Blog

Wydawać by się mogło, że podróż służbowa to pojęcie i zjawisko tak „oswojone” przez przedsiębiorców, że jej organizacja i rozliczenie nie powinny przysparzać większych problemów. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie. Wielu pracowników nadal ma wątpliwości co do tego, który wyjazd może być uznany za delegację służbową i jak podczas takiej podróży mają postępować. Czas zatem zebrać wszystkie najważniejsze informacje na temat podróży służbowych i przedstawić je w skondensowanej formie.

Oddelegowanie i podróż służbowa to nie jest to samo!

Jednym z powodów, dla których kwestie związane z podróżami służbowymi mogą budzić tak wiele wątpliwości jest fakt, że w polskim prawie podatkowym nie posiada ona jednoznacznej definicji. Ogólnie o podróży służbowej mówi się wtedy, kiedy w ramach wykonywanej pracy pracownik odbywa wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stale miejsce wykonywania przez niego pracy i dzieje się tak na wyraźne polecenie pracodawcy.

Podstawą formalną jest zatem polecenie wyjazdu wystosowane przez pracodawcę. Teoretycznie powinno mieć ono pisemną formę, ale w praktyce nie jest to wymagane. Warto jednak sporządzać tego rodzaju dokumentację, gdyż pozwoli to uniknąć chaosu i problemów z rozliczaniem podróży służbowych oraz różnego rodzaju niedomówień na linii pracodawca – podwładny.

Ponieważ jednym z najważniejszych obowiązków każdego pracownika jest stosowanie się do poleceń służbowych, raczej nie ma on możliwości odmowy udania się w podróż służbową. Wyjątek stanowią tu kobiety w ciąży oraz rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia.

Oddelegowanie często mylone jest z podróżą służbową, choć ma ono całkiem odmienne skutki prawne. W przypadku oddelegowania pracodawca wydaje polecenie przeniesienia się pracownika na określony czas do miejscowości innej niż ta wskazana w umówię o pracę. Zmianę tę można wprowadzić tylko na skutek wystosowania przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i wynagrodzenia.

Podróż służbowa – które wyjazdy nie podlegają pod tę kategorię?

Błędnym jest uznawanie za podróż służbową wyjazdów, które pracownik odbywa w ramach swojej codziennej pracy na obszarze, który – zgodnie z umową – jest jego miejscem pracy. Dla przykładu przedstawiciele handlowi, obsługujący dany region, województwo czy nawet kilka województw, nie mogą za podróż służbową uznać każdorazowego wyjazdu w dowolnie wybrane miejsca, znajdujące się na obszarze określonym jako stałe miejsce wykonywania przez niego pracy.

Podróżą służbową określa się tymczasowy i incydentalny wyjazd poza stałe miejsce wykonywania pracy przez pracownika oraz poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy.

Co można w podróży służbowej?

Dłuższa podróż służbowa wiąże się oczywiście z określonymi wydatkami. Pracownik znajdujący się poza swoim stałym miejscem zamieszkania musi zapewnić sobie nocleg i wyżywienie a także nierzadko pokrywać szereg innych wydatków, których zwrotu może się po powrocie z wyjazdu domagać od pracodawcy. W związku ze zwiększonymi kosztami wyżywienia w trakcie wyjazdu, pracownikowi wypłacona powinna zostać dieta w wysokości 30 złotych za każdą pełną dobę delegacji. Nie przysługuje ona w przypadkach, gdy podróż trwała krócej niż 8 godzin, a jeśli trwała od 8 do 12 godzin, pracownikowi przysługuje jedynie połowa diety. Nie musi zostać ona wypłacona przez pracodawcę, jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie.

Pracownik ma prawo żądać zwrotu wydatków związanych z wykupieniem noclegu w hotelu bądź innym obiekcie świadczącym podobne usługi, ale warunkiem jest przedłożenie pracodawcy faktury lub rachunku wystawionego przez dany obiekt noclegowy. Jeśli takowego dokumentu nie przedstawi, pracodawca realizuje zwrot kosztów noclegu w formie ryczałtu, który ma wysokość 150% diety, czyli 45 złotych.

Również koszty związane z dojazdem podlegają rozliczeniu między pracodawcą a pracownikiem, podobnie jak opłaty za parkingi, bilety wstępu (np. na targi czy konferencje), przejazdy autostradą, wydatki na materiały szkoleniowe i inne wydatki, które są zgodne z celem wyjazdu służbowego. Pracownik musi zadbać o to, by wszystkie poniesione przez niego koszty zostały odpowiednio udokumentowane, bo jest to podstawa do tego, by pracodawca mógł mu te pieniądze zwrócić. Niekiedy pracownikowi, który ma się udać w podróż służbową, wypłacana jest zaliczka na przewidywane koszty delegacji, z której w ciągu 14 dni od powrotu musi się rozliczyć.

Czego w podróży służbowej robić się nie powinno?

Przebywając w podróży służbowej pracownik reprezentuje swojego pracodawcę, więc jego zachowanie powinno cechować się profesjonalizmem i odpowiedzialnością. Niedopuszczalne są sytuacje, w których pracownik – poprzez swoje zachowanie czy wypowiedzi – mógłby narazić na szwank wizerunek swojej firmy. Jeśli tak się stanie, podwładny będzie musiał liczyć się z poważnymi konsekwencjami.

Będąc w podróży służbowej, pracownik winien zrealizować wszystkie zadania, jakie zostały przed wyjazdem uzgodnione z pracodawcą. Nie jest to wszak czas przeznaczony na wypoczynek, ale na pracę i jako taki należy go traktować. Niedopuszczalne byłoby, gdyby pracownik porzucił swoje obowiązki na rzecz innych, niezwiązanych z pracą aktywności.

źródło: blog.symfonia.pl