Blog

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim nową podstawę prawną KPiR, dostosowanie księgi do pracy elektronicznej, uwzględnienie numeru KSeF w jej układzie oraz większe znaczenie ustrukturyzowanego przekazywania danych po zakończeniu roku.

Jakie rozporządzenie ministra KPiR obowiązuje w 2026 roku?

W 2026 roku podstawowym aktem wykonawczym dla KPiR weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Weszło ono w życie 1 stycznia 2026 r. i określa zarówno wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów?

Co do zasady KPiR prowadzą osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku oraz wybrane spółki osób fizycznych wykonujące działalność gospodarczą, o ile nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych obejmuje tu także m.in. osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów, rolników prowadzących gospodarstwo rolne z działami specjalnymi produkcji rolnej po zgłoszeniu zamiaru prowadzenia księgi oraz duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Jednocześnie ustawa wskazuje, że obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy tych podatników, których przychody wykazane za poprzedni rok osiągnęły co najmniej równowartość kwoty określonej w przepisach o rachunkowości.

Co realnie zmienia rozporządzenie KPiR 2026?

Najważniejsza zmiana nie polega na samym istnieniu KPiR, lecz na dostosowaniu jej do nowych realiów: e-faktur, danych ustrukturyzowanych i obowiązków cyfrowych. W praktyce przedsiębiorca powinien patrzeć na rozporządzenie z dwóch perspektyw: jak prowadzić zapisy poprawnie i jak przygotować się do elektronicznego obiegu danych.

Numer KSeF trafia do wzoru księgi

Nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewiduje osobną kolumnę na wpisywanie numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. To nie jest tylko kosmetyczna zmiana. Oznacza, że konstrukcja księgi została powiązana z obiegiem faktur ustrukturyzowanych i dalszym raportowaniem danych.

Rozporządzenie przewiduje też, że jeżeli zakup zostanie najpierw opisany, a później podatnik otrzyma fakturę, w podstawie opisu trzeba uzupełnić numer tej faktury, a w przypadku faktury z KSeF także o jej numer identyfikujący w systemie.

Ujmowanie przychodów zgodnie z rodzajem dokumentu

Rozporządzenie porządkuje, na jakiej podstawie wpisuje się przychody do księgi. Mogą to być wystawione faktury, raporty fiskalne albo na podstawie dowodu wewnętrznego czy zestawienia sprzedaży, gdy sprzedaż nie jest dokumentowana fakturami ani raportami fiskalnymi.

Jeżeli sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie rejestrującej, zapisów dokonuje się na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych albo miesięcznych, skorygowanych o kwoty wpływające na wysokość przychodu. Jeśli przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia zestawienie sprzedaży, musi wpisywać do niego przychody co najmniej raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności dnia następnego.

Sytuacje, w których dopuszczalne są korekty błędów

KPiR musi być prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Rozporządzenie wskazuje, że błędy poprawia się przez wpisanie nowej treści zapisu, a przy księdze prowadzonej bez użycia programów komputerowych podatnik musi skreślić dotychczasową treść z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, podpis i datę poprawki. Przy zmniejszeniach przychodów lub kosztów stosuje się znak minus albo kolor czerwony.

To ważne zwłaszcza wtedy, gdy firma nadal pracuje częściowo papierowo albo przekazuje dokumenty do biura rachunkowego z opóźnieniem. Poprawka musi zostawić ślad i pozwalać odtworzyć pierwotny zapis.

Kogo nie obejmuje KPiR w formie elektronicznej od 2026 r.?

Od 1 stycznia 2026 r. część podatników PIT jest obowiązanych prowadzić księgi rzetelnie, w tym KPiR, przy użyciu programów komputerowych oraz przekazywać je po zakończeniu roku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną.

Tu warto dodać ważne doprecyzowanie: w pierwszej kolejności obowiązek obejmuje podatników PIT, którzy co miesiąc przesyłają JPK_V7M. To właśnie ta grupa ma od 2026 r. prowadzić PKPiR elektronicznie. Pierwsze przekazanie takich ksiąg nastąpi w 2027 r. Pozostali podatnicy, w tym składający JPK_V7K kwartalnie, wejdą do systemu od początku 2027 r., a do tej pory mogą prowadzić księgi w formie papierowej.

Znaczenie spisu z natury

Nowe rozporządzenie nie zdejmuje z przedsiębiorców klasycznych obowiązków związanych z remanentem. Spis z natury trzeba sporządzić i wpisać do księgi m.in. na 1 stycznia, koniec roku podatkowego, dzień rozpoczęcia działalności, a także przy utracie prawa do ryczałtu, zmianie wspólnika, zmianie proporcji udziałów wspólników czy likwidacji działalności.

To jeden z tych obszarów, w których firmy najłatwiej popełniają błędy, bo skupiają się na bieżących fakturach i zapominają, że prawidłowe zamknięcie roku w KPiR wymaga nie tylko podsumowania kolumn, ale też prawidłowo sporządzonego remanentu.

Praktyczne skutki dla firmy

Zmiana rozporządzenia oznacza, że w 2026 r. nie wystarczy po prostu „mieć KPiR”. Trzeba jeszcze wiedzieć, w jakiej formie ją prowadzić, jakich danych nie pomijać i czy firma wchodzi już w obowiązek elektronicznego prowadzenia oraz późniejszej wysyłki JPK_PKPIR.

Przykład 1.

Jednoosobowa firma handlowa rozlicza VAT miesięcznie i prowadzi KPiR. Od 1 stycznia 2026 r. nie powinna już opierać się na prostym, ręcznym arkuszu, jeśli nie zapewnia on prowadzenia księgi przy użyciu programu komputerowego i przygotowania danych do późniejszej wysyłki. W jej przypadku 2026 r. to moment, w którym sposób prowadzenia księgi staje się równie ważny jak same zapisy.

Przykład 2.

Przedsiębiorca współpracuje z biurem rachunkowym, ale część sprzedaży dokumentuje kasą fiskalną, a część dokumentów trafia do księgowości z opóźnieniem. Jeśli nie pilnuje raportów fiskalnych, ewidencji sprzedaży i terminowego przekazywania dokumentów, ryzykuje błędy w przychodach, nawet jeśli samo biuro rachunkowe pracuje poprawnie.

Podsumowanie

W 2026 r. rośnie znaczenie sprawnego obiegu dokumentów między firmą a księgowością. Samo biuro rachunkowe nie „naprawi” procesu, jeśli przedsiębiorca dostarcza dokumenty z opóźnieniem, bez opisów albo bez możliwości powiązania ich z e-fakturami i sprzedażą z kasy. Dlatego przy KPiR coraz bardziej liczy się nie tylko poprawność podatkowa, ale też organizacja pracy. Właśnie tu przydaje się rozwiązanie takie jak eBiuro dla firm, bo porządkuje przekazywanie dokumentów, ułatwia współpracę z biurem rachunkowym i pomaga ograniczyć chaos, który przy nowych obowiązkach elektronicznych szybko przekłada się na ryzyko błędów.

Rozporządzenie KPiR 2026 nie wywraca zasad prowadzenia księgi do góry nogami, ale wyraźnie przesuwa środek ciężkości w stronę cyfrowego, uporządkowanego i lepiej udokumentowanego procesu. Najważniejsze w 2026 r. jest rozróżnienie między samym obowiązkiem prowadzenia KPiR a nowym obowiązkiem prowadzenia jej elektronicznie. Dla części przedsiębiorców to już realny obowiązek od 1 stycznia 2026 r., a dla wszystkich pozostałych wyraźny sygnał, że papierowe i prowizoryczne procesy przestają wystarczać.

źródło: symfonia.pl