Blog

Każdy firmowy wydatek powinien mieć swoje biznesowe uzasadnienie, czyli przypisanego właściciela, jasno określony cel i sposób rozliczenia. W wielu organizacjach te zasady od lat porządkują obieg i dekretację faktur. Sytuacja zmienia się jednak po wdrożeniu KSeF, bo faktury trafiają do firmy w formacie XML, bez informacji o tym, kto i dlaczego dokonał zakupu, czy z jakich środków zapłacił. To właśnie dlatego wydatki pracownicze są dziś jednym z najbardziej kłopotliwych obszarów rozliczeń. Odpowiedzią na tego typu wyzwania jest aplikacja Wydatki Pracownicze działająca w ramach ekosystemu Symfonia eDokumenty.

Dlaczego rozliczanie wydatków pracowniczych to tak duży problem w wielu firmach? 

Rozliczanie wydatków pracowniczych rzadko bywa problemem samym w sobie. Kłopoty zaczynają się najczęściej wtedy, gdy koszt trafia do firmy bez pełnego kontekstu, czyli informacji o tym, czego dokładnie dotyczy, kto za niego odpowiada lub do jakiego działu czy zespołu można go przypisać. Wszystko dlatego, że w praktyce wydatki pracownicze łączą w sobie wiele obszarów: zakupy, księgowość, budżety działów i rozliczenia z pracownikami. Każda luka informacyjna na którymś etapie natychmiast spowalnia proces związany z ich dekretacją i księgowaniem. 

Trudności z rozliczaniem wydatków pracowniczych najczęściej wynikają z tego, że: 

• nie ma jasno przypisanego właściciela kosztu, bo faktura lub dokument księgowy trafia do firmy bez danych osoby, która dokonała zakupu; 
• brakuje informacji o celu biznesowym wydatku, przez co trudno ocenić zasadność kosztu i poprawnie go zadekretować; 
• nie jest jasny sposób płatności – księgowość nie wie, czy wydatek został opłacony kartą firmową, czy ze środków własnych pracownika; 
• informacje są zbierane zbyt późno, często po kilku dniach lub tygodniach, gdy trudno odtworzyć szczegóły transakcji; 
• proces akceptacji wydatków opiera się na mailach, telefonach i arkuszach, a nie na jednym spójnym systemie, dostępnym dla wszystkich zaangażowanych stron. 

Efekt?  

Opóźnienia w rozliczeniach, niepotrzebne zaangażowanie pracowników i zespołów finansowych oraz rosnące ryzyko błędów – zwłaszcza przy dużej liczbie faktur. 

Co w procesie rozliczania wydatków pracowniczych zmienia KSeF? 

Krajowy System e-Faktur porządkuje sposób wystawiania i odbierania faktur, ale jednocześnie zmienia logikę pracy z dokumentami kosztowymi w firmie. Faktury spływają bowiem w postaci pliku XML, który ma ściśle określoną strukturę. W efekcie nie niosą ze sobą pełnego kontekstu biznesowego wydatku, a co za tym idzie – nie odpowiadają na pytania, które są niezbędne z punktu widzenia rozliczeń wewnętrznych: kto i  w jakim celu faktycznie dokonał zakupu, z jakich środków został on opłacony i do jakiego budżetu, projektu lub działu powinien trafić. 

W tradycyjnym obiegu część tych informacji „dopisywała się” w naturalny sposób – na wydruku faktury, w mailu, w rozmowie przy biurku. Po wdrożeniu KSeF ten etap znika. Faktura pojawia się w systemie szybko i automatycznie, ale bez informacji, które pozwalają ją od razu rozliczyć. 

W praktyce oznacza to, że: 

• księgowość widzi dokument, którego nie da się jednoznacznie zaksięgować; 
• pracownicy są dopytywani po czasie o szczegóły zakupu; 
• rozliczenia się wydłużają, mimo że sam obieg faktur miał być szybszy. 

Właśnie dlatego KSeF wymusza nowe podejście do zarządzania wydatkami pracowniczymi. Bez dodatkowego narzędzia, które zbiera kontekst kosztu u źródła, nawet najlepiej zaprojektowane procesy księgowe zaczynają się blokować.

Przyspiesz rozliczenia z aplikacją Wydatki Pracownicze od Symfonii eDokumenty 

Aby poprawnie rozliczyć koszt firmowy, trzeba znać jego właściciela, cel oraz sposób płatności. Właśnie takie informacje dostarcza aplikacja Wydatki Pracownicze, stanowiąca część ekosystemu Symfonia eDokumenty. Rozwiązanie zostało zaprojektowane z myślą o realiach pracy z KSeF tak, aby zbierać kontekst wydatku u źródła, czyli w momencie jego powstania, a następnie połączyć go z fakturą z KSeF w jednym spójnym procesie. To jednak tylko jedna z wielu korzyści tego rozwiązania. Przyjrzyjmy się bliżej temu, co potrafi aplikacja wydatki pracownicze! 

1. Wygodna rejestracja wydatków przez pracowników i nie tylko 

W wielu firmach koszty trafiają do systemów z opóźnieniem. Często dzieje się tak dlatego, że proces jest zbyt skomplikowany, wymaga logowania do kilku narzędzi albo uzupełniania długich formularzy, na które zwyczajnie brakuje czasu. Im później wydatek zostanie zgłoszony, tym więcej pojawia się pytań i niejasności. 

W aplikacji Wydatki Pracownicze ten problem znika, bo pracownik może zarejestrować wydatek od razu po zakupie – na komputerze lub w aplikacji mobilnej. Pracownik uzupełnia: 

• dane sprzedawcy,  
• datę zakupu,  
• kwotę, walutę i formę płatności. 

Może także wskazać, czy koszt został pokryty ze środków własnych, czy firmową kartą. Jeśli numer faktury jest już znany, może dodać go od razu, a potwierdzenie transakcji załączyć do wydatku. Ścieżka została zaprojektowana tak, aby wprowadzanie danych było szybkie, intuicyjne i zajmowało około 2 minuty. Informacja o koszcie jest natychmiast widoczna dla księgowości, nawet jeśli faktura pojawi się w KSeF dopiero później. Dzięki temu wydatki nie „wiszą” w systemie bez kontekstu i bez przypisanego właściciela. 

Wydatki można dodawać także za pomocą portalu webowego, który pozwala korzystać z obiegu dokumentów bez konieczności logowania się do aplikacji Symfonia eDokumenty. To idealne rozwiązanie, jeśli w procesie rejestracji kosztów mają uczestniczyć także podmioty zewnętrzne, np. współpracownicy.  

2. Inteligentne powiązanie wydatków z fakturami z KSeF 

Po wdrożeniu KSeF faktury trafiają do firmy automatycznie, ale często bez kontekstu potrzebnego do rozliczenia. Sam dokument nie wskazuje bowiem, kto odpowiada za koszt ani czego dotyczył zakup. To właśnie w tym momencie w wielu firmach zaczynają się telefony i maile z prośbą o wyjaśnienia. 

Aplikacja Wydatki Pracownicze upraszcza ten etap, podpowiadając możliwe powiązania wydatków z fakturami z KSeF na podstawie danych takich jak sprzedawca, data, kwota i waluta. Dokumenty można powiązać zarówno od strony wydatku, jak i od strony faktury zakupu.  W rezultacie koszt od razu zyskuje właściciela, a proces rozliczenia może ruszyć dalej. 

3. Automatyczne mapowanie danych na fakturę 

Ręczne przepisywanie tych samych informacji w kilku miejscach to jedna z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy czynności w rozliczeniach. Właśnie dlatego w aplikacji Wydatki Pracownicze dane wprowadzone przez pracownika przy rejestracji kosztu są automatycznie wykorzystywane podczas pracy z fakturą. Informacje o zakupie czy sposobie płatności pozostają spójne między wydatkiem a dokumentem księgowym. Księgowość ma komplet danych potrzebnych do rozliczenia, a ryzyko ewentualnych błędów znacząco się zmniejsza. 

4. Zaawansowane filtrowanie, analityka i raporty 

Gdy wydatków przybywa, bardzo ważne staje się szybkie dotarcie do konkretnych informacji. Zarząd chce wiedzieć, ile kosztował dany projekt, kierownik – jak wygląda budżet zespołu, a księgowość – które rozliczenia są jeszcze otwarte. 

W aplikacji Wydatki Pracownicze dotarcie do takich informacji jest bardzo proste, bo umożliwia ona wygodne filtrowanie wydatków i faktur m.in. według daty, pracownika, sprzedawcy, kwoty, waluty czy statusu. Dane można w kilka chwil wyeksportować do pliku XLS i przygotować dalsze analizy lub raporty. Podsumowania kwotowe i historia zmian dają pełny obraz sytuacji i ułatwiają bieżącą kontrolę kosztów bez potrzeby ręcznego zestawiania danych z różnych źródeł. 

5. Uprawnienia, role i integracja z systemami 

W każdej organizacji różne osoby potrzebują dostępu do różnych informacji. Pracownik, kierownik, księgowość i zarząd patrzą na wydatki z innej perspektywy, dlatego nie wszyscy muszą widzieć to samo. 

Właśnie dlatego w aplikacji Wydatki Pracownicze dostępna jest także funkcja, która pozwala elastycznie przypisać role i uprawnienia, tak aby każdy użytkownik miał dostęp tylko do danych potrzebnych w jego pracy. Wgląd do wydatków i faktur jest kontrolowany zgodnie z nadanymi uprawnieniami, co zwiększa bezpieczeństwo informacji. Dodatkowo rozwiązanie współpracuje z modułami Faktury Zakupu oraz Płatności, sprawiając, że rozliczanie wydatków pracowniczych staje się spójnym procesem zarówno w mniejszych firmach, jak i organizacjach o bardziej złożonej strukturze. 

Ile czasu można odzyskać dzięki uporządkowaniu wydatków pracowniczych?  

W przypadku wydatków pracowniczych kosztem są nie tylko kwoty w budżecie. Większość firm traci czas – cenny czas księgowości, działów finansowych i menedżerów. Każde „czyja to faktura?”, każde doprecyzowanie sposobu płatności, każdy mail i telefon to kilka minut. A te minuty bardzo szybko zaczynają się sumować do godzin i dni. 

Dzięki uporządkowaniu procesu i powiązaniu wydatków z fakturami z KSeF: 

• znika ręczne „śledztwo” wokół kosztów; 
• rozliczenia można zamknąć szybciej; 
• nawet po czasie wiadomo, kto odpowiada zadany koszt. 

Rozliczanie wydatków pracowniczych w dobie KSeF nie musi być problemem 

KSeF zmienia sposób obiegu faktur, ale nie musi oznaczać chaosu w kosztach. Dzięki aplikacji Wydatki Pracownicze działającej w ramach Symfonii eDokumenty faktury zyskują kontekst, wydatki mają właścicieli, a rozliczenia przestają opierać się na domysłach. 

źródło: symfonia.pl