Blog

Kluczem do sukcesu we współpracy miedzy klientem a biurem rachunkowym jest sprawna komunikacja oraz bezpieczny i szybki sposób przekazywania dokumentów. To szczególnie istotne w dobie powszechnej pracy zdalnej, gdy obsługa papierowych dokumentów staje się kłopotliwa i nieefektywna.

Do podstawowych zalet sprawnego obiegu można zaliczyć fakt, że skracając obieg mamy więcej czasu na merytoryczną weryfikację dokumentów, a w kontekście ryzyk – więcej czasu na ich zidentyfikowanie. Oczywiście zalet jest o wiele więcej – ale to temat na osobny artykuł.

Jak zatem przyspieszyć obieg? Z pewnością wdrożenie EOD znacząco usprawni ten proces, niemniej nie jest to, po pierwsze, jedyne rozwiązanie, a po drugie, samo wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów nie da maksymalnych korzyści. Oprócz wybrania i wdrożenia samego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) – co jest wyzwaniem samym w sobie – rekomendujemy przeanalizowanie następujących zagadnień:

1. Przejście na elektroniczne faktury
   Od kilku lat, w Polsce, przepisy dotyczące elektronicznych faktur są znacząco zliberalizowane, co powoduje coraz powszechniejsze ich wykorzystanie. Wyeliminowanie etapu przesyłania pocztą papierowych dokumentów, a następnie ich skanowania, wpłynie na jeszcze większe przyspieszenie obiegu.
2. Wdrożenie elektronicznych zamówień zakupu
   Często w firmach zatwierdzenie faktury jest wtórnym, zdublowanym procesem w stosunku do zatwierdzenia intencji zakupu, która miała miejsce wcześniej. Wdrożenie elektronicznych zamówień zakupu powoduje, że otrzymane faktury (o ile są zgodne z zamówieniami zakupu) akceptowane są automatycznie.
3. Wdrożenie elektronicznego obiegu proform
   W wielu firmach proformy to dokumenty, które nie są księgowane, a ich obieg nie jest objęty procedurami. Są wprowadzane najczęściej do banku ręcznie, co powoduje często dublowanie płatności. Wdrożenie elektronicznego obiegu proform znacząco ten proces usprawnia.
4. Wdrożenie płatności na podstawie elektronicznego obiegu dokumentów
   Nie każdy system księgowy pozwala na efektywne generowanie paczek płatności, chociażby dotyczących ww. proform, czy też w wypadku obsługi wielu banków, kont, subkont, etc. Wdrożenie specjalnych reguł na podstawie elektronicznego obiegu dokumentów może ten proces znacząco usprawnić.
5. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w chmurze można połączyć z outsourcingiem procesu przetwarzania danych – tak aby w systemie tylko je analizować i akceptować.

źródło: mddp-outsourcing.pl