Blog

Początek roku to najbardziej wymagający czas dla działów kadr i płac w firmach. Poza stałym miesięcznym cyklem rozliczeniowym pojawiają się dodatkowe obowiązki związane z rocznym raportowaniem i sprawozdawczością dotyczącą spraw pracowniczych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze obowiązki pracodawcy wraz z terminami ich realizacji w zakresie zamknięcia roku w dziale kadr i płac.

Obowiązki w zakresie Urzędu Skarbowego (rozliczeniowe i informacyjne)

Pracodawca jako płatnik podatku ma obowiązek sporządzenia i przekazania do Urzędu Skarbowego następujących deklaracji:

• deklaracja PIT-4R za poprzedni rok podatkowy, zawierająca zbiorcze zestawienie podstaw oraz kwot podatku i zaliczek na podatek pobieranych i wpłacanych przez płatnika – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.,
• deklaracja PIT-8AR o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.,
• deklaracja PIT-11, stanowiąca podstawową informację o przychodach, dochodach, kosztach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.,
• deklaracja PIT-8C, stanowiąca informację o wypłacie świadczeń z innych źródeł, od których nie była odprowadzona zaliczka na podatek dochodowy ani zryczałtowany podatek – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.,
• deklaracja IFT-1R, stanowiąca informację o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania poza terytorium Polski – termin przekazania do US za rok 2025: 2 lutego 2026 r.

WAŻNE!!!
Termin przekazania pracownikom deklaracji PIT-11, PIT-8C oraz IFT-1R upływa 28 lutego 2026 r.

Obowiązki w zakresie ZUS

Do 31 stycznia pracodawca ma obowiązek przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji ZUS IWA za rok poprzedni. Dokument ten zawiera informacje o wypadkach przy pracy oraz osobach zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Obowiązek złożenia formularza dotyczy pracodawców, którzy:

• przez wszystkie miesiące 2025 r. opłacali składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2026 r.,
• w roku 2025 zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób miesięcznie (w tym siebie),
• na dzień 31 grudnia 2024 r. pozostawali wpisani do rejestru REGON.

Do 28 lutego powstaje również obowiązek przekazania pracownikom dokumentu ZUS IMIR, tj.:

• Informacji Miesięcznej i Rocznej, wystawianej przez płatnika składek (pracodawcę), zawierającej dane o podstawach wymiaru składek oraz wysokości składek odprowadzonych na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• dokument ten pełni funkcję dowodową,
• każdy pracodawca jest zobowiązany do przekazywania pracownikom informacji zawartych w raportach imiennych przekazanych za nich do ZUS,
• ZUS IMIR służy potwierdzeniu prawidłowości rozliczeń składkowych oraz umożliwia ubezpieczonemu bieżącą kontrolę swojej sytuacji ubezpieczeniowej.

Obowiązki w zakresie PFRON

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników, w tym pracowników z niepełnosprawnościami, jak również pracodawcy, którzy nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia tych osób, mają obowiązek do 20 stycznia 2026 r. złożyć informację roczną w formie elektronicznej DEK-R za pośrednictwem systemu e-PFRON.

Obowiązki w zakresie GUS

Pracodawca powinien również zrealizować obowiązki sprawozdawcze wobec Głównego Urzędu Statystycznego (GUS).

Roczne deklaracje do GUS mają zróżnicowane terminy. Najczęściej sprawozdania roczne (np. SP – Ankieta Przedsiębiorstwa za dane za poprzedni rok) składa się do końca marca lub na początku kwietnia (w niektórych przypadkach np. do 4 maja).

Termin złożenia zależy od konkretnego formularza, rodzaju działalności firmy oraz tego, czy przedsiębiorstwo zostało objęte danym badaniem statystycznym. Kluczowe jest więc bieżące sprawdzanie harmonogramów publikowanych na stronie stat.gov.pl, w zakładce formularze (rok 2025), gdzie najczęściej jako terminy sprawozdań rocznych wskazywane są 31 marca lub 30 kwietnia.

źródło: mddp-outsourcing.pl