Blog

Czy system HR dla średnich firm to luksus, czy raczej sposób na odzyskanie porządku, kontroli i czasu? Jeśli chcesz poznać odpowiedź na to pytanie, przeczytaj ten poradnik i przekonaj się, kiedy warto wdrożyć system HR w średniej firmie.

Czym jest system HR/HRM dla średniej firmy?

System HR (lub HRM – Human Resources Management) to oprogramowanie, które porządkuje i automatyzuje wszystkie procesy związane z obsługą pracowników w firmie. To również miejsce, w którym gromadzone są wszystkie informacje o zatrudnionych osobach, umowach, nieobecnościach czy szkoleniach. Dzięki temu dane są zawsze aktualne, bezpieczne i dostępne dokładnie wtedy, gdy są potrzebne – niezależnie od tego, czy zespół liczy pięćdziesięciu, czy dwustu pracowników.

Systemy HR to rozwiązania, które z reguły projektuje się z myślą o trzech głównych grupach użytkowników:

• pracownik ma własny profil – może sprawdzić historię zatrudnienia, dostępne dni urlopu, pobrać dokumenty lub zaktualizować dane kontaktowe.
• menedżer widzi informacje o swoim zespole: może zatwierdzać wnioski i szybko sprawdzać dostępność pracowników.
• HR koordynuje całość – dba o poprawność danych, monitoruje terminy, generuje raporty oraz analizuje wskaźniki potrzebne do decyzji biznesowych.

To, co wyróżnia system HRM, jest również jedna wspólna baza danych. To właśnie dzięki niej wszyscy użytkownicy – pracownicy, menedżerowie i dział HR – mają dostęp do tych samych, zawsze aktualnych informacji. Zalety takiego rozwiązania widać w każdym codziennym procesie. Dokumentów nie trzeba bowiem przepisywać, przenosić ani skanować – system sam prowadzi workflow, przypisuje zadania do odpowiednich osób i aktualizuje dane, dzięki czemu każdy etap procesu o wiele łatwiej jest monitorować.

System HRM eliminuje konieczność korzystania z wielu arkuszy, folderów i maili. Usprawnia przepływ informacji, porządkuje dane i pozwala wszystkim – od pracownika po dział HR – działać w jednym, spójnym i przejrzystym środowisku.

Czy każda średnia firma potrzebuje systemu HRM?

W teorii – nie, bo urlopy można liczyć w Excelu, wnioski przesyłać mailem, a dokumenty archiwizować w segregatorach lub na dysku sieciowym. Jednak w praktyce taki sposób organizacji pracy szybko zaczyna sprawiać kłopoty, bo dane trzeba przepisywać, w procesach brakuje spójności, wnioski są akceptowanie z opóźnieniem, a znalezienie aktualnej wersji umowy graniczy z cudem. Takie problemy są widoczne już przy kilkunastoosobowym zespole i rosną, gdy liczba pracowników się zwiększa, pojawiają się nowe działy lub firma wprowadza tryby pracy zdalnej.

W takim środowisku dobre oprogramowanie staje się prawdziwym wybawieniem, bo system HR dla średniej firmy może na przykład:

• przyspieszyć obieg dokumentów,
• ustawić ścieżkę akceptacji wniosku i powiadamiać odpowiednie osoby,
• zarejestrować zmiany bez potrzeby ręcznego przepisywania danych,
• zapewnić wgląd w aktualne statusy zadań, które mają realizować pracownicy,
• pomóc w udostępnianiu szkoleń czy materiałów edukacyjnych.

Dzięki temu nie musisz już:

• przepisywać danych z formularzy do systemu,
• szukać informacji w mailach i segregatorach,
• dublować pracy HR i menedżerów,
• ani martwić się, że ważny termin „gdzieś umknął”.

System HR to strata pieniędzy? I tak już za to płacisz

Brak systemu HR w średniej firmie to także koszt, tylko trudniejszy do zauważenia, bo rozłożony w czasie. Każdy dzień spędzony na ręcznym przepisywaniu danych, szukaniu dokumentów czy poprawianiu błędów to godziny, za które firma musi zapłacić – choć nie widać tego w budżecie.

Bez systemu HRM tracisz:

• czas – na aktualizacje, poprawki i procesy administracyjne,
• dokładność, bo im więcej ręcznych operacji, tym większe ryzyko błędu,
• szansę na rozwój, bo być może nie jesteś w stanie zapobiec rosnącej rotacji albo trafnie zidentyfikować talentów, które masz w organizacji,
• możliwość analizy, bo dane są rozproszone, więc trudniej na ich podstawie wyciągnąć dobre wnioski.

To wszystko to rzeczywiste straty, które przecież można policzyć.

Wdrożenie systemu HR w średniej firmie – czy warto?

O systemie HR w średniej firmie warto myśleć nie jak o narzędziu wyłącznie dla działu kadr, ale jak o rozwiązaniu dla całej organizacji. Dlaczego taka perspektywa? Bo jego wpływ nie kończy się tylko na administracji. Dobrze dobrane oprogramowanie może ułatwić życie pracownikom, odciążyć menedżerów oraz dostarczyć zarządowi wiarygodne dane o kondycji organizacji. Przyjrzyjmy się bliżej najważniejszym korzyściom, jakie wynikają z wdrożenia systemu HRM w małym lub średnim przedsiębiorstwie.

1. Automatyzacja powtarzalnych zadań

W wielu firmach pracownik, który chce wziąć urlop, musi wypełnić odpowiedni wniosek. W tradycyjnym obiegu dokumentów ma on najczęściej formę papierową, więc trzeba go wydrukować, podpisać, przekazać przełożonemu, a następnie dostarczyć do działu HR, który taki dokument zarejestruje i wprowadzi do systemu.
Prosty proces, a mimo to potrafi pochłonąć godziny. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy przełożonego akurat nie ma albo wniosek zaginie w stercie papierów.

Podobne wyzwanie pojawia się przy wdrażaniu nowych pracowników. Onboarding wymaga przekazania dziesiątek informacji – od szkoleń BHP, przez regulaminy, po dostęp do narzędzi i dokumentów do podpisu. Gdy HR obsługuje kilkudziesięcioosobowy zespół, łatwo coś przeoczyć lub po prostu się pogubić.

System HR może rozwiązać tego typu problemy dzięki mechanizmom automatyzacji i workflow. W efekcie wnioski, dokumenty i zadania są przetwarzane w sposób uporządkowany i przewidywalny. Przykładowo pracownik, który chce wziąć wolne, składa wniosek urlopowy online. Menedżer od razu dostaje automatyczne powiadomienie i może taki wniosek zaakceptować – nawet za pomocą telefonu. Dział HR widzi z kolei aktualny status zgłoszenia, a dane automatycznie pojawiają się w ewidencji – bez przepisywania.

2. Centralizacja danych – jedno źródło prawdy o pracownikach

W wielu średnich firmach dane o pracownikach są rozsiane po różnych miejscach – część w Excelu, część w mailach, a część w papierowych teczkach. Kiedy trzeba znaleźć konkretną informację, zaczyna się żmudne przeszukiwanie folderów, skrzynki e-mail i segregatorów.

Tymczasem takich sytuacji można łatwo uniknąć, jeśli w firmie działa system HR, który pełni rolę centralnego repozytorium danych i dokumentów związanych z całym cyklem zatrudnienia – od rekrutacji, przez obsługę kadrową, aż po rozwój pracowników.

3. Oszczędność czasu

W większości działów HR problemem nie jest brak kompetencji, lecz… brak czasu. Każdy dzień wypełniają zadania, które trzeba po prostu wykonać – pochłaniające godziny, które nie przekładają się ani na efektywność, ani na rozwój organizacji.

System HR pozwala ten czas odzyskać, bo:

• automatyzuje procesy, które do tej pory wymagały ręcznego działania,
• przypomina o terminach,
• samodzielnie aktualizuje dane,
• porządkuje dokumenty,
• ułatwia komunikację między HR, menedżerami i pracownikami.

W praktyce, nawet w średniej firmie, oznacza to oszczędność kilkunastu godzin tygodniowo. A to już czas, który naprawdę można dobrze zainwestować.

4. Szybszy onboarding i lepsza retencja pracowników

Badania rynkowe pokazują, że nawet co trzeci nowo zatrudniony pracownik odchodzi w ciągu pierwszych sześciu miesięcy pracy. Najczęściej powodem takiego stanu rzeczy jest… źle przeprowadzony onboarding – brak informacji, niejasne oczekiwania, problemy w komunikacji czy niedostateczne wsparcie ze strony zespołu. W kolejnych etapach zatrudnienia sytuacja wcale nie wygląda lepiej.

Tymczasem dobrze dobrany system HR dla średniej firmy może pomóc w uporządkowaniu całego cyklu życia pracownika, pozwalając m.in.:

• tworzyć ścieżki onboardingowe, dzięki czemu każdy nowy pracownik przechodzi przez te same, jasno określone etapy wdrożenia,
• nadzorować postępy, a w tym np. sprawdzać, kto przeszedł szkolenie, które materiały zostały przeczytane, co jeszcze wymaga uzupełnienia,
• udostępniać szkolenia i materiały rozwojowe w jednym miejscu (również w formie e-learningu),
• wyznaczać cele i monitorować ich realizację,
• prowadzić oceny okresowe i analizować ich wyniki w różnych przekrojach, aby szybciej identyfikować talenty i reagować na spadki zaangażowania,
• usprawniać komunikację i przepływ informacji między pracownikiem, menedżerem a działem HR.

W efekcie nowi pracownicy szybciej adaptują się do roli, menedżerowie mają pełną kontrolę nad procesem wdrożenia, a HR zyskuje dane, które pozwalają nie tylko reagować, ale przewidywać.
To właśnie ten rodzaj wsparcia, który w średnich firmach robi największą różnicę — bo dobrze zaplanowany onboarding i rozwój to najprostszy sposób na zatrzymanie ludzi na dłużej.

5. Dane i analityka HR

W wielu firmach decyzje dotyczące ludzi wciąż podejmowane są „na wyczucie”. Dział HR wie, że rotacja wzrosła, ale nie potrafi wskazać, o ile. Menedżer przeczuwa, że zespół jest przeciążony, ale nie ma danych, które to potwierdzą. Zarząd pyta o absencje, efektywność rekrutacji czy koszty szkoleń, ale odpowiedź na tego typu pytania wymaga godzin spędzonych na zbieraniu informacji z różnych źródeł.

System HRM zmienia ten obraz. Wszystkie dane kadrowe, które do tej pory były rozproszone, trafiają do jednego miejsca, więc o wiele łatwiej jest je analizować. Możliwość powiązania ze sobą rożnych obszarów daje natomiast szansę spojrzeć na procesy z lotu ptaka.

6. Skalowalność

Średnie firmy zmieniają się dynamicznie. Zatrudnienie rośnie, struktura się rozwarstwia, pojawiają się nowe działy, a procesy…zaczynają się rozjeżdżać. To naturalny etap rozwoju – tylko że narzędzia, które sprawdzały się przy 50 pracownikach, przestają wystarczać, gdy jest ich dwa, albo trzy razy tyle.

Dlatego nowoczesne systemy HRM – takie jak np. Symfonia HR – projektuje się tak, by rosły razem z organizacją.

Jak wybrać system HR dla średniej firmy – na co zwrócić uwagę?

Nie każdy system HRM sprawdzi się w średniej firmie. Zanim podejmiesz decyzję, zwróć uwagę na kilka ważnych aspektów:

• modułowość i skalowalność – wybierz rozwiązanie, które rośnie razem z firmą. Zacznij od podstawowych funkcji, a kolejne moduły (np. oceny, szkolenia czy cele) dodawaj w miarę potrzeb i rozwoju organizacji.
• intuicyjność – system powinien być prosty w obsłudze nie tylko dla HR, ale także dla menedżerów i pracowników. Dlatego oceniaj go nie tylko pod kątem swoich potrzeb, lecz także komfortu całego zespołu.
• integracje – jeśli nie chcesz ręcznie przenosić danych, upewnij się, że oprogramowanie łączy się z Twoim systemem kadrowo-płacowym i księgowym.
• model wdrożenia – rozwiązania chmurowe (SaaS), takie jak Symfonia HR, nie wymagają serwerów ani wsparcia IT. Są bardziej opłacalne kosztowo, szybkie we wdrożeniu i łatwe w utrzymaniu.
• wsparcie i bezpieczeństwo – sprawdź, czy dostawca zapewnia pomoc techniczną w języku polskim, zgodność z RODO oraz odpowiednie zabezpieczenia danych.
• samoobsługa pracowników – zwróć uwagę czy system HRM ma wbudowany portal, w którym pracownicy mogą sami składać wnioski, pobierać dokumenty i aktualizować swoje dane.

źródło: symfonia.pl