Wystawiasz faktury w arkuszu kalkulacyjnym? Czeka Cię więcej pracy i większe ryzyko prawno-podatkowe

Wystawiasz faktury w arkuszu kalkulacyjnym? Czeka Cię więcej pracy i większe ryzyko prawno-podatkowe

Już 1 lipca wejdą w życie przepisy nakładające na przedsiębiorców składanie nowej deklaracji JPK_V7. Czasy by odpowiednio przygotować swoją organizację do nowego obowiązku raportowego pozostało coraz mniej. W szczególnie trudnej sytuacji mogą być podatnicy, którzy dla swoich transakcji sprzedażowych wystawiają ręcznie lub za pomocą arkuszy kalkulacyjnych wiele faktur w miesiącu. Dlaczego? Odpowiadamy w krótkim poradniku.

 W przypadku raportu JPK_V7 bardzo mocno rozszerzono zakres informacji, które muszą dostarczać podatnicy. Po 1 lipca 2020 r. za pomocą jednej deklaracji (powstałej z połączenia deklaracji VAT oraz raportu JPK_VAT) przedsiębiorcy będą raportować zarówno ewidencję VAT jak i część deklaracyjną (czyli informacje, na podstawie których rozlicza się ze swojego zobowiązania podatkowego). Nie będzie to zatem jedynie uszczegółowienie samego raportu JPK_VAT, ale nowa deklaracja podatkowa zawierająca znacznie więcej informacji raportowych niż dotychczas.

Nowa deklaracja podatkowa: JPK_V7

JPK_V7 to całkowicie nowa deklaracja podatkowa, w której należy wykazać:

  • dane z rejestru sprzedaży VAT,
  • realizację sprzedaży towarów wrażliwych,
  • wykorzystanie w sprzedaży metody split payment,
  • wykorzystanie metody kasowej do ewidencji zakupów.

Tak znaczne rozbudowanie wymagań informacyjnych oznacza, że podatnicy zostaną zobligowani do poszerzenia możliwości zbierania danych do ewidencji VAT w stosunku do tych, które zbierano do dobrze znanego już JPK_VAT. Zakres informacji, które po 1 lipca trzeba będzie gromadzić, istotnie się rozszerza, m.in. o informacje dotyczące ewentualnego obrotu towarami wrażliwymi, na których historycznie występowały dość często wyłudzenia lub nieprawidłowości w rozliczaniu VAT (stąd ta potrzeba informacyjna ze strony ministerstwa finansów). W przypadku nowej struktury JPK każda transakcja dotycząca tej konkretnej grupy towarów będzie musiała zostać odpowiednio oznaczona w ewidencji VAT, a następnie zaraportowana w deklaracji JPK_V7. Podobnie będzie w przypadku transakcji rozliczanych metodą podzielonej płatności (split payment). Fiskus wymaga informacji na temat transakcji, do których transakcji zastosowano właśnie tę metodę.

Gromadzenie danych

Wydaje się, że zmiana nie jest bardzo duża, ale przyjrzyjmy się, jak krok po kroku wygląda proces dostarczania informacji do prawidłowego zbudowania raportu JPK_V7.

JPK_V7 jest deklaracją, więc musi zostać wygenerowana z ewidencji prowadzonych na potrzeby VAT (czyli de facto z programu finansowo-księgowego). Muszą być tam zamieszczone dodatkowe oznaczenia (np. dotyczące split payment czy transakcji na towarach wrażliwych). Ale trzeba pamiętać, że źródłem tych informacji nie jest sam program finansowo-księgowy, a program sprzedażowy (lub szerzej – miejsce, gdzie wystawiane są w firmie faktury). Jeżeli obszar sprzedażowy nie oznaczy odpowiednio faktury, wówczas specjalista ds. księgowości nie będzie miał wszystkich informacji niezbędnych do wystawienia poprawnego raportu JPK_V7.

Zatem samo przygotowanie programów księgowych może okazać się niewystarczające, by firma była gotowa na spełnienie nowego obowiązku raportowego. Konieczne jest zmodyfikowanie programów sprzedażowych, aby te potrafiły gromadzić niezbędne, wymagane dane. Czy to wystarczy? Teoretycznie tak, ale trzeba też pamiętać o odpowiednim przekazywaniu danych z obszaru sprzedażowego do księgowego. Jeżeli oba moduły nie są ze sobą kompatybilne i nie potrafią się skutecznie komunikować, wówczas zajdzie potrzeba ręcznego przepisywania danych. To z kolei rodzi ryzyko popełnienia błędów, co finalnie grozi surowymi sankcjami karno-skarbowymi (nawet 500 zł za każdy błąd wykryty przez system informatyczny Krajowej Administracji Skarbowej).

Dlaczego tak ważna jest współpraca programu sprzedażowego z księgowym? Trzeba pamiętać, że wszystkie te wymagane dane trzeba oznaczać, gromadzić i przesyłać każdego miesiąca, w odniesieniu do każdej faktury w firmie. Jeżeli oba programy ze sobą nie współpracują, wówczas zachodzi potrzeba wykonywania dużej ilości prac ręcznie oraz wzrasta ryzyko popełniania kosztownych błędów.

Dział sprzedaży a JPK_V7

W przypadku JPK_V7 trzeba zwrócić uwagę na zmianę bardzo istotną z perspektywy osoby wystawiającej fakturę (np. sprzedawcy). Otóż w tym przypadku na sprzedawcy będzie ciążyła ogromna odpowiedzialność, by prawidłowo oznaczyć każdą fakturę. Każda transakcja (faktura) będzie musiała być odpowiednio oznaczona i zwymiarowana, przy czym do każdej faktury może być przypisanych kilka wymiarów – np. jednocześnie może ona dotyczyć obrotu towarami wrażliwymi, jak i wymagać opłacenia metodą split payment. Widać więc, że znaczne zwiększenie obowiązku informacyjnego będzie dotyczyć nie tylko działu księgowego, ale także handlowego. Jeżeli firma wystawia kilka bądź kilkanaście faktur miesięcznie, nie musi to stanowić dużego obciążenia. Ale jeżeli generowana jest znacznie większa liczba faktur przy braku efektywnego programu sprzedażowego (wciąż wiele firm do wystawiania faktur używa arkuszy kalkulacyjnych), wówczas może dojść do spiętrzenia ilości pracy i także w tym obszarze do możliwości popełnienia pomyłki.

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, przed dużym wyzwaniem stoją organizacje, w których faktury wystawiane są ręcznie lub przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych. W takim przypadku dodatkowej pracy będzie wymagało nie tylko samo wystawianie faktury i jej odpowiednie oznaczanie (a przy tym baczenie, by nie popełnić błędu), ale także na późniejszych etapach wprowadzanie danych z faktury do systemu księgowego. Przy większej ilości faktur w miesiącu (powyżej dziesięciu) trudno wyobrazić sobie, by ten proces przebiegał płynnie i bez ryzyka narażenia organizacji na sankcje karno-skarbowe, wynikające z popełnienia niezamierzonych błędów. Można więc zdefiniować co najmniej dwa punkty w procesie zarządzania danymi niezbędnymi do poprawnej obsługi JPK_V7, które stanowią duże ryzyko:

  • ręczne oznaczanie faktur (obszar sprzedaży),
  • ręczne wprowadzanie danych do systemu księgowego (obszar księgowy).

W pierwszym przypadku może chodzić o zwykłe zapomnienie w momencie wystawiania faktury sprzedażowej o dodaniu odpowiednich dodatkowych oznaczeń. W drugim przypadku (dział księgowy) błąd może nastąpić na etapie ręcznego wprowadzania danych do systemu. Ale to nie wszystko – także w momencie, gdy dane zostaną wprowadzone prawidłowo, ale faktura nie zawiera dodatkowych, wymaganych w przypadku JPK_V7 oznaczeń, dział księgowy nie będzie w stanie wygenerować prawidłowego raportu.

Zadanie dla firmy

Warto zdać sobie sprawę, że obsługa JPK_V7 nie jest jedynie wyzwaniem dla działów księgowych. Jest to problem dla całej organizacji. Z roku na rok wzrastają obowiązki informacyjne  podatników, rozszerza się zawartość informacyjna plików JPK. Są one przesyłane w coraz bardziej zautomatyzowany sposób. W przypadku JPK_V7 (który jest najbardziej zaawansowaną deklaracją pod względem informatycznym) nie ma miejsca na żadne ręczne poprawki, dodawanie żadnych informacji. Każda tego rodzaju ingerencja będzie działała na niekorzyść podatnika.

Dlatego tak ważne jest by cała organizacja dążyła do coraz większej automatyzacji w tym procesie – od wystawienia faktury, poprzez zbieranie i przesyłanie danych pomiędzy modułami, aż po finalne przygotowanie (automatyczne) i przesłanie raportu na bramkę ministerstwa.

JPK_V7 wymusza na przedsiębiorstwach większą odpowiedzialność wobec wszystkich osób zaangażowanych w procesy biznesowe – od magazyniera, przez sprzedawcę, osobę wystawiającą fakturę, aż po specjalistę ds. rachunkowości. Oczywiście ostateczna odpowiedzialność spoczywa na podatniku (zarządzie), ale organizacje muszą pamiętać, że poziom informatyzacji, kompetencji i jakości pracy wszystkich osób w przedsiębiorstwie musi wzrosnąć, właśnie ze względu na fakt, że to, co na końcu raportujemy, jest wypadkową wszystkich czynności i działań.

źródło: sage.com