ministerstwo podtrzymuje stanowisko o braku konieczności jego korekty, co oznacza, że zamiast odejmować wynagrodzenie kobiet od wynagrodzenia mężczyzn, będziemy odejmować płacę mężczyzn od płacy kobiet. Firmy już raportujące te dane (np. sektor bankowy) będą musiały zachować szczególną czujność, aby ich systemy prawidłowo obsługiwały oba warianty obliczeń.  

Nowy standard raportowania i wyzwania dla systemów HR 

Szeroki zakres raportowania luki płacowej obejmujący mediany, kwartyle, wynagrodzenia godzinowe oraz składniki zmienne jednoznacznie wskazuje, że celem regulacji jest zapewnienie pełnej porównywalności danych między pracodawcami, a nie tylko zaspokojenie wewnętrznych potrzeb analitycznych HR. 

Wprowadzenie obowiązku przekazywania danych poprzez narzędzia statystyczne, w połączeniu z narzuconymi wzorami obliczeniowymi, redefiniuje rolę systemów kadrowo-płacowych. Muszą one ewoluować z prostych narzędzi do naliczania list płac w zaawansowane źródła „danych referencyjnych”, gwarantujące najwyższą precyzję i spójność raportowania.   

Fundamenty systemu wynagrodzeń przed wyzwaniem raportowym 

Z perspektywy organizacji kluczowy wniosek jest jeden: największym wyzwaniem nie będzie samo spełnienie obowiązku raportowego, lecz dostosowanie fundamentów systemu wynagrodzeń i danych kadrowych. 

Systemy kadrowo‑płacowe będą musiały: 

• przechowywać i przeliczać dane w ujęciu godzinowym, 
• jednoznacznie rozróżniać składniki stałe i zmienne, 
• obsługiwać historyczność klasyfikacji stanowisk, 
• umożliwiać ponowne przeliczanie danych według obowiązujących wzorów, 
• zapewniać audytowalność i spójność informacji przekazywanych na zewnątrz. 

Dla wielu organizacji oznacza to konieczność odejścia od doraźnych rozwiązań, arkuszy pomocniczych i ręcznego porównywania danych. 

Nowe przepisy o równości wynagrodzeń nie są jedynie regulacją HR. To impuls do głębokiej profesjonalizacji systemów kadrowo‑płacowych oraz sposobu zarządzania danymi o wynagrodzeniach. Pracodawcy, którzy potraktują te zmiany jako okazję do uporządkowania architektury danych i procesów, zyskają przewagę.  

źródło: symfonia.pl