Blog

Wiele systemów księgowych klasy ERP daje możliwość generowania przelewów bezpośrednio z systemu, taką funkcję również posiada SAP bussines one. Podstawowa funkcjonalność pozwala na wygenerowanie jednego przelewu dla jednego dokumentu (faktury) również w opcji split payment. 

INDYWIDUALNE DOSTOSOWANIE FUNKCJONALNOŚCI SAP B1

Standard działania nie zawsze jednak jest wystarczający dla zaspokojenia indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, istnieje bardzo wiele sytuacji gdzie koniecznością staje się rozbudowa systemu. Klienci często otrzymują dotacje unijne i jak wiadomo w takich przypadkach przelewy powinny być realizowane z rachunków dotacyjnych – w części w jakiej dany wydatek jest subsydiowany oraz z rachunku bieżącego jednostki – w części niesubsydiowanej.

Jeden z naszych Klientów posiada kilkanaście takich dotacji, a co za tym idzie – kilkanaście rachunków bankowych – osobnych dla każdego projektu. Żeby zrealizować przelew dla jednego dokumentu z dwóch różnych rachunków, koniecznym było zaprojektowanie do tego celu specjalnego mechanizmu.

Na etapie księgowania z jednej strony określamy czy przelew powinien zostać zrealizowany z rachunku subsydiów czy środków własnych spółki, z drugiej – który rachunek konkretnie rachunek należy obciążyć oraz w jakiej kwocie. Wartość podatku VAT zawsze przelewana jest z rachunku bieżącego w formacie split payment. Na chwilę obecną takie rozwiązanie sprawdza się dla dokumentów, gdzie przelew powinien zostać zrealizowany z jednego rachunku dotacji oraz z rachunku bieżącego. Wymaganie to zostało zgłoszone do firmy wdrożeniowej już na etapie implementacji systemu księgowego. Wydawało się, że taki mechanizm będzie wystarczający. Niemniej wraz z biegiem czasu zaczęły pojawiać się sytuacje, dla których realizacja przelewu następuje z kilku rachunków dotacyjnych. Niestety okazuje się, że rzeczywistość znacznie odbiega od założeń biznesowych- dostawcy nie zawsze idą na rękę i nie chcą wystawiać odrębnych faktur dla różnych projektów. Zdarzają się sytuacje kiedy z 90 dokumentów zrealizować należy nawet 300 przelewów. Ręczne wyliczenia i wprowadzanie przelewów jest nie tylko czasochłonne, ale również bardzo ryzykowne co może skutkować trudnościami w rozliczeniu dotacji. W związku z tym, obecnie wraz z firmą wdrożeniową pracujemy nad rozbudową mechanizmu obsługującego płatności, który zapewni automatyczny podział kwoty faktury na odpowiednią ilość komunikatów przelewu w pliku PLI generowanym przez program.

CYKLICZNA AUTOMATYZACJA PROCESÓW

Pracujemy również nad możliwością automatycznego odliczania kaucji gwarancyjnej z wartości faktury. Teoretycznie, przeksięgowanie kaucji na odrębne konto księgowe oraz rozliczenie rozrachunku automatycznie pomniejsza zobowiązanie oraz wartość przelewu, ale niekiedy to nie wystarcza. Zapisy w umowach są różnie skonstruowane, w niektórych przypadkach kaucja gwarancyjna powinna zostać obliczona jako procent kwoty netto, a innym razem jako procent niesubsydiowanej wartości faktury. Wszystkie takie przypadki będzie uwzględniał nowy mechanizm do generowania przelewów.

Pliki bankowe generowane przez system SAP B1 zawierają oczywiście termin płatności, który został wskazany  na etapie księgowania dokumentu, czyli datę podaną na fakturze zakupu. Chcąc dokonać przelewu wcześniej koniecznym było manualne zmodyfikowanie tego terminu w systemie bankowym. Aby uniknąć tej dodatkowej pracy, prowadziliśmy kolejne udogodnienie – dodatkowe pole, umożliwiające podane nowej, przyspieszonej daty przelewu. Jeśli owe pole zostanie uzupełnione- system będzie wiedział, że nadrzędną datą przelewu będzie ta z pola dodatkowego, jeśli nie – uwzględniony zostanie termin płatności z pola podstawowego.

źródło: mddp-outsourcing.pl