Blog

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów powinno zapewniać stuprocentowe bezpieczeństwo danych, które są w nim przechowywane. Mowa nie tylko o ochronie przed zniszczeniem czy zagubieniem ważnych dokumentów, ale również o zabezpieczeniu konkretnych danych klientów przed dostępem osób trzecich czy atakami hakerów. Czy dane w elektronicznym obiegu dokumentów są bezpieczne?

Redukcja ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentów

Dokumenty w formie elektronicznej zapewniają znacznie większe bezpieczeństwo danych niż klasyczne dokumenty drukowane. Stosowana od lat dokumentacja papierowa jest dużo bardziej narażona na uszkodzenie lub zagubienie, np. w drodze z jednego do drugiego działu firmy lub do samego klienta. E-dokumenty są skutecznie chronione zarówno przed zgubieniem, jak i przed zniszczeniem – nie ma możliwości zapodziać ich po drodze, gdyż wszystkie znajdują się w jednym miejscu, a po wysłaniu trafiają do klienta lub innego pracownika niemal w kilka sekund.

Bezpieczne przechowywanie i dostęp uprawnionych użytkowników

W przypadku obiegu elektronicznego wszystkie firmowe dokumenty przechowywane są w jednym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy. Dzięki temu są one znacznie skuteczniej chronione przed osobami trzecimi niż te przechowywane i archiwizowane w teczkach w siedzibie biura. Oprogramowania do zarządzania firmą online umożliwiają także kontrolowanie, kto otwierał czy edytował konkretne dokumenty w trakcie ich obiegu. Ważne kosztorysy czy umowy nie mogą więc trafić w niepowołane ręce z taką łatwością jak przy stosowaniu papierowej dokumentacji.

Kopia zapasowa przechowywanych danych

Dokumenty w wersji elektronicznej są skutecznie zabezpieczone przed utratą oraz jej skutkami, np. w wyniku ataku hakerskiego, kradzieży urządzenia czy awarii oprogramowania. To zasługa kopii zapasowej danych, czyli tzw. backupu, który należy wykonywać regularnie. Dzięki temu możliwe jest też dotarcie do dokumentów, które zostały usunięte przez przypadek, lub przywrócenie poprzedniej wersji zapisanego pliku. Backup przechowywanych w chmurze danych zapobiega sytuacjom, w których podczas ważnego spotkania okazuje się, że na dysku brakuje ważnego dokumentu. Warto więc pamiętać o jego systematycznym wykonywaniu, a firmowe dane będą odpowiednio zabezpieczone.

Działanie w zgodzie z aktualnymi przepisami

Większość przedsiębiorstw musi stosować się do konkretnych przepisów, które stale ulegają zmianom i aktualizacjom. Wybierając elektroniczny system obiegu dokumentów, można bez trudu dopasować go do obowiązkowych norm oraz standardów. Odszukanie i wykazanie konkretnych dokumentów w razie kontroli lub audytu jest wyjątkowo proste i nie zajmuje wiele czasu. Co więcej, firma może mieć pewność, że dane są przechowywane i udostępniane zgodnie z prawem.

Bezpieczeństwo danych to niejedyna zaleta przejścia na e-dokumentację. Elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z szeregiem zalet dla całego przedsiębiorstwa i samych klientów danej firmy. Obecnie jest to zdecydowanie korzystniejsze rozwiązanie niż tradycyjna papierowa dokumentacja!

źródło: blog.symfonia.pl