Blog

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy, regulowany przez Kodeks pracy. Od 1 stycznia 2019 r. przepisy wprowadziły istotne zmiany, pozwalając na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej oraz skrócenie okresu jej przechowywania.

Dokumentacja pracownicza – forma papierowa czy elektroniczna?

Pracodawca może samodzielnie zdecydować czy dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w formie papierowej, elektronicznej, czy mieszanej. Przykładowo, akta osobowe mogą być prowadzone papierowo, a wnioski urlopowe – elektronicznie. Ważne jest jednak, aby dla każdego typu dokumentu wybrać jedną formę, np. ewidencja czasu pracy nie może być jednocześnie prowadzona w dwóch formach dla tego samego pracownika.

Zmiana formy dokumentacji

Przepisy umożliwiają pracodawcom zmianę formy prowadzenia dokumentacji w dowolnym momencie. Zmiana z papierowej na elektroniczną wymaga cyfrowego odwzorowania dokumentów, opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią. Przy zmianie z elektronicznej na papierową, konieczny jest wydruk dokumentu i jego podpisanie przez pracodawcę potwierdzając tym samym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 2019 r. okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych przed 1999 r., dokumentacja musi być przechowywana przez 50 lat. Pracodawca może skrócić ten okres dla osób zatrudnionych między 1999 a 2018 r. po złożeniu odpowiednich dokumentów do ZUS.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji – kontrola trzeźwości i praca zdalna

W 2023 r. przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej zostały rozszerzone o nowe regulacje związane z kontrolą trzeźwości oraz pracą zdalną. Dokumenty związane z tymi zagadnieniami przechowywane są w nowej części E akt osobowych.

Informowanie pracowników o zmianach

Pracodawcy mają obowiązek poinformowania pracowników o każdej zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji. Pracownik ma prawo do odebrania wcześniejszej wersji dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie.

źródło: mddp-outsourcing.pl