Blog

Kiedy warto wybrać program księgowy w chmurze?
Biura rachunkowe coraz częściej decydują się na przeniesienie księgowości do chmury, upatrując w tym szansy na przyspieszenie procesów, ograniczenie kosztów oraz rozszerzenie zakresu oferowanych usług. To jednak tylko część korzyści wynikających z takiej zmiany. Jakie są różnice między tradycyjnym oprogramowaniem księgowym a programem do księgowości w chmurze? O czym pamiętać, decydując się na zmianę systemu? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym artykule.
Coraz więcej biur rachunkowych prowadzi księgowość w chmurze
Konkurencja w branży usług księgowych stale rośnie. Aby utrzymać dotychczasowych klientów i pozyskać nowych, biura rachunkowe tną koszty i coraz chętniej automatyzują swoje procesy. Tu z pomocą przychodzą programy księgowe w chmurze, czyli aplikacje dostępne online, które nie wymagają instalacji na komputerze użytkownika. Kiedyś tego typu rozwiązania stanowiły nowinkę technologiczną – dziś są już niemal standardem. Doświadczenie w obsłudze tego typu rozwiązań ma blisko 2/3 księgowych przebadanych przez Symfonię.
Czy kiedykolwiek pracowałeś/łaś w chmurze, mając pełny dostęp do narzędzi księgowych przez Internet?
Program księgowy w chmurze czy instalowany lokalnie – na które rozwiązanie się zdecydować?
W biurach rachunkowych program księgowy to podstawowe narzędzie pracy. Właśnie dlatego podczas wyboru takiego rozwiązania nie warto zdawać się na przypadek. By uniknąć nietrafionej inwestycji, przed podjęciem ostatecznej decyzji, dobrze jest poznać specyfikę działania poszczególnych rodzajów oprogramowania oraz porównać ich wady i zalety.
Jak działa oprogramowanie księgowe w chmurze?
Oprogramowanie do księgowości w chmurze to aplikacja, do której użytkownik może się zalogować za pomocą przeglądarki. Ponieważ wszystkie dane są przechowywane online, pracownicy biura mogą je przeglądać o każdej porze, z dowolnego miejsca i urządzenia – nie tylko komputera, ale i smartfona czy tabletu. Aby zacząć korzystać z programu, wystarczy wykupić subskrypcję, zarejestrować konto oraz odpowiednio je skonfigurować, wprowadzając dane dotyczące biura rachunkowego oraz jego klientów.
Program księgowy w chmurze to dobre rozwiązania dla tych biur rachunkowych, które chcą ograniczyć koszty wynikające z utrzymania i administracji systemu. Za wszystkie kwestie związane z dostępnością oprogramowania oraz jego aktualizacją odpowiada bowiem dostawca. Użytkownik nie ponosi zatem dodatkowych opłat związanych np. zakupem komputera, na którym zainstalowany zostanie system wraz z bazą danych. Nie musi również samodzielnie przeprowadzać aktualizacji, wynikających z konieczności dostosowania systemu do zmieniających się przepisów. Te są bowiem przeprowadzane automatycznie, dlatego program zawsze działa zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Tradycyjne oprogramowanie księgowe – kiedy okaże się lepszą opcją?
Tradycyjne oprogramowanie do księgowości wymaga instalacji na lokalnym serwerze, czyli obiekcie fizycznym. To łatwe w użyciu rozwiązanie, które wykorzystuje się od wielu lat. Właścicielem oprogramowania jest w tym przypadku sam użytkownik – wszelkie aktualizacje leżą więc po jego stronie. Główną zaletą takiego rozwiązania jest dostęp do danych także offline, a zatem bez potrzeby korzystania z Internetu. Użytkownik ma również pełną kontrolę nad infrastrukturą IT i może decydować, kiedy i jakie aktualizacje zostaną wdrożone. Dziś z tego typu programów księgowych korzystają głównie biura, których pracownicy wykonują swoje obowiązki stacjonarnie, za pomocą komputerów podłączonych do tej samej sieci wewnętrznej.
Tradycyjny program księgowy a program do księgowości w chmurze – najważniejsze różnice
Różnice między programem księgowym w chmurze a systemem instalowanym lokalnie nie sprowadzają się tylko do kwestii technologicznych. Takie rozwiązania często charakteryzują się także odmienną funkcjonalnością czy innymi kosztami eksploatacji. Właśnie dlatego podczas wyboru oprogramowania dla biura rachunkowego dobrze jest bardzo dokładnie przeanalizować te różnice. Które aspekty warto wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności?
Dostęp do danych
W przypadku tradycyjnego oprogramowania dla biur rachunkowych, wszystkie pliki zapisywane są w lokalnej bazie danych. Dostęp do nich będą mieć zatem wyłącznie osoby korzystające z komputera, na którym zainstalowany jest program lub te, podłączone do firmowej sieci. Zaletą takiego rozwiązania jest możliwość pracy na dokumentach bez konieczności połączenia z Internetem. Ogranicza to jednak mobilność pracowników oraz utrudnia współpracę. Tymczasem coraz więcej biur rachunkowych wprowadza hybrydowe modele pracy. Aby księgowi mogli prawidłowo wykonywać swoje obowiązki, potrzebują stałego dostępu do dokumentów. Właśnie dlatego program księgowy w chmurze okaże się lepszym rozwiązaniem w przypadku tych biur rachunkowych, których pracownicy często pracują zdalnie.
Dostępne funkcjonalności
Tradycyjne programy księgowe często różnią się od swoich chmurowych odpowiedników także zakresem oferowanych funkcjonalności. W tych drugich nierzadko można znaleźć dodatkowe moduły, które usprawniają obieg dokumentów czy komunikację z klientami. Dobrym tego przykładem jest program do księgowości Symfonia eBiuro.
Księgowość w chmurze – czy warto?
Elastyczne modele cenowe, szeroki zakres funkcji i możliwość pracy z dowolnego miejsca sprawiają, że programy księgowe w chmurze bardzo dobrze odpowiadają na potrzeby nowoczesnych biur rachunkowych. Dzięki nim księgowi zyskują większą mobilność oraz mogą przyspieszyć obsługę wielu procesów, które do tej pory zajmowały im mnóstwo czasu. Wybór dostępnych na rynku rozwiązań stale się poszerza, dlatego każde biuro rachunkowe – niezależnie od potrzeb i budżetu, jakim dysponuje, może z łatwością znaleźć oprogramowanie wpisujące się w jego potrzeby.
źródło: symfonia.pl