Blog

2025 rokiem KSeF
Wejście w życie obowiązkowego KSeF zaplanowano na styczeń i kwiecień 2026 roku. Rok 2025 stanowi zatem idealny okres na przygotowanie do nadchodzących zmian i wdrożenia systemu w firmie.
KSeF – co to?
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, czyli platformy służącej do wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Powstała ona w celu usprawnienia obiegu dokumentów i rozwoju digitalizacji. Ministerstwo Finansów udostępniło specjalne narzędzia do wystawiania faktur elektronicznych w formacie XML:
- Aplikację Podatnika KSeF – umożliwia ona korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, wystawianie oraz odbieranie e-faktur w KSeF, zarządzanie uprawnieniami i tokenami, podgląd e-faktury, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF;
- e-mikrofirmę – pozwala ona na wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF i ich przenoszenie bezpośrednio do ewidencji VAT (bez potrzeby ręcznego przepisywania danych), a także powiązanie istniejącego konta z KSeF.
Korzyści integracji z KSeF
Integracja z KSeF wiąże się z wieloma korzyściami dla całego przedsiębiorstwa. Mowa zarówno o dużych firmach, jak i tych z sektora MŚP. Do największych zalet wdrożenia systemu należy:
- optymalizacja wielu firmowych procesów (np. związanych z księgowością);
- łatwy, wygodny i szybki dostęp do faktur;
- opcja bieżącego podglądu faktur i przesyłania ich w sposób automatyczny w czasie rzeczywistym;
- brak potrzeby ręcznego wypisywania faktur, a tym samym – oszczędność czasu;
- mniejsza liczba błędów treści dokumentacji;
- brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur, a co za tym idzie – oszczędność miejsca i kosztów;
- ochrona faktur przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub zgubieniem.
Co więcej, według Ministerstwa Finansów wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie może pozwolić na skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 na 40 dni.
Czy dane przechowywane w KSeF są bezpieczne?
Krajowy System e-Faktur jest na bieżąco monitorowany przez Ministerstwo Finansów, a poziom bezpieczeństwa danych z wystawionych faktur jest bardzo wysoki. Dokumenty są w tym przypadku skutecznie chronione nie tylko przed uszkodzeniem czy zagubieniem, ale i przed nieuprawnionym dostępem. Faktury znajdują się bowiem w jednym miejscu, do którego mają dostęp tylko upoważnieni użytkownicy – przedsiębiorca oraz uprawnione przez niego podmioty, np. biuro rachunkowe. Dane oraz komunikacja w ramach KSeF podlegają szyfrowaniu, a autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższym poziomie. Aby dodatkowo zadbać o bezpieczeństwo danych w KSeF, warto wdrożyć w firmie regularne audyty, pamiętać o tworzeniu kopii zapasowych danych i kontrolować aktywności systemu.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) to dokument potwierdzający sprzedaż usługi lub towaru, wystawiony w postaci pliku XML. Format ten zapewnia jednolitą strukturę danych, którą systemy komputerowe mogą w prosty sposób odczytać i przetworzyć. Dzięki temu dokumenty te mogą być szybciej przetwarzane przez systemy księgowe i ERP – a to z kolei usprawnia i ułatwia obsługę procesów finansowych w przedsiębiorstwach. Widniejące na fakturze informacje są zapisywane w formie znaczników, które przekazują dane w ścisły, ustrukturyzowany sposób – stąd właśnie nazwa dokumentu. Faktura ustrukturyzowana ma wyłącznie elektroniczną formę – wystawia się ją zgodnie z odgórnie narzuconą strukturą logiczną. Konkretny wzór faktury ustrukturyzowanej w wersji FA(2), która obowiązuje od 1 września 2023 roku, jest dostępny na stronie Gov.pl. Dokument można wystawić wyłącznie przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – a do każdego z nich zostaje przypisany unikalny numer KSeF, który umożliwia jego identyfikację w systemie.
Podział pół w pliku XML
Pola w pliku XML dzielą się na:
- obligatoryjne, np. NIP sprzedającego – ich wypełnienie jest obowiązkowe, a ich pominięcie uniemożliwia wystawienie faktury strukturyzowanej. Wynika to z treści przepisów ustawy i jest warunkowane strukturą logiczną wzoru;
- opcjonalne – ich wypełnienie jest konieczne tylko wtedy, gdy zachodzą ustawowe przesłanki;
- fakultatywne, np. pole PKWiU – ich wypełnienie nie jest wymagane ani na gruncie przepisów, ani dla poprawności pliku.
Co zawiera faktura ustrukturyzowana i jak ją wystawić?
Faktura ustrukturyzowana wystawiona przy użyciu KSeF zawiera takie same elementy, jakie są wymagane na każdej fakturze. Wyszczególniono je w art. 106e ust.1 ustawy o VAT – należą do nich:
- data wystawienia faktury;
- numer identyfikacyjny faktury;
- dane stron transakcji – sprzedawcy i nabywcy;
- numer identyfikujący podatników na potrzeby podatku VAT;
- data dostawy towarów lub wykonania usług, a w przypadku, gdy płatność nastąpiła przed sprzedażą – data otrzymania zapłaty;
- nazwa, rodzaj i liczba dostarczonych towarów lub usług;
- cena jednostkowa (netto) wraz z kwotami obniżek;
- wartość sprzedaży netto;
- stawki podatku VAT wraz z kwotą tego podatku;
- kwota należności ogółem;
- informacja o mechanizmie podzielonej płatności (split payment), jeżeli przedmiotem sprzedaży są towary lub usługi wskazane w załączniku nr 15 ustawy o VAT.
Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe?
Polscy podatnicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur już od 1 stycznia 2022 roku – to właśnie wtedy pojawił się on na rynku. Decyzja o integracji z systemem jest całkowicie dobrowolna. Niebawem jednak wszyscy przedsiębiorcy będą zobligowani do korzystania z KSeF na co dzień. Mimo że podstawę do wdrożenia systemu stanowią przepisy ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, integracja z KSeF stanie się obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców – również tych, którzy nie należą do czynnych podatników VAT (podlegają zwolnieniu podmiotowemu lub przedmiotowemu).
Obowiązkowy KSeF – od kiedy?
Obowiązek integracji z systemem początkowo miał wejść w życie 1 lipca 2024 i 1 stycznia 2025 roku – terminy uległy jednak przesunięciu. Pod koniec kwietnia 2024 r. Ministerstwo Finansów podało dwa terminy, w których integracja z KSeF stanie się obowiązkowa:
- 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 milionów złotych;
- 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników prowadzących działalność gospodarczą.
Od kwietnia 2026 roku wszystkie podmioty, które wystawiają faktury, będą zatem musiały dokumentować transakcje gospodarcze przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
źródło: symfonia.pl