Blog

Pierwszy rok prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej to czas kosztownych błędów. Podpowiadamy, jak ogarnąć składki ZUS, wybrać opodatkowanie, przygotować się na KSeF i nie stracić płynności finansowej.

Pierwsze tygodnie – formalności na start

Rejestracja w CEIDG to dopiero początek. W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności musisz zgłosić się do ZUS i wybrać schemat składek. Oprócz tego od razu zadbaj o:

• Konto firmowe – formalnie nieobowiązkowe, ale w praktyce niezbędne.
• Program do fakturowania zintegrowany z KSeF – od 2026 roku fakturowanie przechodzi rewolucję.
• Wybór formy opodatkowania – najlepiej skonsultowany z księgowym przed pierwszą fakturą.

Składki ZUS – ile naprawdę zapłacisz?

System składek działa etapowo i w pierwszym roku możesz sporo zaoszczędzić:

Ulga na start (pierwsze 6 miesięcy) – płacisz wyłącznie składkę zdrowotną, czyli minimum 432,54 zł/mies. w 2026 roku. Warunek: zakładasz JDG po raz pierwszy (lub po 60 miesiącach przerwy) i nie świadczysz tych samych usług byłemu pracodawcy.

Preferencyjny ZUS (kolejne 24 miesiące) – obniżone składki społeczne ok. 456 zł/mies. plus składka zdrowotna. Łącznie ok. 889 zł/mies.

Dla porównania – pełny „duży ZUS" w 2026 roku to ok. 1927 zł/mies. za same składki społeczne, plus zdrowotna. Dzięki ulgom w pierwszym roku oszczędzasz kilkanaście tysięcy złotych.

Forma opodatkowania – co wybrać?

• Skala podatkowa (12% i 32%) – najlepsza przy dochodach do ok. 120 tys. zł rocznie. Daje kwotę wolną (30 tys. zł) i wspólne rozliczenie z małżonkiem.
• Podatek liniowy (19%) – opłaca się przy wyższych dochodach, ale bez kwoty wolnej.
• Ryczałt (2–17%) – atrakcyjny przy niskich kosztach, bo podatek płacisz od przychodu, nie od dochodu.

KSeF w 2026 – musisz być gotowy

Krajowy System e-Faktur zmienia zasady fakturowania. Od 1 lutego 2026 wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać faktury w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 obowiązek wystawiania e-faktur obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym JDG.

W praktyce oznacza to, że każda faktura B2B musi przejść przez centralny system w formacie XML, a faktury papierowe i PDF tracą moc prawną. Wyjątek: do końca 2026 r. firmy ze sprzedażą poniżej 10 tys. zł miesięcznie mogą jeszcze fakturować po staremu.

Płynność finansowa – dlaczego JDG upadają

Po pierwszym roku jedna czwarta JDG zawiesza lub likwiduje działalność. Główny powód? Nie brak klientów, lecz brak płynności finansowej. Cztery zasady, które pomagają przetrwać:

• Oddziel finanse firmowe od prywatnych – osobne konto daje pełną kontrolę nad przychodami i wydatkami firmy.
• Miej rezerwę na minimum 3 miesiące – składki ZUS płacisz niezależnie od przychodów, a „miesiące suche" przyjdą wcześniej czy później.
• Fakturuj z krótkimi terminami płatności (7–14 dni) – przy nowych kontrahentach rozważ zaliczki.
• Prowadź księgowość na bieżąco – nie raz na kwartał, lecz regularnie, najlepiej z narzędziem cyfrowym.

Najczęstsze błędy pierwszego roku

• Zbyt niska cena usług – skalkuluj realną stawkę uwzględniającą ZUS, podatek i koszty narzędzi, zanim zaczniesz negocjować.
• Brak pisemnych umów – nawet z zaufanym klientem warto mieć potwierdzenie zakresu i warunków na piśmie.
• Odkładanie księgowości – chaos w dokumentach prowadzi do błędów w rozliczeniach i problemów przy kontroli.
• Ignorowanie terminów – zaliczki na podatek, deklaracje ZUS, JPK_V7 mają sztywne daty. Przegapienie = odsetki.

źródło: onlinefakturowanie.pl