Blog

Jeszcze do niedawna oprogramowanie finansowo-księgowe kojarzyło się głównie z prowadzeniem ksiąg rachunkowych czy przygotowywaniem rozliczeń. Dziś, dzięki wielu zaawansowanym funkcjom, taki system może skutecznie wspierać każdy obszar biznesu. Jak jednak znaleźć dobry program księgowy? Ranking, który znajdziesz w tym poradniku, przedstawia 6 najważniejszych funkcji, które warto wziąć pod uwagę, porównując różne wersje oprogramowania. Sprawdź, jaki system najlepiej sprawdzi się w firmach, a jak w biurach rachunkowych!

Jak wybrać najlepszy program finansowo-księgowy dla swojej firmy?

Trudno wyobrazić sobie zarządzanie firmą bez solidnego wsparcia oprogramowania finansowo-księgowego. Tego typu system to nie tylko narzędzie do prowadzenia ksiąg i rozliczania podatków, ale przede wszystkim rozwiązanie, które dzięki swojej bogatej funkcjonalności może skutecznie wspierać różne obszary biznesowe. Zapewnia bowiem większą dokładność danych, lepszą kontrolę nad przepływami finansowymi oraz pozwala na efektywne zarządzanie budżetem. Problem jednak w tym, że wybór odpowiedniego programu księgowego nie jest wcale prosty, bo dostępne na rynku rozwiązania różnią się zarówno zakresem funkcji, jak i stopniem zaawansowania.

Jakie funkcje naprawdę się liczą? Poznaj ranking programów księgowych, który ułatwi Ci wybór!

Aby ułatwić wybór, przygotowaliśmy ranking funkcji programów księgowych, które w największym stopniu wpływają na wygodę i efektywność pracy. Ponieważ potrzeby firm i biur rachunkowych bywają różne, podzieliliśmy nasze zestawienie na dwie części. W pierwszej opisujemy funkcje uniwersalne, przydatne w każdej organizacji. W drugiej – rozwiązania stworzone z myślą o specyfice pracy biur rachunkowych. Sprawdź, na co warto zwrócić uwagę i co dokładnie powinien oferować najlepszy program księgowy.

Najlepsze programy księgowe – ranking najważniejszych funkcji

Programy finansowo-księgowe potrafią oferować dziesiątki funkcji — i choć na pierwszy rzut oka taka różnorodność może wydawać się atutem, to w praktyce łatwo się w tym pogubić. Wybierając rozwiązanie dla swojej firmy lub biura rachunkowego, warto zatem podejść do tematu strategicznie – przeanalizować potrzeby i możliwości systemu, by znaleźć oprogramowanie „szyte na miarę”. Dobre oprogramowanie to takie, które pozwoli scentralizować procesy finansowo-księgowe oraz zastąpi dodatkowe narzędzia, ale jednocześnie pozwoli uniknąć przepłacania za funkcje, z których nie masz potrzeby korzystać. Ranking programów księgowych, który znajdziesz poniżej, potraktuj jako punkt wyjścia. Znajdziesz w nim przegląd najważniejszych funkcjonalności, które mają największy wpływ na efektywność pracy i komfort korzystania z systemu księgowego.

1. Tworzenie własnych wzorców księgowań i weryfikacja poprawności zapisów

Wiele procesów księgowych — takich jak dekretacja dokumentów czy przypisywanie wydatków do odpowiednich kont — przebiega według ustalonych schematów. Właśnie dlatego tego typu działania nadają się do automatyzacji. Aby jednak była ona możliwa, program księgowy powinien pozwalać na tworzenie wzorców księgowań, czyli zdefiniowanie reguł postępowania dla powtarzalnych operacji. Dzięki temu, przy obsłudze konkretnego procesu, system automatycznie zastosuje przyjętą procedurę, więc konkretnych operacji nie trzeba będzie obsługiwać ręcznie. Taka funkcjonalność może okazać się szczególnie przydatna podczas przygotowywania rozliczeń podatkowych, generowania raportów czy cyklicznego księgowania kosztów.

Równie ważna z perspektywy automatyzacji i bezpieczeństwa jest weryfikacja poprawności zapisów. Najlepsze programy księgowe wyposażone są w mechanizmy kontrolne, które automatycznie sprawdzają poprawność dokumentów czy kompletność danych do rozliczeń podatkowych. Taka funkcja nie tylko skutecznie zapobiega błędom, ale też dba o integralność danych finansowych.

2. Możliwość prześledzenia ścieżki dokumentu

Z pespektywy codziennych obowiązków księgowego, ogromne znaczenie ma nie tylko funkcjonalność, ale i wygoda korzystania z systemu. Właśnie dlatego dobry program księgowy powinien zapewniać odpowiedni komfort pracy. Na ten ostatni wpływa m.in. czytelny, nieskomplikowany interfejs, a także możliwość personalizacji widoku, np. poprzez ustawienie układu kolumn czy filtrowanie danych. Takie rozwiązania pozwalają szybciej odnajdywać ważne informacje i sprawnie przechodzić „od ogółu do szczegółu” czy np. z zestawienia do konkretnego dokumentu.

W wielu przypadkach przydatna może okazać się także funkcja pozwalająca na prześledzenie pełnej ścieżki dokumentu — od momentu jego wprowadzenia do systemu, aż po końcowy zapis w ewidencji czy raporcie.

3. Raportowanie i analizy

Dane zgromadzone w systemie księgowym to świetna baza do przeprowadzania analiz finansowych czy prognozowania. Jeśli taka funkcjonalność działania firmy jest niezbędna, warto wybrać oprogramowanie finansowo-księgowe z modułem analitycznym.

4. Integracja z innymi systemami

W wielu firmach jednym z podstawowych oczekiwań wobec programów księgowych, jest centralizacja danych finansowych, czyli możliwość wglądu z poziomu oprogramowania w dokumenty wprowadzone przez pracowników produkcji, magazynu czy kierowników projektów. Aby jednak system mógł zapewnić szybki dostęp do danych, musi łatwo integrować się z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w firmie, a w tym np. programem sprzedażowo-magazynowym, kadrowo-płacowymi czy analitycznymi. Za tę funkcję odpowiadają specjalne interfejsy integracyjne, które umożliwiają sparowanie oprogramowania z zewnętrznymi systemami — np. bankowością elektroniczną.

5. Zgodność z przepisami i obsługa zmian prawnych

Jednym z największych wyzwań z perspektywy pracy działów księgowych jest implementacja zmian prawnych, bo te w bezpośredni sposób wpływają na sposób prowadzenia ewidencji czy przygotowywania rozliczeń. W tym przypadku najważniejszą funkcją programów finansów-księgowych będą regularne aktualizacje, które pozwalają dostosować system do nowych regulacji. Dzięki nim zmiany są wdrażane elastycznie i pojawiają się w programie zawsze na czas – bez potrzeby ręcznego dostosowywania procesów.

źródło: symfonia.pl