Blog

Wirtualne biuro może być przydatne dla osób, które pracują zdalnie, z domu. Czy adres wirtualnego biura można jednak podawać jako siedzibę działalności gospodarczej? Kiedy może to być przeszkodą w rejestracji jako czynny podatnik VAT?

Mimo że ustawa nie zakazuje wprost, aby wirtualne biuro było siedzibą lub adresem działalności gospodarczej, a same wirtualne biura są legalne, to warto mieć na uwadze poniższe kwestie.

Jaki adres trzeba podać w CEIDG?

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma do uzupełnienia w CEIDG następujące adresy:

• Adres miejsca zamieszkaniaPodanie tych danych jest obowiązkowe. Należy tu wskazać faktyczne (prawdziwe) i aktualne miejsce zamieszkania. Podany w tym miejscu adres nie jest udostępniany w bazie przedsiębiorców w CEIDG, a jedynie przekazywany do wiadomości urzędu skarbowego i ZUS/KRUS. Nie ma znaczenia miejsce zameldowania.
• Adres do doręczeńPodanie tych danych jest obowiązkowe. Adres do doręczeń to adres korespondencyjny. Możemy tu wskazać adres polski, dowolnego państwa UE, oraz Liechtensteinu, Norwegii, Islandii, Szwajcarii, a także posługiwać się skrytką pocztową. Opcja doręczenia pism na skrytkę pocztową jest możliwa tylko na terenie Polski. Wskazany w tym miejscu adres jest upubliczniany w bazie przedsiębiorców w CEIDG.
• Należy pamiętać, aby regularnie odbierać korespondencję – niektóre pisma po awizowaniu, nawet jeśli nie zostaną odebrane, będą uznane za doręczone, jeśli zostały wysłane na adres do doręczeń wskazany w CEIDG.

Adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej

To miejsce, gdzie jest prowadzona firma, podejmowane są czynności zarządcze, toczy się życie firmy. Może to być biuro, sklep, magazyn, prywatne mieszkanie itp. Adres stałego miejsca wykonywania działalności musi znajdować się na terenie Polski i jest on udostępniany we wpisie publicznym w CEIDG.

• eśli mamy stałe miejsce wykonywania działalności, to podanie tego adresu jest obowiązkowe. Jeśli takiego nie posiadamy (np. świadczymy usługi u klientów) – należy wybrać opcję “Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Wtedy do celów podatkowych i ubezpieczeniowych przyjęty zostanie adres miejsca zamieszkania, a jedynym widocznym dla każdego adresem w wyszukiwarce przedsiębiorców CEIDG będzie adres do doręczeń.
• Dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczejJeśli mamy dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej (np. filię, oddział, kolejne biuro, sklep, magazyn, pawilon), to podajemy także ich adres.
• Adres przechowywania dokumentacji podatkowejTo miejsce, w którym rzeczywiście będzie znajdowała się dokumentacja firmy. Może to być adres biura księgowego, jeśli zdecydujemy się na taką obsługę. Jeśli korzystamy z usług księgowości internetowej, nie podajemy tu adresu firmy księgowej z usług której korzystamy, a właściwy adres przechowywania oryginalnych dokumentów (faktur, ewidencji podatkowych itd). Adres ten nie jest upubliczniany w rejestrze przedsiębiorców CEIDG.

Siedziba firmy a adres prowadzenia działalności

Odniesienie do siedziby znajdziemy w art. 41 Kodeksu cywilnego, który mówi, że: „Jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający”. A zatem jest to miejscowość, w której zarząd osoby prawnej, takiej jak przedsiębiorstwo lub spółka, wykonuje swoje obowiązki i podejmuje wiążące decyzje dotyczące firmy.

Siedziba firmy to miejscowość, w której znajduje się zarząd osoby prawnej. Natomiast miejsce prowadzenia działalności to lokalizacja, w której odbywa się realizacja codziennych zadań, spotkania z kontrahentami itp.

Tutaj należy zaznaczyć, że w ujęciu prawniczym rozróżnia się określenia:

• adres siedziby – jest to wskazanie konkretnego adresu, przykładowo: ul. Grabiszyńska 241G, 53-234 Wrocław;
• siedziba – to wskazanie samej miejscowości, w przykładzie powyżej siedziba spółki to Wrocław.

Zauważmy jednak, że cytowany przepis Kodeksu cywilnego (który znajduje się w dziale „Osoby prawne”) dotyczy osób prawnych, a nie jednoosobowych działalności gospodarczych (które są osobami fizycznymi), dlatego pojęcia związane z siedzibą firmy nie odnoszą się formalnie do jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG).

Aby dokonać rozróżnienia w JDG siedziby firmy od miejsca prowadzenia działalności możemy posiłkować się unijnym Rozporządzeniem. W artykułach 10 oraz 11 czytamy, że:

• miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika jest miejsce, gdzie funkcjonuje naczelny zarząd przedsiębiorstwa. Przy ustalaniu tego miejsca bierze się pod uwagę lokalizację podejmowania kluczowych decyzji zarządczych oraz miejsce posiedzeń zarządu. Jeśli te kryteria nie pozwalają na jednoznaczne określenie siedziby, kluczowe staje się miejsce podejmowania istotnych decyzji dotyczących ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem;
• stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej to dowolne miejsce, które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czy świadczenie usług. Fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT sam w sobie nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Wirtualne biuro jako adres firmy?

W przepisach nie znajdziemy informacji wprost, czy podatnik, który jako miejsce wykonywania działalności lub jako adres siedziby podaje adres wirtualnego biura, może zarejestrować się jako czynny podatnik VAT.

Pomocna może tu być utrwalająca się linia interpretacyjna sądów (wyroki Wojewódzkich, jak Naczelnych Sądów Administracyjnych) wskazująca, że podawanie jako adresu działalności, adresu wirtualnego biura nie może być przesłanką wykluczającą możliwość zarejestrowania się do VAT.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że podając taki adres w zgłoszeniu rejestracyjnym do VAT, można znaleźć się na celowniku urzędu skarbowego – kilkanaście lat temu wiele firm korzystających z adresu wirtualnego biura dla swojej „działalności” dokonywała oszustw podatkowych, była firmami-krzakami. Stąd adres wirtualnego biura podawany w VAT-R może budzić wątpliwości niektórych urzędników co do uczciwości podatników, choć ze względu na postępującą technologię mogą one być już rzadsze, jednak wciąż jest typowane jako wskaźnik większego ryzyka oszustw przy analizach urzędów.

W środowisku prawniczym znane są wyroki sądów, które podtrzymywały decyzję urzędu skarbowego o odmowie pewnej spółce rejestracji jako podatnika czynnego VAT, ze względu na to, że między innymi jako adres prowadzenia działalności podawała siedzibę z adresem wirtualnego biura. Ta okoliczność spowodowała, że urząd zaczął baczniej przyglądać się firmie. Weryfikacja spółki przez urząd doprowadziła do wykrycia większej liczby nieprawidłowości w działaniu spółki, a w konsekwencji do odmowy rejestracji do VAT.

źródło: ifirma.pl