Blog

Pracodawcy zatrudniający pracowników w poprzednim roku muszą dostarczyć im PIT11 do końca lutego każdego roku. Przygotowanie i wysyłka deklaracji zawierających między innymi informacje o dochodach oraz zaliczkach na podatek dochodowy to obowiązek płatnika podatku.

W jakiej formie dostarczyć PIT-11

Pracownikowi można dostarczyć PIT11 w dowolnej formie. Pracodawca może przekazać PIT11 osobiście, listownie lub elektronicznie (pocztą e-mail bądź za pośrednictwem oprogramowania kadrowo-płacowego). Przepisy ordynacji podatkowej wskazują tylko w art. 3a i 3b formę przekazania deklaracji środkami komunikacji elektronicznej do właściwych urzędów skarbowych.

Pracodawcy więc szukają informacji w indywidualnych interpretacjach podatkowych. W jednej z nich 0113-KDIPT2-3.4011.986.2020.1.MS jest wskazówka Dyrektora Krajowej Informacji Skrabowej, który uznał, że „…że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11. Podkreślić należy, że wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji itp. jest w obecnych czasach popularnym i powszechnie przyjętym sposobem wykonywania obowiązków przez pracowników czy zleceniobiorców, realizowania zleceń/poleceń/wniosków z zakresu kadr czy płac. Niejednokrotnie korzystanie z ww. platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji jest obowiązkiem pracownika określonym poprzez wewnętrzne regulacje jednostki, np. w regulaminie pracy, umowie o pracę, umowie zlecenia, zarządzeniu, itp.”

Wysyłając PIT-11 e-mailem w pliku PDF należy pamiętać, by plik był zapisany w formie nieedytowalnej. Bardzo ważną kwestią jest zablokowanie pliku przed otwarciem postronnych osób za pomocą hasła znanego jedynie odbiorcy. Można także wysłać wiadomość podpisaną elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

Trzeba pamiętać, że o ile przepisy nie wymagają potwierdzenia odbioru dostarczenia formularza PIT11, to dobrą praktyką będzie wysłanie wersji papierowej listem poleconym z potwierdzeniem odbioru – w przypadku tradycyjnej poczty bądź z żądaniem potwierdzenia odbioru w wiadomości e-mail czy też opublikowania na portalu pracownika

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD napisał, „…zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że przesyłanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 – według ustalonego wzoru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zaznaczyć jednak należy, że wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje….”

Na podstawie informacji zawartych w PIT-11 osoby fizyczne rozliczają swoje podatkowe zeznania roczne na formularzach PIT-37 bądź PIT-36. W przypadku dochodów z więcej niż jednego źródła, pracownik otrzymuje PIT-11 od każdego pracodawcy.

PIT-11: Obowiązki pracodawcy

Trzeba pamiętać, że terminowe dostarczenie PIT-11 pracownikom to ustawowy obowiązek pracodawcy. Niedostarczenie dokumentu lub dostarczenie po terminie może wiązać się z karami finansowymi, dlatego lepiej odpowiednio wcześniej przygotować swój dział kadrowy do procesu zamknięcia roku podatkowego i wybrać odpowiednią formę przekazania formularzy (zwłaszcza, jeżeli firma zatrudnia większą liczbę pracowników). Przygotowanie wersji papierowych deklaracji i ich rozesłanie jest procesem bardzo pracochłonnym. Warto rozważyć wprowadzenie usprawnień takich jak np. wysyłka mailem, czy udostępnienie na portalu pracowniczym.

PIT-11: Jakich błędów unikać?

Warto także pamiętać o odpowiedniej identyfikacji podatnika. Jednym z najczęstszych błędów przy wypełnianiu PIT-11 jest właśnie nieprawidłowe oznaczanie identyfikacji podatkowej. Przypomnijmy, że mamy do wyboru wpisanie numeru NIP bądź PESEL. NIP będzie odpowiedni dla podatników, którzy prowadzą działalność gospodarczą lub są zarejestrowanymi podatnikami VAT. Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej posługują się w rozliczeniach z fiskusem numerem PESEL.

Innym popularnym błędem przy wypełnianiu PIT-11 jest nieprawidłowe określenie urzędu skarbowego podatnika. Pamiętajmy, że obowiązuje zasada, iż w PIT-11 wpisujemy urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika (a nie ze względu na adres, w którym jest zameldowany).

źródło: blog.symfonia.pl