Czy do obsługi JPK_V7 koniecznie jest oprogramowanie?

Czy do obsługi JPK_V7 koniecznie jest oprogramowanie?

Obowiązkowe raportowanie nowych deklaracji podatkowych: JPK_V7 rozpocznie się już od 1 lipca 2020 r. i będzie dotyczyć wszystkich firm. Czasu na przygotowanie jest więc coraz mniej, dlatego –szczególnie w obecnej sytuacji – warto rozpocząć ten proces już teraz. Czy jednak do obsługi nowej deklaracji naprawdę niezbędne jest posiadanie programu finansowo-księgowego?

 JPK_V7 to całkowicie nowa deklaracja podatkowa, w której należy wykazać:

  • dane z rejestru sprzedaży VAT,
  • realizację sprzedaży towarów wrażliwych,
  • wykorzystanie w sprzedaży metody split payment,
  • wykorzystanie metody kasowej do ewidencji zakupów.

Trzeba pamiętać, że przewidziano drakońskie sankcje dla podatników, którzy popełnią błędy w części deklaracyjnej JPK_V7! Aby tych błędów uniknąć, należy wystrzegać się wprowadzania niezbędnych danych ręcznie do programu finansowo-księgowego. Ręczne wprowadzanie danych to:

  • ogromny nakład pracy,
  • ryzyko popełniania błędów z powodu braku wszystkich informacji źródłowych pochodzących ze struktur sprzedażowych.

Między innymi dlatego do obsługi JPK_V7 niezbędne jest korzystanie z narzędzi informatycznych, które – co niezwykle istotne – będą w stanie nie tylko wygenerować sam plik JPK, ale także sprawdzić poprawność danych w nim zawartych, wysłać do Ministerstwa Finansów, a w ostateczności także wspomóc dział księgowy w dokonaniu korekt nakazanych przez urząd skarbowy. Powodem konieczności stosowania programów komputerowych do obsługi JPK jest specyfika struktury takiego pliku (XML).

Co to jest XML?

XML to standard języka (zbiór reguł), który pozwala zapisywać dane w sposób ustrukturyzowany i jednocześnie łatwy do odczytu przez programy komputerowe i ich użytkowników. Nazwa XML to skrót od „eXtensible Markup Language”, co można przetłumaczyć jako „rozszerzalny język znaczników”. XML nie służy jednak do tworzenia dokumentów, w których zawarte są dane, lecz aplikacji, które pozwalają w ściśle określony sposób dokumenty tworzyć i strukturyzować dane. Sam standard XML jest zalecany przez międzynarodową organizację W3C zrzeszającą kilkaset podmiotów – największych firm IT, uczelni i agencji rządowych.

W przypadku plików wykorzystywanych przez firmy w księgowości czy do komunikacji z organami skarbowymi i administracją państwową XML definiuje, jakie kategorie informacji muszą lub mogą znaleźć się w dokumencie. W przypadku JPK, które mają format XML, mówimy o strukturach logicznych, które są udostępniane przez Ministerstwo Finansów.

XML wspiera organy skarbowe i cyfrową administrację

Administracja państwowa wykorzystuje format XML do wielu celów – głównie związanych z zakrojoną na wielką skalę akcją uszczelniania systemu podatkowego. Właśnie ten rodzaj struktury logicznej jest szczególnie przydatny do celów elektronicznych kontroli podatkowych prowadzonych dzięki danym napływającym w formie JPK. Dzięki temu, że administracja skarbowa otrzymuje pliki JPK, dane w nich zawarte są sprawdzane nie przez kontrolerów podatkowych, ale przez specjalistyczne oprogramowanie. Żaden urzędnik nie byłby w stanie zweryfikować poprawności danych podatkowych na podstawie struktury XML; robi to program komputerowy.

Z kolei dla użytkownika, podatnika, który musi przygotować raport JPK_V7 istotne jest, by w jak największym stopniu móc polegać na oprogramowaniu, które taki raport utworzy, zweryfikuje oraz wyśle do fiskusa. Posiadanie odpowiedniego programu do obsługi JPK jest ważne właśnie ze względu na skomplikowaną strukturę XML oraz fakt, że odczyt takiego pliku bez użycia programu jest ogromnie utrudniony, a jakiekolwiek próby ręcznych zmian czy weryfikowania poprawności są obarczone dużym ryzkiem popełnienia błędu.

Wystarczy rzut oka na fragment struktury XML pliku JPK_V7, by przekonać się, jak bardzo jest  skomplikowana, jak trudno odnaleźć w niej konkretne informacje lub jeszcze trudniej – próbować dokonywać zmian w takim pliku.

Aby zminimalizować te ryzyka, warto sięgnąć po sprawdzone rozwiązania, które już od wielu lat skutecznie wspomagają przedsiębiorców w obsłudze plików JPK, np. programy Sage Symfonia ERP Finanse i Księgowość oraz Sage Symfonia 50cloud Finanse i Księgowość.

Rozwiązania IT do obsługi JPK_V7 dają możliwość podglądu danych zawartych w pliku w czytelny, przejrzysty sposób. Dodatkowo, mechanizmy wbudowane w oprogramowanie z linii Symfonia umożliwia automatyczne wykrycie błędów lub niespójności w deklaracji. Stanowi to zatem olbrzymie ułatwienie dla użytkownika, daje większy komfort pracy i oszczędność czasu.

Czas, który pozostał do 1 lipca, warto wykorzystać, by odpowiednio przygotować dział księgowy i sprzedażowy do sprostania nowym obowiązkom podatkowym. Warto już teraz zdecydować się na aktualizację swojego oprogramowania do najnowszej wersji bądź na wyposażenie firmy w nowy program, dostosowany do wymagań obsługi deklaracji JPK_V7.

 

źródło: sage.com