Blog

Samodzielne prowadzenie księgowości swojej firmy może się okazać nie lada wyzwaniem – to dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie tych obowiązków profesjonalnemu księgowemu. Rozpoczynając swoją przygodę z zarządzaniem księgowością bez wsparcia specjalisty, warto zastanowić się, czy nie popełniamy pewnych popularnych błędów. Oto kilka z nich…

Brak organizacji w dokumentach

Jednym z podstawowych błędów związanych z księgowością jest nieuporządkowana dokumentacja. Może to skutkować zarówno licznymi pomyłkami, jak i opóźnieniami, np. w terminach składania deklaracji czy płatności podatków. Wszelkie dokumenty dotyczące kwestii finansowych i podatkowych powinny być odpowiednio uporządkowane – tak, aby w każdej chwili można było do nich z łatwością dotrzeć.

Nieaktualne dane

Kolejny błąd, który popełniają przedsiębiorcy samodzielnie zarządzający księgowością, to brak aktualizacji danych księgowych. Ich systematyczne aktualizowanie to podstawa, jeżeli zależy nam na poprawności rozliczeń. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek zmian – np. związanych z danymi pracowników czy adresami firm – niezbędne jest niezwłoczne uaktualnienie informacji.

Nieodpowiedni program do księgowości

Aby zarządzanie księgowością firmy było skuteczne, istotny jest prawidłowy dobór systemu księgowego. Zanim więc zdecydujemy się na konkretny program, warto przeprowadzić szczegółowy research. Ważne, aby oprogramowanie spełniało wszelkie wymogi prawne i umożliwiało integrację z innymi narzędziami. Powinno ono być również odpowiednio zabezpieczone przed ewentualnymi atakami hakerskimi – a ochrona przechowywanych w nim danych powinna obejmować regularne tworzenie kopii zapasowej. Dobry program do księgowości umożliwia prowadzenie zarówno pełnej, jak również uproszczonej księgowości i pozwala uniknąć wielu błędów. Wygodna wymiana faktur online, analiza i raporty danych, kontrola rozliczeń… – wszystkie te funkcje powinny iść w parze z intuicyjną obsługą i automatyzacją procesów. Nieodpowiedni wybór pierwszego systemu księgowego może znacząco utrudnić pierwsze kroki w dziedzinie finansów i podatków.

Nieznajomość lub niewłaściwe zrozumienie przepisów prawa

Wśród często popełnianych błędów związanych z księgowością jest także nieznajomość przepisów prawa lub ich nieprawidłowa interpretacja. Regulacje prawne często ulegają zmianom – jeżeli zatem nie jesteśmy pewni co do konkretnych przepisów, lepiej od razu skonsultować się ze specjalistą, np. doświadczonym księgowym. Niezbędne może się okazać także regularne pozyskiwanie wiedzy – tylko wówczas możemy zyskać pewność, że wszystkie nasze działania związane z firmą są zgodne z aktualnymi przepisami. Nieznajomość regulacji prawnych lub ich niewłaściwe rozumienie może bowiem skutkować poważnymi problemami podatkowymi i finansowymi.

Nieprzestrzeganie terminów

Przestrzeganie terminów – np. regulacji należności – jest niezwykle istotne na każdym etapie prowadzenia działalności. Jeśli więc decydujemy się na prowadzenie księgowości bez pomocy księgowego lub biura rachunkowego, niezbędne jest regularne kontrolowanie terminów i opłacanie składek, podatków czy innych zobowiązań w określonym czasie. Terminowość dotyczy także składania niezbędnych deklaracji. W przypadku opóźnień – zwłaszcza jeśli nie są to opóźnienia pojedyncze – trzeba liczyć się z konsekwencjami, m.in. finansowymi i karno-skarbowymi.

Błędne rozliczenie PIT

Wśród błędów popełnianych przez przedsiębiorców samodzielnie zarządzających księgowością jest m.in. błędne rozliczanie PIT – np. pomyłki w adresie, nieprawidłowe wyliczenia czy pominięcie żony/męża w załączniku. Warto pamiętać, że może się to wiązać z poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy – w razie jakichkolwiek wątpliwości lepiej skonsultować się ze specjalistą i poprosić o pomoc w wypełnieniu deklaracji.

Brak korygowania błędów

Jeżeli w dokumentacji zostanie zauważony błąd – np. nieprawidłowa stawka VAT na fakturze – należy niezwłocznie dokonać jego korekty. W wychwytywaniu wszelkiego rodzaju pomyłek może znacząco pomóc specjalny system monitorowania – w razie wykrycia ewentualnych nieprawidłowości od razu poinformuje nas o konieczności dokonania zmian w dokumencie.

Nieprawidłowe daty transakcji

Na początku samodzielnego prowadzenia księgowości zdarzają się różnego rodzaju błędy – a jednym z nich jest też wprowadzanie w dokumentacji nieprawidłowych dat. Pomyłki w tym zakresie mogą prowadzić do wielu problemów związanych z podatkami i finansami firmy. To niezwykle ważne, aby monitorować daty konkretnych transakcji, np. przy użyciu prostego kalendarza.

Księgowanie osobistych wydatków

Wielu przedsiębiorców księguje wydatki, które nie są uznawane za koszty firmowe, lecz za wydatki osobiste. Warto zatem zawsze dokładnie sprawdzać, czy dany zakup rzeczywiście należy do kosztów uzyskania przychodu. Będzie nim m.in. zakup telefonu czy paliwa do służbowego pojazdu, ale inwestycja w nowe okulary czy zakup polisy zdrowotnej już nie.

Niewłaściwe okresy ujmowania przychodów

Kolejnym błędem popełnianym na początku drogi z samodzielną księgowością jest ujmowanie przychodów w błędnych okresach. Faktura sprzedaży towaru bądź usługi musi zostać uwzględniona w ewidencji sprzedaży dokładnie w miesiącu, w którym dokonano sprzedaży towaru lub usługi, a nie w miesiącu wystawienia faktury.

źródło: blog.symfonia.pl