Blog

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jeden z najważniejszych kroków w stronę pełnej cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce. Choć początkowo budził obawy i rodził pytania o techniczne szczegóły wdrożenia, coraz wyraźniej widać, że system może znacząco uprościć rozrachunki, uporządkować przepływ dokumentów i odciążyć przedsiębiorców oraz biura rachunkowe z wielu czasochłonnych obowiązków. KSeF nie jest więc tylko kolejnym narzędziem administracyjnym. To fundament nowoczesnego, zautomatyzowanego, przejrzystego i przede wszystkim bezpiecznego obiegu faktur.

Uproszczone rozliczanie faktur korygujących in minus – koniec z potwierdzeniami odbioru 

W tradycyjnym modelu rozliczanie faktur korygujących in minus wiązało się z koniecznością uzyskania potwierdzenia ich odbioru przez nabywcę. Dla wielu firm był to jeden z najbardziej uciążliwych elementów procesu. Potwierdzenia przychodziły późno, trafiały do niewłaściwych skrzynek e-mailowych, a czasem nie dochodziły wcale. Rodziło to problemy z terminowym ujęciem dokumentów oraz opóźnione rozliczenia.  

KSeF radykalnie upraszcza ten proces. Korekta uznaje się ją za doręczoną w chwili skutecznego wprowadzenia jej do systemu. Sprzedawca nie musi już oczekiwać na jakiekolwiek potwierdzenia, ponieważ to KSeF pełni rolę centralnego rejestru i dowodu doręczenia. Takie rozwiązanie daje sprzedawcy pełną przewidywalność, a księgowym pozwala na szybsze zamknięcie okresów bez ciągłego monitorowania korespondencji z kontrahentami. Dla nabywcy oznacza to natychmiastowy dostęp do dokumentu, co eliminuje z kolei ryzyko pominięcia korekty w kosztach. 

Szybszy zwrot VAT – większa płynność finansowa w zasięgu ręki 

Jednym z kluczowych celów wprowadzenia KSeF jest poprawa efektywności procesów kontrolnych po stronie administracji podatkowej. Dzięki temu organy skarbowe mają dostęp do jednolitego, spójnego i kompletnego zbioru danych o fakturach. Umożliwia to skrócenie czasu potrzebnego do weryfikacji zasadności zwrotu VAT. 

W praktyce przedsiębiorcy mogą liczyć na krótszy o 20 dni czas oczekiwania na zwrot podatku (dzięki skróceniu podstawowego terminu zwrotu z 60 do 40 dni). Ma to szczególne znaczenie dla firm inwestujących, importerów oraz podmiotów, które ze względu na specyfikę działalności regularnie występują o zwroty. Szybsze odblokowanie środków oznacza większą swobodę finansową, możliwość elastyczniejszego realizowania zobowiązań oraz mniejsze ryzyko utraty płynności. 

Brak konieczności przygotowywania JPK_FA – mniej biurokracji, więcej efektywności 

Do momentu wprowadzenia KSeF, na żądanie urzędu skarbowego przedsiębiorca musiał przygotować i przesłać plik JPK_FA, który wymagał generowania danych w odpowiednim formacie. Przy dużej liczbie faktur proces ten potrafił być czasochłonny i obciążający dla systemów finansowych. 

Przy korzystaniu z KSeF  (pod warunkiem, że wszystkie faktury są tam wystawiane) nie ma już takiej potrzeby. Pliki JPK_FA przestają być obowiązkowe. Całość informacji znajduje się bezpośrednio w systemie, w ujednoliconym formacie XML, co pozwala organom podatkowym przeprowadzać kontrole bez angażowania przedsiębiorcy. Oznacza to mniej stresu, mniej formalności i mniej ryzyka błędów. Dla firm to wymierna oszczędność czasu, a dla księgowych — mniej zadań administracyjnych. 

Szybszy dostęp do dokumentów i lepsza organizacja pracy 

Jedną z największych bolączek działów finansowych w tradycyjnym modelu był rozproszony obieg faktur zakupowych. Dokumenty trafiały różnymi kanałami: e-mailem, pocztą lub były pobierane z indywidualnych paneli dostawców. Część z nich ginęła, przychodziła z opóźnieniem lub była dostarczana dopiero pod koniec miesiąca. 

KSeF niweluje ten problem u źródła. Wszystkie faktury zakupowe pojawiają się w jednym miejscu, w momencie ich wystawienia. Ułatwia to zamykanie okresów księgowych i uporządkowanie pracy zarówno w małych firmach, jak i korporacjach z wieloma działami odpowiedzialnymi za zakupy. 

Ułatwienia dla biur rachunkowych – standaryzacja i automatyzacja procesów 

Biura rachunkowe odczują korzyści KSeF w sposób szczególny, ponieważ księgowy (jeżeli zostanie upoważniony przez właściciela firmy) będzie miał dostęp do wszystkich faktur od momentu ich wystawienia. Dzięki automatycznemu wpływowi dokumentów zniknie konieczność przypominania klientom o brakujących fakturach czy uzupełniania niekompletnych zestawień. Obciążenie czasowe i organizacyjne znacząco spadnie, a praca stanie się bardziej spokojna i przewidywalna. 

Co ważne, KSeF wprowadza jeden, spójny format dokumentów, co pozwala programom księgowym skuteczniej automatyzować procesy księgowania. Księgowi będą mogli skupić się na analizie i doradztwie, zamiast wykonywać powtarzalne czynności administracyjne. 

Lepsza współpraca z kontrahentami i mniej nieporozumień 

Wielu przedsiębiorców zna sytuacje, w których kontrahent twierdzi, że nie otrzymał faktury, że trafiła ona do spamu lub została pomylona z innym dokumentem. KSeF eliminuje te problemy całkowicie. System pełni rolę neutralnego pośrednika, dzięki czemu obie strony mają pewność, że faktura została wystawiona i znajduje się w systemie. 

Taka transparentność poprawia relacje biznesowe, ułatwia weryfikację rozrachunków i zmniejsza liczbę sporów dotyczących dokumentów.  

Podsumowanie  

Krajowy System e-Faktur nie jest jedynie cyfrową wersją dotychczasowych procedur. To całkowicie nowe podejście do obiegu dokumentów, które wprowadza porządek, automatyzację i transparentność na niespotykaną dotąd skalę. Uporządkowanie rozliczeń, szybszy zwrot VAT, brak plików JPK_FA, poprawa współpracy z kontrahentami — to tylko część korzyści, które w najbliższych latach staną się standardem w działalności przedsiębiorstw. 

źródło: contsup.com