Blog

Wielu pracodawców boryka się z zawiłością ZUS-owskich zaświadczeń i formularzy. Zaświadczenia ZUS Z-3 nie należą do wyjątkowych w swojej prostocie - kto je sporządza, kto składa, kiedy i gdzie się je składa, co jeśli pracownik nie wykazał dowodów poprzedniego zatrudnienia - to najczęstsze bolączki osób stojących przed koniecznością złożenia niezbędnej dokumentacji dla celów otrzymania zasiłku chorobowego wypłacanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

ZUS Z-3

Zaświadczenie ZUS Z-3 służy ustaleniu prawa do zasiłku chorobowego i obliczeniu jego wysokości. Zawiera informacje zarówno o płatniku składek, jak i o ubezpieczonym oraz wykaz uzyskiwanych przez niego zarobków. W poprawnie wypełnionym ZUS Z-3 powinny znaleźć się następujące dane:

dane ewidencyjne płatnika składek zgodne z ZUS ZPA lub ZUS ZFA,
dane ewidencyjne pracownika zgodne z ZUS ZUA,
okres ubezpieczenia,
okresy niezdolności do pracy, które mają wpływ na prawo do wypłaty zasiłku chorobowego, w tym także informacje na temat niezdolności do pracy wynikłej z wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy,
informacja o ZUS eZLA, jeśli jest dołączone do ZUS Z-3,
liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy,
informacje na temat zawartych umów cywilnych,
wszelkie inne informacje mogące wpływać na prawo do świadczeń.

Który ZUS Z-3 wybrać?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządza się za pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Za pozostałych ubezpieczonych sporządza się zaświadczenia ZUS Z-3a i ZUS Z-3b.

Zaświadczenie ZUS Z-3a sporządza się za:

członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (zgodnie z Kodeksem cywilnym) lub jako osoba współpracująca,
osoby wykonujące pracę nakładczą,
osoby wykonujące odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności albo tymczasowego zawieszenia,
posłów lub senatorów pobierających uposażenie,
osoby pobierające stypendium sportowe,
słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej pobierających stypendium,
osoby odbywające służbę zastępczą,
funkcjonariuszy celnych,
osoby sprawujące opiekę nad dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej w rozumieniu ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 (ustawa z dnia 4 lutego 2011),
osoby pobierające stypendium w okresie odbywania stażu, szkolenia lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy albo przygotowania dorosłych, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy lub inny podmiot kierujący, albo osoby pobierające stypendium w okresie odbywania studiów podyplomowych.
Zaświadczenie ZUS Z-3b sporządza się za:

osoby wykonujące pozarolniczą działalność,
osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,
duchownych.

Kto sporządza zaświadczenia ZUS Z-3, gdzie i kiedy je składa?

Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządzane jest przez tych płatników składek, którzy nie są upoważnieni do wypłaty zasiłku (np. pracodawcy zatrudniający mniej niż 21 pracowników) oraz przez płatników, którzy za okres po ustaniu zatrudnienia przekazują wypłatę zasiłku do ZUS-u. W interesie płatnika leży poprawne wypełnienie druku, inaczej zostanie on ponownie wypełniony przez ZUS, w konsekwencji zawyżając podstawę wymiaru zasiłku z winy płatnika. Z perspektywy ubezpieczonego warto zapewnić płatnikowi dostęp do informacji odnośnie do zatrudnienia w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiła niezdolność do pracy, inaczej istnieje ryzyko opóźnienia procedur, niewłaściwego obliczenia podstawy wymiaru zasiłku i innych komplikacji, od których oczywiście można się odwoływać, ale straconego czasu już się nie odzyska. 

Złożenie zaświadczeń w ZUS-ie należy do obowiązków płatnika, np. pracodawcy. Jeśli pracownik, którego to zaświadczenie dotyczy, pozostaje w stosunku pracy z pracodawcą (lub pozostawał z chwilą rozpoczęcia wypłaty zasiłku chorobowego), zaświadczenie składa się w Terenowej Jednostce Organizacyjnej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Jeśli pracownik nie jest już zatrudniony, były pracodawca składa zaświadczenie w Terenowej Jednostce Organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na miejsce zamieszkania osoby niezdolnej do pracy.

Na pytanie „Kiedy należy złożyć ZUS Z-3?”, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Przepisy nie określają terminu, w którym należy złożyć zaświadczenie na druku ZUS Z-3. Uznaje się jednak, że pracodawca powinien złożyć dokumenty bez zbędnej zwłoki. Szczególnie, że wypłata zasiłku przez ZUS następuje nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do zasiłków. Powyższa procedura wygląda nieco inaczej w sytuacji, w której na podstawie jednego zwolnienia pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe najpierw od pracodawcy, a następnie zasiłek z ZUS-u. Wówczas wypełniony odpowiednio druk ZUS Z-3 przekazuje się dopiero po wypłaceniu wynagrodzenia. Powyższa zasada obowiązuje także wtedy, gdy jedno zwolnienie uprawnia do zasiłku chorobowego płatnego najpierw przez pracodawcę, a następnie przez ZUS, czyli po ustaniu stosunku pracy.

 Druk Z-3? ZUS chętnie pomoże!

Często, pomimo pouczenia do zaświadczenia i szczegółowych opracowań, pewne okoliczności pozostają niejasne dopóki zainteresowany nie zapozna się z nimi w kontekście sytuacyjnym. Dla takich właśnie potrzeb Zakład Ubezpieczeń Społecznych opracował poradnik „Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa dla osób prowadzących działalność pozarolniczą”. Wszystkie poradniki dostępne na stronie ZUS-u są bezpłatne i nie wymagają rejestracji ani zakładania konta. Warto także pamiętać, że w przypadku wątpliwości podczas wypełniania formularza  Z-3 pracownicy ZUS-u pomogą poprawnie wypełnić ten druk.

Źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl