Blog

Prowadzenie jakiejkolwiek działalności gospodarczej związane jest z formalnościami względem organów podatkowych i ubezpieczeń społecznych. Obowiązki te mogą okazać się dużym wyzwaniem szczególnie dla początkującego przedsiębiorcy. Wielu z nich korzysta więc z usług profesjonalnych biur rachunkowych. Powierzenie usług rozliczeniowo-księgowych profesjonalnym podmiotom daje poczucie bezpieczeństwa. Czy jest ono słuszne? Kto ponosi odpowiedzialność za błędy popełnione przez pracownika biura rachunkowego?

Umowa z biurem rachunkowym – podstawa współpracy

Częstym błędem przedsiębiorców jest przekonanie, że powierzenie obsługi firmy w zakresie księgowości i rachunkowości zwalnia ich z jakichkolwiek obowiązków rozliczeniowych związanych z prowadzoną działalnością. To myślenie jest jednym z najbardziej błędnych! Miej to na uwadze, zanim złożysz swój podpis pod umową zawiązującą współpracę z biurem rachunkowym. To właśnie ten dokument jest podstawą Waszej współpracy. Zadbaj, by w treści kontraktu znalazły się nie tylko postanowienia dotyczące udostępniania dokumentów księgowych i informacji o działalności gospodarczej zarówno w trakcie trwania umowy, jak i po jej rozwiązaniu. W Twoim interesie jest, by dokument jasno określał, czy biuro rachunkowe ma wykupioną polisę z ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej. W umowie powinny znaleźć się też informacje oraz niezbędne przy dochodzeniu odszkodowania, szczególnie nr polisy ubezpieczeniowej.

Błędy w dokumentach – odpowiedzialność prawna

Wnikliwie przygotowana umowa w dużej mierze zabezpieczy Twoje interesy. Musisz jednak mieć na uwadze, że na skutek błędów popełnionych przez pracownika biura rachunkowego niedopełnione zostaną Twoje obowiązki sprawozdawcze lub inne, które są istotne w procedurach związanych z ustaleniem wysokości zobowiązań przedsiębiorcy względem Zakładu Usług Społecznych i Urzędu Skarbowego. Co na temat odpowiedzialności w tym zakresie mówi polskie prawo?

Ustawa mówi jasno, że odpowiedzialność za błędy w księgach rachunkowych jednostki, zaległości podatkowe oraz ZUS, ponosi kierownik jednostki. Przy czym kierownikiem jednostki, w której przedsiębiorca prowadzi działalność, mogą być: wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd, komplementariusze prowadzący sprawy spółki, a także likwidator bądź syndyk. W przypadku, gdy mówimy o indywidualnej działalności gospodarczej, za wspomniane błędy odpowiada prowadząca tę działalność osoba fizyczna. W obu przypadkach powierzenie ustawowych obowiązków w zakresie rachunkowości innym podmiotom nie jest przesłanką zwalniającą od odpowiedzialności za błędy. Nawet wówczas, gdy obowiązki te zostały przekazane na podstawie umowy.

Zaległości podatkowe i składkowe – kto odpowiada?

Pamiętaj, że biuro podatkowe nie odpowiada przed organami skarbowymi za zobowiązania podatkowe swoich klientów. Nie ponosi też odpowiedzialności za zobowiązania składkowe klienta wobec ZUS. Spłata zaległości podatkowych lub składkowych, które wynikną z nierzetelności pracownika biura rachunkowego w zakresie sporządzania rozliczeń, jest egzekwowana bezpośrednio od przedsiębiorcy. Przykładem na to niech będzie wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku uznający, że to płatnik jest zobowiązany do wyliczenia składki, a z obowiązku terminowego płacenia składek w prawidłowej wysokości nie zwalnia go okoliczność korzystania z usług profesjonalnego biura rachunkowego. Zdaniem Sądu, błąd biura rachunkowego obciąża stronę zobowiązaną do obliczenia składki i odprowadzenia jej.

O tym, kto i jaką odpowiedzialność skarbową ponosi, mówi Ordynacja Podatkowa. Według tego przepisu, za wynikające z działalności gospodarczej zobowiązania podatkowe swoim majątkiem odpowiada podatnik. To on ponosi odpowiedzialność karno-skarbową z tytułu powstałych zaległości, co w jednym z wyroków potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny. Zdaniem Sądu to właśnie podatnik jest odpowiedzialny za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i do niego należy właściwy dobór biura rachunkowego.

Błędy pracownika biura rachunkowego – odpowiedzialność cywilna

Wiesz już, że Urząd Skarbowy nie będzie dochodził spłaty zaległości podatkowych wynikających z błędnego rozliczenia od właściciela biura rachunkowego, ani od jego pracowników. Obciążony tym zostanie przedsiębiorca. Dlatego istotną kwestią jest umowa, jaką zawrzesz z biurem rachunkowym. Powinna ona zasady odpowiedzialności w momencie, gdy jego pracownik popełni błędy. Dokument ten będzie bowiem podstawą w ewentualnym procesie dochodzenia odszkodowania.

Kodeks cywilny nakłada na biuro rachunkowe odpowiedzialność odszkodowawczą. Na podstawie tego przepisu jest ono zobowiązane do naprawy szkody wynikającej z niewykonanego lub nienależycie wykonanego obowiązku. Pamiętaj jednak, że nie obowiązuje to w przypadku, gdy jest to następstwem okoliczności, za które biuro nie odpowiada. Chcąc uzyskać odszkodowanie, musisz określić zakres obowiązków powierzonych dla biura, wykazać popełnione przez jego pracownika błędy oraz wykazać związek przyczynowy między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania, a powstałą szkodą.

źródło: blog.symfonia.pl