Blog

Prowadząc własną firmę, bez względu na jej wielkość, przedsiębiorca powinien być na bieżąco z aktualizacjami przepisów. Jakie są najbliższe zmiany prawne, o których warto wiedzieć i które mogą wpływać na sposób prowadzenia działalności?

W pierwszej połowie 2024 roku Ministerstwo Cyfryzacji przedstawiło projekt ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa i wskazało termin wejścia w życie unijnego aktu o usługach cyfrowych – DSA. Uwzględniono również przepisy dyrektywy unijnej NIS-2. Z założenia zmiany mają wejść w życie jeszcze przed końcem roku. Przeczytaj ten poradnik i sprawdź, na co się przygotować!

Dlaczego warto śledzić zmiany w przepisach?

Każdy przedsiębiorca, któremu zależy na przepisowym prowadzeniu działalności gospodarczej, powinien na bieżąco śledzić wszelkie zmiany w prawie – zwłaszcza jeśli samodzielnie prowadzi księgowość swojej firmy. Brak znajomości aktualnych przepisów może skutkować poważnymi błędami – ich konsekwencje mogą wiązać się z karami pieniężnymi, a w niektórych przypadkach nawet karą ograniczenia lub pozbawienia wolności. Jeżeli przedsiębiorca nie ma czasu na samodzielne zarządzanie firmową dokumentacją, warto powierzyć ją specjalistom, którzy na bieżąco śledzą zmiany w prawie i prowadzą dokumentację swoich klientów zgodnie z aktualnymi przepisami.

Kluczowe obszary, które mogą wpłynąć na Twoją firmę

Zmiany związane z koniecznością raportowania incydentów, wdrożenia polityk bezpieczeństwa czy szyfrowania danych klientów mogą mieć duży wpływ na funkcjonowanie firmy. Musi być ona bowiem odpowiednio przygotowana do implementacji nowych rozwiązań i procesów. Gotowość na zmiany pozwoli jednak zwiększyć poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych i uodpornić się na coraz częściej występujące cyberzagrożenia.

Cyfryzacja – nowe regulacje, które mogą wpłynąć na działalność firm

Cyfryzacja polskich firm coraz bardziej postępuje – przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z tego, że nowoczesne technologie to klucz do poprawy efektywności, zwiększenia zysków, podniesienia jakości obsługi klienta i wyróżnienia się na tle konkurencji. W kwietniu 2024 roku resort cyfryzacji podał datę wejścia w życie unijnego aktu o usługach cyfrowych (DSA). Aktualizacja przepisów ma na celu poprawę bezpieczeństwa użytkowników w sieci. Ministerstwo Cyfryzacji zaprezentowało ponadto projekt ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa, mającym wzmocnić ochronę obywateli i instytucji przed rosnącymi zagrożeniami w sieci.

Wpływ cyfryzacji na sektor małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP)

Cyfryzacja to proces wykorzystania technologii cyfrowej w firmowych operacjach i procesach. Obejmuje ona m.in. przejście z dokumentacji papierowej na e-dokumenty, wdrożenie nowoczesnych oprogramowań do zarządzania firmą – np. systemu ERP – czy korzystanie ze sztucznej inteligencji. Firmy z sektora MŚP dostrzegają wiele korzyści związanych z implementacją rozwiązań chmurowych, narzędzi AI, elektronicznego obiegu dokumentów czy oprogramowań do zarządzania firmą i współpracy wewnętrznej. Transformacja cyfrowa umożliwia usprawnienie wielu procesów, zapewnia oszczędność czasu, kosztów i miejsca, a ponadto – prowadzi do wzrostu zysków. Ma ona wpływ również na bezpieczeństwo danych oraz wydajność i efektywność pracowników. Dzięki cyfryzacji dostęp do danych oraz współpraca między pracownikami i działami firmy jest znacznie łatwiejsza – nawet jeżeli wykonują oni swoje obowiązki zdalnie, z różnych miejsc kraju lub świata. Co więcej, cyfryzacja firmy może skutkować także lepszą obsługą klienta i poprawą jego doświadczeń.

Nowe wymagania dotyczące ochrony danych cyfrowych

Celem aktu prawnego o usługach cyfrowych (DSA) jest przede wszystkim uzupełnienie przepisów RODO – ma to prowadzić do zapewnienia maksymalnego poziomu ochrony danych. Na właścicielach platform cyfrowych będzie spoczywał obowiązek wdrożenia bardziej rygorystycznych środków bezpieczeństwa – m.in. szyfrowania danych użytkowników czy większej kontroli nad publikowanymi treściami.

Obowiązki związane z przechowywaniem i dostępem do dokumentacji cyfrowej

Dzięki cyfryzacji przechowywanie dużej ilości danych jest znacznie łatwiejsze – podobnie jak dostęp do nich oraz ich przeszukiwanie. Cyfrowa dokumentacja przechowywana jest w jednym miejscu, gwarantującym uprawnionym użytkownikom wygodny dostęp w dowolnym momencie. Dzięki temu zwiększa się jej bezpieczeństwo – ryzyko zagubienia lub zniszczenia dokumentów znacząco spada. Co więcej, dane cyfrowe łatwiej zabezpieczyć przed nieautoryzowanym dostępem. Przechowywanie dokumentacji cyfrowej nie wymaga posiadania odpisów w formie papierowej – wszystkie dokumenty mogą być przechowywane na dysku. Wskazuje na to m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2019 roku.

Wprowadzenie do dyrektywy NIS-2

Dyrektywa NIS-2 (Network and Information Systems Directive 2) to kontynuacja i rozszerzenie pierwotnej dyrektywy NIS z 2016 roku – pierwszego europejskiego prawa związanego z cyberbezpieczeństwem. Ma ona formę dokumentu prawno-regulacyjnego zawierającego standardy w zakresie bezpieczeństwa informatycznego, jakie muszą zostać spełnione przez wszystkie kraje członkowskie Unii Europejskiej. Dyrektywa stanowi odpowiedź na niewystarczającą i nieproporcjonalną odporność na cyberzagrożenia wśród państw członkowskich UE. Jej głównym celem jest ochrona i zwiększenie odporności na cyberzagrożenia, a co za tym idzie – redukcja ryzyka i ilości incydentów.

Zmiany w zakresie bezpieczeństwa sieci i informacji

W związku z dyrektywą NIS-2 firmy muszą dostosować się do zmian związanych z bezpieczeństwem sieci i systemów informatycznych. Obejmują one m.in. konieczność przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa, wybór odpowiedniego dostawcy usług IT oraz implementację organizacyjnych i technicznych środków ochrony. Przedsiębiorstwa z konkretnych sektorów muszą wdrożyć zaawansowane narzędzia cyberbezpieczeństwa jak protokoły szyfrowania czy firewalle, a ponadto – opracować polityki bezpieczeństwa i określić metody reagowania na incydenty.  W związku ze zmianami konieczne może być przeprowadzenie szkoleń dla personelu z zakresu cyberzagrożeń i bezpieczeństwa sieci. Co więcej, firmy muszą pamiętać o odpowiednich działaniach prewencyjnych, np. systematycznych audytach i testach bezpieczeństwa czy analizie ryzyka.

Kluczowe zmiany prawne, na które należy zwrócić uwagę

Ministerstwo Cyfryzacji podało termin wejścia w życie unijnego aktu o usługach cyfrowych i udostępniło projekt ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa. Kraje członkowskie Unii Europejskiej będą ponadto musiały dostosować się do wymogów dyrektywy NIS-2.

W związku ze wprowadzeniem DSA, dyrektywy NIS-2 czy nowego projektu Krajowego Systemu Cyberbezpieczeństwa firmy będą musiały wprowadzić pewne zmiany w swoich codziennych działaniach – a wszystko to w celu poprawy odporności na cyberzagrożenia i jeszcze lepszej ochrony danych. Określone przedsiębiorstwa będą zobowiązane m.in. do stworzenia procedur zgłaszania incydentów, wdrażania polityki bezpieczeństwa i kroków zaradczych, wykonywania audytów wewnętrznych czy raportowania incydentów odpowiednim organom.

źródło: symfonia.pl