Jeśli zaczynasz swoją działalność gospodarczą, jednym z najważniejszych aspektów, z którym musisz się zmierzyć, jest prawidłowe wystawianie faktur. Faktury są nie tylko dokumentem potwierdzającym transakcję, ale są też kluczowe dla poprawnego obliczenia i rozliczenia podatków. W tym wpisie podpowiemy Ci, jak powinno się wystawiać faktury, zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi: jak je numerować i opisywać.

Zaczynamy nasz cykl “Abecadło biznesu”. Wychodzimy ze szkół z wiedzą na temat nazw wszystkich dopływów rzeki Mekong oraz jak rozmnaża się pantofelek, ale nikt nas nie uczy co to są podatki, jak wypełnić przelew na poczcie czy też jak czytać umowę czy też wystawić fakturę. Zmienimy to!

Zaczynamy od bardzo prostego tematu: numerowania faktur. Wiele osób prowadzących firmę podchodzi do tego niefrasobliwie: zaczynają od numerowania np. 1/2023 – czyli kolejny numer wystawionej faktury i rok, w którym jest wystawiona. Potem widząc, że faktur jest coraz więcej zaczynają się gubić dodają do tego jeszcze miesiąc i np. kolejną fakturę wystawiają tak: 2/01/23. I okazuje się, że popełniły poważny błąd!

Jak to? Ano właśnie! W księgowości najważniejsza jest ciągłość numeracji. To świętość! Gdy robisz coś takiego to już jest całkiem nowa numeracja i dla urzędu skarbowego (albo Twojej księgowej) to już oznacza, że być może gdzieś po drodze wystawiłeś inne faktury.

Najważniejszym argumentem, który powinieneś zapamiętać jest ten: brak ciągłości numerowania faktur to naruszenie przepisów prawa podatkowego i może prowadzić do konsekwencji w postaci kary administracyjnej nałożonej przez organy podatkowe, a także problemów z prawidłowym rozliczeniem podatku VAT.

Należy pamiętać, że prawidłowe, ciągłe numerowanie faktur jest jednym z wymogów określonych w polskim prawie podatkowym (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535 USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

Numeracja faktur powinna zapewniać jednoznaczne i ciągłe identyfikowanie faktury. Jeśli Urząd Skarbowy zauważy, że numery faktur nie są wystawiane w sposób ciągły, może to skutkować nałożeniem kary pieniężnej.

Ponadto, jeżeli nieciągłe numerowanie faktur spowoduje, że nie zostanie prawidłowo rozliczony podatek VAT, przedsiębiorca może zostać obciążony zaległościami podatkowymi, odsetkami za zwłokę i dodatkowymi karami.

Szczegółowo można przeczytać o tym na rządowych stronach “Zasady wystawiania faktur”.

Zwłaszcza w przypadku osób i firm prowadzących działalność za granicą kwestia prowadzenia poprawnej numeracji faktur jest bardzo ważna ponieważ podlega się wówczas kontrolom z polskich i zagranicznych urzędów skarbowych. Dlatego jako Biuro Rachunkowe Precyzja specjalizujące się w rozliczaniu dochodów z zagranicy postanowiliśmy odpowiedzieć na najczęściej zadawane przez Was pytania.

Numerowanie faktur

Pierwszą rzeczą, o której musimy wspomnieć, jest numeracja faktur. Każda faktura powinna mieć swój unikalny numer, który pomaga w identyfikacji i śledzeniu transakcji. Najprostszym sposobem numerowania faktur jest użycie kolejnych liczb naturalnych: 1, 2, 3 itd. Możemy też dodać przedrostek lub przyrostek do numeru faktury, na przykład rok (2023/1, 2023/2, itd.) czy miesiąc (05/2023/1, 05/2023/2, itd.). Ważne jest, aby nie powtarzać numerów i nie pomijać żadnych numerów w kolejności.

Jak naprawić błąd w numeracji faktur

Jeśli już popełniłeś błąd i nie zachowałeś ciągłości numeracji faktur, ważne jest, aby podjąć działania, które pomogą zminimalizować potencjalne negatywne skutki.

Oto kilka kroków, które warto podjąć:

1. Zidentyfikuj błąd: Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie błędu. Jeśli numeracja faktur jest nieciągła, powinieneś przeglądnąć wszystkie swoje faktury i ustalić, gdzie dokładnie pojawił się problem. Może to być trudne, zwłaszcza jeśli masz dużo faktur, ale jest to niezbędne, aby naprawić problem.
2. Skonsultuj się z profesjonalistą: Kiedy już zidentyfikujesz problem, dobrze jest skonsultować się z profesjonalnym księgowym lub doradcą podatkowym. Oni mogą Ci pomóc zrozumieć, jak poważny jest problem i jakie mogą być potencjalne konsekwencje.
3. Wystaw fakturę korygującą: Jeśli błąd polegał na wystawieniu dwóch faktur z tym samym numerem, powinieneś wystawić fakturę korygującą. Faktura korygująca powinna zawierać poprawny numer faktury, a także inne informacje, które były nieprawidłowe na oryginalnej fakturze.
4. Zgłoś problem Urzędowi Skarbowemu: W niektórych przypadkach może być konieczne zgłoszenie problemu do Urzędu Skarbowego. Warto zrobić to szczególnie wtedy, gdy błąd mógł wpłynąć na twoje rozliczenia podatkowe.
5. Popraw system numeracji: Aby uniknąć powtarzania błędu w przyszłości, powinieneś poprawić swój system numeracji faktur. Może to oznaczać wprowadzenie nowego systemu, który lepiej spełnia twoje potrzeby, lub po prostu bycie bardziej uważnym przy numerowaniu nowych faktur.

Pamiętaj, że każda sytuacja jest inna, a powyższe kroki są ogólnymi radami. W zależności od konkretnego problemu, który napotkasz, może być konieczne podjęcie innych działań. W takim przypadku zawsze warto skonsultować się z profesjonalnym doradcą podatkowym lub księgowym.

Prawidłowe wystawianie faktur jest kluczowe dla prowadzenia działalności gospodarczej. Pamiętaj o prawidłowym numerowaniu faktur, szczegółowym opisie sprzedawanego produktu lub usługi, prawidłowym obliczaniu i wpisywaniu kwot, a także o przeliczaniu kwot z innych walut na złote. Pamiętaj także o różnych rodzajach faktur i o konieczności wystawiania faktur korygujących w razie pomyłek. Unikanie błędów w tych obszarach pomoże Ci uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym i utrzymanie Twojej księgowości w porządku.

źródło: biuroprecyzja.pl