Blog

W dobie ostatnich wydarzeń oraz zaleceń kierowanych do społeczeństwa przez Rząd z pewnością wielu z nas zastanawia się, jak możemy bezpiecznie wypełnić obowiązki nałożone na nas jako przedsiębiorców przez system podatkowy, bez wychodzenia z domu.

Czy istnieją rozwiązania, które umożliwiają współpracę z księgowymi, z urzędem skarbowym oraz z ZUS za pomocą internetu?

Księgowość online to idealne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy cenią sobie samodzielność i wygodę w dostępie do danych firmy, a które przede wszystkim umożliwia prowadzenie rozliczeń firmy bez konieczności fizycznego odwiedzania urzędów skarbowych i ZUS.

Ile firm w Polsce samodzielnie prowadzi księgowość? 

Według badań statystycznych GUS w Polsce, samodzielnie własną księgowość prowadzi ponad 600 tys. właścicieli mikro i małych firm. Jest to stały odsetek – ok. 30% z ogólnej liczby przedsiębiorstw działających na terenie kraju. 

Czym jest samodzielna księgowość online? 
Najkrócej mówiąc, samodzielna księgowość online to pakiet usług, który łączy oprogramowanie do prowadzenia księgowości ze stałą opieką księgowego-doradcy. Poszerzając odpowiedź, przedsiębiorca powinien w jednym miejscu móc:

wystawić fakturę – niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności,

zaksięgować wydatki – zgodnie z obowiązującym prawem, 

wygenerować deklaracje i zobowiązania do ZUS, 

wygenerować deklaracje i zobowiązania do skarbówki, 

podpisać elektronicznie wszystkie deklaracje i pliki JPK,

wysłać wszystkie deklaracje, raporty i JPK przez internet,

w razie potrzeby otrzymać profesjonalne wsparcie eksperta księgowego. 

Czy zdalne prowadzenie księgowości online jest łatwe? 

Zdecydowanie tak. Specyfika większości firm jest podobna. Platformy księgowości online posługują się automatami księgowymi, jak i schematami. Umożliwiają one praktycznie każdemu poprawnie zaksięgować różnego rodzaju operacje gospodarcze.

W razie bardziej skomplikowanego przypadku przedsiębiorca może zawsze poprosić o pomoc dyżurnego eksperta księgowego. Co ważne, w ramach systemu można też zlecić obsługę do biura rachunkowego online.

Szybkie księgowanie wydatków oraz przychodów

Tradycyjne księgowanie wydatków
Przygotowaną dokumentację w formie skanów lub w formie papierowej użytkownik szybko i wygodnie zaksięguje dzięki zdefiniowanym schematom księgowym, które dzielą się na:

schematy dotyczące zakupu towarów oraz materiałów,

schematy dotyczące kosztów prowadzonej działalności,

schematy dotyczące majątku trwałego.

Księgowanie wydatków poprzez wczytywanie skanów
Księgowanie może być jeszcze wygodniejsze dzięki dodatkowi OCR. Z jego pomocą dokumenty w formacie elektronicznym lub zdjęcia zostaną zaczytane automatycznie. Podatnikowi pozostaje wybrać rodzaj wydatku (w późniejszym etapie system zapamiętuje stosowany rodzaj wydatku dla danego kontrahenta) i zaakceptować księgowanie. Cała procedura wykorzystywania OCR została szczegółowo opisana w artykule: Program do odczytywania faktur w chmurze.

Księgowanie przychodów

Zaleca się wystawianie faktur sprzedaży w ramach systemu. Jeśli podatnik dopiero rozpoczyna korzystanie i chce wprowadzić faktury przychodowe wystawione poza systemem, ma wówczas do wyboru aż trzy możliwości ich szybkiego uwzględnienia. Może on:

zaimportować sprzedaż z niektórych programów czy sklepów internetowych,

zaimportować sprzedaż za pomocą pliku JPK_VAT i następnie dodać zbiorczy zapis w KPIR,

wprowadzić sprzedaż ręcznie przez inne przychody.

Ostatni krok – zdalne rozliczanie podatków! 

Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów przychodowych i kosztowych za dany okres użytkownik może przejść do rozliczania podatków i generowania deklaracji oraz raportów JPK.

Wszystkie te czynności można przeprowadzić w systemie wFirma.pl z jednego poziomu. W zakładce START w module PODATKI I UBEZPIECZENIA użytkownik widzi wszelkie zobowiązania podatkowo-ubezpieczeniowe, które powinien wygenerować i przesłać odpowiednio do urzędu skarbowego lub ZUS. Co ważne, w miejscu tym umieszczone są również informacje o terminach, w których przedsiębiorca powinien dokonać rozliczeń.

Wysyłka deklaracji VAT w przypadku osób fizycznych w systemie odbywa się za pomocą danych autoryzacyjnych podatnika. Z kolei w przypadku spółek użytkownik może wysłać deklarację za pomocą własnego podpisu elektronicznego lub zlecić wysyłkę przy użyciu podpisu elektronicznego należącego do pracownika wFirma.pl. Wszystkie szczegóły znajdują się w artykule: E-deklaracje.

Natomiast aby przesłać JPK_VAT, podatnik ma do wyboru aż 4 opcje wysyłki:

przy użyciu własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego (więcej w artykule: Wysyłka JPK przy użyciu własnego podpisu elektronicznego),

podpis i wysyłka w systemie wFirma.pl,

podpis zewnętrzną aplikacją, wysyłka w systemie wFirma.pl,

przy użyciu profilu zaufanego eGo – ePUAP (więcej w artykule: Wysyłka JPK przy użyciu profilu zaufanego),

zlecając podpisywanie i wysyłkę jednolitego pliku kontrolnego JPK pracownikom serwisu wFirma.pl (więcej w artykule: Wysyłka JPK przy użyciu podpisu elektronicznego należącego do wFirma.pl),

podpisując przychodem, czyli wysyłając JPK bez podpisu elektronicznego (wymaga korzystania z zewnętrznej aplikacji Ministerstwa Finansów).

W przypadku zaliczek na podatek dochodowy podatnik ma obowiązek ich wyliczenia oraz terminowego opłacenia, zatem z tego tytułu nie wysyła się do urzędu skarbowego żadnych deklaracji (poza zeznaniem rocznym po zakończeniu roku).

źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl