Blog

Digitalizacja procesów księgowych w ostatnich latach nabiera tempa. Kiedyś, nie wyobrażaliśmy sobie pracy w dziale księgowym bez sterty papierów i pieczątki. Na szczęście to już przeszłość. Firmy chętnie sięgają po rozwiązania, które uproszczą i przyspieszą pracę związaną z obiegiem dokumentów, takie jak systemy do elektronicznego obiegu, które umożliwiają przetwarzanie, przesyłanie i archiwizowanie dokumentów w postaci cyfrowej.

 Jeżeli zastanawiacie się jak wygląda proces obiegu dokumentów już Wam wyjaśniamy.

Proces elektronicznego obiegu dokumentów rozpoczyna się od utworzenia dokumentu, który następnie jest przetwarzany wyłącznie w sposób cyfrowy. Przez utworzenie dokumentu można rozumieć m.in. zeskanowanie dokumentu papierowego bądź otrzymanie wiadomości e-mail wraz z załącznikiem. Dokument po utworzeniu jest przesyłany do określonej osoby lub grupy osób według zadanych warunków w celu akceptacji. Każdy obieg dostosowany jest do potrzeb klientów, a dostęp 24/7 także z urządzeń mobilnych pozwala na sprawną akceptację nawet przez najbardziej zapracowanych managerów. Dodatkowe zintegrowanie systemu EOD z systemem finansowo księgowym znacznie usprawnia i ułatwia prace działom księgowym.

Korzystając z EOD już od wielu lat jesteśmy w stanie bez problemu wskazać zalety tego rozwiązania. Wśród plusów wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów należy wymienić przede wszystkim oszczędność czasu – dzięki elektronicznemu obiegowi proces przetwarzania dokumentów jest znacznie szybszy. Przekazywanie dokumentów między pracownikami, ich weryfikacja, akceptacja czy podpisywanie mogą odbywać się w trybie online, co upraszcza proces. EOD zapewnia również oszczędność miejsca, gdyż dokumentacja przechowywana elektronicznie nie wymaga fizycznej przestrzeni, jak w przypadku dokumentów papierowych a dodatkowo jest dostępna ad hoc, z każdego urządzenia w sieci, bez konieczności wizyty w archiwum.

Ważną zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest łatwość ich udostępniania oraz kontroli dostępu do dokumentów a także śledzenie historii zmian. Zabezpieczenia cyfrowe utrudniają kradzież danych oraz nieuprawniony dostęp a ponadto nie ma ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentu. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów skutkuje uwolnieniem zasobów czasu pracowników odpowiedzialnych nie tylko za archiwizację dokumentacji ale również za wprowadzanie faktur do systemu, gdyż EOD często wyposażony jest w funkcjonalność optycznego rozpoznawania znaków.

Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia organizacji elastyczność, pozwala na dostęp do cyfrowego archiwum z każdego miejsca zapewniającego dostęp do Internetu. EOD jest idealnym wyborem dla dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstw. Oszczędność czasu, miejsca oraz kosztów obsługi i archiwizacji w porównaniu do tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów sprawiają, że EOD staje się standardem w coraz większej ilości organizacji.

Wybór dostawcy usług księgowych, który oferuje EOD sprawia, że nie tylko nasze procesy księgowe stają się bardziej efektywne ale również część administracji związana z obiegiem dokumentów.

źródło: mddp-outsourcing.pl