Blog

Wprowadzenie obowiązku zawierania NIP-u nabywcy na paragonach dokumentujących sprzedaż na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą przyczyniło się do powstania wielu pytań i wątpliwości zarówno ze strony sprzedawców, jak i nabywców. Jednym z problemów, z jakimi spotkają się przedsiębiorcy, jest trudność w uzyskaniu faktury do kwoty 450 zł. Część sprzedawców, powołując się na zapisy zawarte w ustawie o VAT w odniesieniu do zakupów o niskiej wartości, a więc nieprzekraczających kwoty 450 zł, wystawia jedynie paragon z NIP-em nabywcy będący fakturą uproszczoną. Czy paragon z NIP-em będący fakturą uproszczoną w świetle ustawy o VAT może stanowić podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów w 2026 roku?

Faktura uproszczona w ustawie o VAT w 2026 roku

W ustawie o VAT zapisy dotyczące faktury uproszczonej pojawiły się już w 2014 roku. Jest ona jednym z rodzajów faktur VAT, zawiera jednak mniej danych niż ma to miejsce w przypadku standardowej faktury VAT. Jedyne wymagane dane nabywcy, które muszą znaleźć się na fakturze uproszczonej, to jego NIP. Oznacza to, że nazwa firmy i adres nabywcy nie są niezbędnymi jej elementami. Paragon z NIP-em nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro brutto zawiera wszystkie niezbędne dane do uznania go za fakturę uproszczoną.

Do elementów, które powinny zostać zawarte na fakturze uproszczonej w 2026 roku, zaliczamy:

-daty wystawienia faktury i sprzedaży,
-kolejny numer faktury,
-dane sprzedawcy, w tym jego NIP,
-NIP nabywcy,
-nazwę towaru lub usługi,
-kwotę ewentualnego rabatu,
-kwotę należności ogółem,
-informacje pozwalające określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku.

Paragon z NIP-em nabywcy a prawo do odliczenia VAT w 2026 roku

Wraz z początkiem 2020 roku weszły rewolucyjne zmiany w ustawie o VAT, na podstawie których sprzedawca będący podatnikiem VAT może wystawić fakturę VAT do paragonu dla innego podatnika VAT wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy.

Paragon z NIP-em w 2026 roku a rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR
Paragon z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł jest fakturą uproszczoną, nie ma więc przeciwwskazań do odliczenia na tej podstawie podatku VAT od dokonanych zakupów. Jednak rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zezwala na ewidencjonowanie tylko szczególnych rodzajów kosztów za pomocą paragonów (materiały biurowe i środki czystości). Z tym stanowiskiem zgadzały się także organy podatkowe. To jedna z przyczyn niskiej popularności faktur uproszczonych w poprzednich latach, dokumenty te dotychczas były rzadko stosowanym rozwiązaniem przez przedsiębiorców.

Po zmianie przepisów, które weszły w życie z 1 stycznia 2020 roku, sprzedawcy coraz chętniej posługują się fakturami uproszczonymi. W związku z tym wielu przedsiębiorców napotkało trudność w uzyskaniu standardowej faktury VAT w przypadku, gdy wartość zakupów nie przekraczała 450 zł.

Wątpliwości związane z fakturami uproszczonymi zostały wyjaśnione w komunikatach Ministra Finansów.

Minister Finansów w wyjaśnieniach potwierdził, że paragon z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji dla nabywcy, który nie musi dodatkowo występować w 2026 roku o standardową fakturę VAT. W związku z tym, zgodnie z aktualnie przyjętą praktyką, faktura uproszczona stanowi podstawę do odliczenia VAT od zakupów i zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Krajowy System e-Faktur a paragon z NIP-em

W związku z obligatoryjnym wejściem w życie Krajowego System e-Faktur od 1 lutego 2026 r. dla największych firm oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, w okresie przejściowym czyli od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r., nadal będzie można wystawiać paragony z NIP-em uznawane za faktury uproszczone w formie elektronicznej lub papierowej. Takie dokumenty nie będą musiały trafiać do KSeF. Natomiast od 1 stycznia 2027 roku faktury uproszczone będą mogły być wystawiane tylko i wyłącznie w postaci e-faktur.

Źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl