Blog

Zatrudnienie pracowników wiąże się ze żmudną pracą wprowadzania w programach kadrowo-płacowych danych osobowych oraz przebiegu zatrudnienia u poprzednich pracodawców. Przy każdej nowo zatrudnionej osobie zastanawialiśmy się, czy aby na pewno wszystkie dane zostały poprawnie wprowadzone i czy nic nie pominęliśmy.

 Mimo że zatrudnianie pracowników nie jest procesem, który występuje w organizacji codziennie, a raczej sporadycznie, okazuje się on dużym wyzwaniem dla specjalistów kadrowych. Proces ten wymaga spełnienia wielu wymogów formalnych, wypełnienia wielu formularzy i druków, zapisania odpowiednich danych w konkretnych kartotekach. Wszystko musi zostać przygotowane i wypełnione zgodnie z wymogami formalnymi, a przy tym jest to proces dość żmudny i czasochłonny.

Przeprowadziliśmy badania wśród osób pracujących w dziale kadr i aż 32% ankietowanych odpowiedziało, że zatrudnianie pracownika jest najmniej przyjemnym procesem w programach kadrowo-płacowych.

Użytkownicy narzekają m.in. na konieczność obsługi wielu okien w programach, niekiedy bardzo rozbudowanych i nie zawsze w pełni intuicyjnych. Poprawne wprowadzenie wszystkich danych nowo zatrudnionego pracownika jest konieczne choćby po to, by później system przeliczył bilans urlopowy pracownika. Jeżeli nie zrobimy tego przy zatrudnianiu, wówczas dane te trzeba będzie wprowadzać przy procesie liczenia bilansu urlopowego.

Ręczne uzupełnianie wymaganych pól dla jednego pracownika w programach kadrowo-płacowych mogło zajmować nawet 15 minut.

Dlatego przy współpracy z Moniką Smulewicz, która zajmuje się edukacją pracowników i menedżerów w obszarze prawa pracy i kalkulacji wynagrodzeń, stworzyliśmy innowacyjne okno zatrudniania pracowników. Do współpracy zaprosiliśmy również osoby, które na co dzień zajmują się kadrami. Chcemy, aby podstawowe procesy związane z kadrami nie wzbudzały w użytkownikach negatywnych odczuć.

W programie Sage Symfonia Kadry i Płace postawiliśmy na nowy, intuicyjny interfejs w postaci jednego okna. Proces zatrudnienia pracowników w nowym oknie składa się z ośmiu etapów. W pierwszym kroku uzupełniamy podstawowe dane pracownika. Po wpisaniu numeru PESEL system sam uzupełni datę urodzenia pracownika oraz zweryfikuje poprawność danych. Dodatkowo po wpisaniu kodu pocztowego system sam uzupełni dane dotyczące miejscowości, gminy czy też powiatu.

Pozostałe kroki dotyczą informacji na temat przebiegu zatrudnienia u poprzednich pracodawców, wykształcenia pracownika czy też informacji podatkowych i ZUS.

W każdej chwili mamy możliwość swobodnego przejścia pomiędzy poszczególnymi etapami. System umożliwia zapisanie danych i niedokończenie procesu zatrudnienia. W dogodnym dla nas momencie możemy powrócić do ich uzupełniania i dokończenia. Obecnie proces wypełnienia wszystkich informacji przy zatrudnianiu pracownika w stosunku do starszych wersji oprogramowania został skrócony o połowę.

Interaktywne dokumenty to kolejna wartość dodana, która w łatwy sposób pozwala nam wygenerować dokumenty dla nowo zatrudnionej osoby i przesłania ich zabezpieczonym mailem. System zawiera pakiet standardowych dokumentów, które również możemy zamienić na swoje pliki.

źródło: sage.com