Blog

Dobrowolny KSeF już działa, ale obowiązek nadchodzi wielkimi krokami. Sprawdź, od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, jakie zasady obowiązują firmy i jak wygląda wystawianie e-faktur dla konsumentów. Ten przewodnik krok po kroku pomoże przygotować biznes na zmiany w 2026 roku.

Dobrowolny KSeF funkcjonuje już dziś. Jeśli zastanawiasz się, od kiedy można korzystać z dobrowolnego KSeF, jakie obowiązują zasady jego stosowania oraz jak przygotować firmę na obowiązek, który wejdzie w życie w 2026 r., jesteś we właściwym miejscu. W tym przewodniku wyjaśniamy, kiedy KSeF będzie obowiązkowy, jakie korzyści daje dobrowolne korzystanie z systemu, jak wystawiać e‑faktury ustrukturyzowane oraz jakie zasady obowiązują przy sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C). Dodatkowo znajdziesz praktyczne wskazówki wdrożeniowe i odpowiedzi na najczęstsze pytania. 

Czym jest KSeF i jak działa e‑Faktura ustrukturyzowana? Obowiązkowy czy dobrowolny KSeF – jak to wygląda obecnie?

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to państwowa platforma służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty powstają w jednolitym, zdefiniowanym schemacie (XML), dzięki czemu można je automatycznie przetwarzać i weryfikować. Po wysłaniu do KSeF faktura otrzymuje unikalny numer, a sprzedawca ma potwierdzenie jej doręczenia do systemu. KSeF upraszcza obieg dokumentów, ogranicza błędy i przyspiesza rozliczenia – zarówno po stronie firm, jak i administracji skarbowej.

Na dzień dzisiejszy korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Jeśli pytasz: dobrowolny KSeF od kiedy - odpowiedź brzmi: już teraz. W bieżącym roku możesz wystawiać e-faktury w systemie. Warto to robić, ponieważ wcześniejsze wdrożenie ułatwia przejście do etapu obowiązkowego. Jednocześnie przepisy przewidują termin, od którego większość podatników zacznie korzystać z KSeF obowiązkowo – szczegóły znajdziesz poniżej.

Terminy wejścia obowiązku KSeF

Ustawodawca zaplanował dwa kluczowe terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF. Zadbaj o przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, żeby uniknąć przestojów i ryzyka błędów:

• od 1 lutego 2026 r. –obowiązek dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,,
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.

Harmonogram może podlegać aktualizacjom, dlatego warto regularnie sprawdzać komunikaty Ministerstwa Finansów oraz śledzić nasz blog. Prace wdrożeniowe – zwłaszcza integracje systemowe – dobrze rozpocząć wcześniej, bazując na dobrowolnym korzystaniu z KSeF.

Dlaczego warto: korzyści z KSeF dla biznesu

Przejście na e‑faktury ustrukturyzowane przynosi wymierne efekty już w modelu dobrowolnym, a z czasem stanie się standardem rynkowym. Firmy najczęściej wskazują na:

• automatyzację procesu fakturowania i importu dokumentów u odbiorców,
• mniej błędów formalnych – KSeF od razu weryfikuje strukturę danych,
• szybszy dostęp do dokumentów i łatwiejszą obsługę korekt,
• bezpieczeństwo i jednorodne archiwum faktur,
• potencjalnie szybszy zwrot VAT i sprawniejsze rozliczenia,
• niższe koszty obiegu papieru i wysyłek (eco i compliance).

Konsekwencje braku stosowania KSeF po wejściu obowiązku. Dobrowolny KSeF: zasady korzystania, dla kogo, ograniczenia i dobre praktyki

Po starcie etapu obowiązkowego wystawianie faktur poza KSeF – gdy dany podatnik jest zobowiązany do korzystania z systemu – będzie traktowane jako naruszenie przepisów. W praktyce oznacza to ryzyko sankcji karnoskarbowych, a także komplikacje w bieżących rozliczeniach (m.in. po stronie nabywcy). Warto wdrożyć procedury kontrolne i szkolenia zespołów, by zminimalizować błędy operacyjne w pierwszych miesiącach obowiązywania przepisów.

Skoro działa dobrowolny KSeF, kto i jak może z niego skorzystać? W praktyce każdy podatnik może dziś wystawiać e‑faktury w KSeF. To świetna okazja, by przetestować procesy, zweryfikować dane kartotekowe i przećwiczyć obieg dokumentów. Warto pamiętać, że zasady dobrowolnego KSeF nie zwalniają z dostarczenia dokumentu w formie uzgodnionej z kontrahentem – np. pliku PDF lub widoku faktury – jeśli odbiorca go potrzebuje. Sam „fakt wysłania” do KSeF nie zawsze równa się „dostarczony do systemu odbiorcy”.

Nie wszystkie integracje i funkcjonalności w Twoim ERP mogą być gotowe „od ręki”, dlatego rekomendujemy stopniowe wdrożenie. Zacznij od części wolumenu (np. wybrane serie faktur, segment klientów lub oddział), sprawdź wskaźniki błędów i dopiero potem rozszerzaj zakres. Pamiętaj też o przeglądzie danych kontrahentów (NIP, adres, nazwy), szablonach faktur i o procedurach na okresy awaryjne (o nich niżej).

Tryby pracy KSeF: online, offline i awaryjne

System działa standardowo w trybie online. Ustawodawca przewidział jednak także tryb offline oraz scenariusze awaryjne (czasowa niedostępność, awaria, awaria całkowita). Twoje procedury powinny opisywać, jak wystawiać dokumenty w takich warunkach i jak je później dosłać do KSeF, aby zachować ciągłość obiegu. Warto przygotować szablony komunikatów dla klientów oraz instrukcje dla zespołu sprzedaży i księgowości.

RODO i dane osobowe w KSeF

Wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF nie wymaga odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych – przetwarzanie odbywa się na podstawie przepisów prawa. Zarówno przedsiębiorca, jak i administracja skarbowa przetwarzają dane w zakresie niezbędnym do obsługi dokumentów. Zadbaj jednak o standardy bezpieczeństwa w swojej firmie: polityki dostępu do danych, szyfrowanie kanałów, retencję i uprawnienia użytkowników.

KSeF to nie tylko wymóg formalny, ale realna szansa na uporządkowanie i automatyzację obiegu dokumentów. Dobrowolny ksef jest dostępny już teraz – to najlepszy moment, by przetestować system i przygotować zespoły. Od 1 lutego 2026 r. większość podatników zacznie korzystać z KSeF obowiązkowo, a od 1 kwietnia 2026 r. dołączą pozostali przedsiębiorcy. Dla B2C – faktury dla konsumentów możesz wystawiać w KSeF fakultatywnie; o formie decyduje sprzedawca, a dokument udostępniasz klientowi poza systemem (z kodem QR). Im wcześniej ujednolicisz procesy, tym mniej zaskoczeń w etapie obowiązkowym.

źródło: ksiegowosc.infor.pl