Blog

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to nowość w polskim systemie podatkowym. Umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Do końca czerwca 2024 roku dla podatników VAT oraz do końca 2024 roku dla podatników zwolnionych z VAT KSeF funkcjonuje w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji w formie faktur ustrukturyzowanych, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Sprawdźmy, jak wystawiać faktury w KSeF i jak importować faktury zakupu z KSeF do ewidencji księgowych!

Korzystanie z platformy KSeF – uwierzytelnienie

Z platformy KSeF mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i inne podmioty. Aby z niej korzystać, niezbędne jest uwierzytelnienie się przedsiębiorcy w Aplikacji Podatnika KSeF. Po uwierzytelnieniu podatnik posiada dostęp do konta w KSeF, z którego może korzystać w celu wystawiania faktur sprzedaży i pobierania faktur kosztowych.

Podatnik może korzystać z pla

tformy KSeF po uwierzytelnieniu się w systemie rządowym. W przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest automatycznie przypisane do podatnika, czyli przedsiębiorcy będącego właścicielem firmy. Tym samym osoba fizyczna nie musi nic zgłaszać. W przypadku osób fizycznych można wykorzystać w celu autoryzacji: 

-podpis zaufany lub 
-podpis kwalifikowany. 

W wyjątkowych przypadkach osoba nieposiadająca podpisu kwalifikowanego, która nie posiada NIP-u lub PESEL-u, może dokonać zgłoszenia tzw. podpisu odciskiem palca za pomocą zawiadomienia ZAW-FA.

Z KSeF mogą korzystać również podmioty niebędące osobami fizycznymi. W celu uwierzytelnienia wykorzystują:

elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, wówczas nie ma potrzeby dokonywania zgłoszeń w urzędzie skarbowym, ponieważ dostęp do KSeF następuje na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, lub
zawiadomienie ZAW-FA, w którym zostanie wskazana osoba fizyczna uprawniona w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Wskazana osoba będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
W praktyce wielu podatników zleca wystawianie faktur innym osobom. W KSeF można nadać takie uprawnienia osobie trzeciej – bez względu na to, czy podatnikiem jest osoba fizyczna, czy spółka.

W ramach uprawnień w KSeF występuje prawo do:

-wystawiania faktur, czyli wystawiania faktur sprzedaży w KSeF;
-dostępu do faktur, czyli pobierania faktur kosztowych z KSeF;
-nadawania uprawnień, czyli zarządzania uprawnieniami (nadawania/odbierania uprawnień) innym użytkownikom. Uprawnienie właścicielskie nie może zostać ograniczone lub odebrane przez innego użytkownika.
Samofakturowanie w KSeF

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby sprzedawca nadał uprawnienie w KSeF nabywcy do wystawiania faktur w ramach umowy o samofakturowanie. KSeF nie wprowadził zmian w dotychczasowych zasadach dotyczących tej procedury wystawiania faktur. Po zawarciu między sprzedawcą i nabywcą umowy o samofakturowanie mogą być one wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do ich wystawiania w KSeF (jeżeli nabywca otrzyma uprawnienia do wystawiania faktur i nadawania uprawnień osobom trzecim).

Zakupowe faktury w KSeF

Podatnicy mogą również pobierać faktury zakupowe. W okresie dobrowolnego wykorzystywania KSeF z platformy można pobrać tylko te faktury, które zostały dobrowolnie wystawione przez sprzedawcę za pomocą KSeF. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF faktury kosztowe będzie można pobrać z platformy rządowej, ponieważ faktury w innej formie niż ustrukturyzowanej przestaną być wykorzystywane w większości przypadków. Oczywiście sprzedawca nadal będzie mógł posłużyć się fakturą papierową, ale taki dokument będzie musiał również być dostępny do pobrania w KSeF. Warto jednak pamiętać, że zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT wystawione faktury w KSeF są uznane za otrzymane w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego te faktury.

Faktury kosztowe są pobierane z KSeF w postaci plików XML. Weryfikacja merytoryczna faktury zakupowej w przypadku faktur wystawianych w KSeF staje się istotna ze względu na to, że faktury te uznane są za wystawione i otrzymane w momencie nadania im numeru identyfikującego w KSeF. W tym przypadku zakres danych musi być zgodny wyłącznie ze schemą faktury ustrukturyzowanej, a nie specyficznymi wymogami nabywcy. Tym samym np. na fakturze nie ma konieczności wpisywania numeru zamówienia, co obecnie jest bardzo częstą praktyką. Jeżeli do faktury sprzedawca będzie przekazywał nabywcy załączniki, to zostaną one przekazane innym kanałem niż sama faktura (np. mailowo).

Aby móc pobrać faktury kosztowe z KSeF, trzeba posiadać odpowiednie uprawnienia w KSeF, czyli uprawnienie dostępu do faktur. Uprawnienie to nadawane jest w taki sam sposób jak możliwość wystawiania faktur, a więc dotyczy zarówno osób fizycznych, podmiotów niebędących osobami fizycznymi, jak i biur rachunkowych.

źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl