Blog

W każdej rozwijającej się firmie nadchodzi moment, w którym dotychczasowe procesy związane z obiegiem papierowym przestają być wydolne. Pojawiające się problemy zaczynają bezpośrednio uderzać w efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Bariery, które do tej pory wydawały się niedostrzegalne, stają się przyczyną utraconych możliwości biznesowych i realnych strat finansowych, a czas poświęcony na ręczną obsługę pism staje się obciążeniem dla całego zespołu. Rozwiązaniem tych wyzwań jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD). To nowoczesny system informatyczny służący do kompleksowego zarządzania dokumentacją wewnątrz organizacji w formie cyfrowej. System EOD obejmuje procesy tworzenia, rejestrowania, archiwizacji oraz sprawnego przepływu dokumentów między pracownikami i działami, skutecznie eliminując konieczność korzystania z tradycyjnych nośników papierowych. Poniżej przedstawiamy kluczowe aspekty codziennej pracy, na które należy zwrócić uwagę, analizując opłacalność wdrożenia EOD w Twojej firmie. 

Zarządzanie dokumentami z KSeF

Jednym z bezpośrednich pretekstów do rozważenia zakupu elektronicznego obiegu dokumentów jest konieczność sprawnego zarządzania fakturami z KSeF. Przed wejściem w życie obowiązku przesyłania faktur do systemu ministerialnego, dokumenty trafiały do firmy z wielu rozproszonych źródeł. Ostatecznie przejmowała je księgowość lub właściciel firmy, który osobiście pilnował ich prawidłowego opisu oraz terminowości płatności.

Po wprowadzeniu KSeF sytuacja ta uległa radykalnej zmianie, teraz wszystkie faktury ustrukturyzowane trafiają w jedno, centralne miejsce, z którego muszą zostać rozdystrybuowane dalej. W małych zespołach, gdzie liczba dokumentów jest niewielka, a procesy zatwierdzania płatności czy akceptacji kosztów są uproszczone, dodatkowe narzędzie może nie być niezbędne. Jednak w momencie, gdy proces ten zaczyna angażować coraz więcej czasu lub wymaga wielostopniowej weryfikacji, należy przyjrzeć mu się bliżej i rozważyć automatyzację.

Niewydolność procesu akceptacji, kiedy potrzebny jest workflow?

Jeśli dokument w firmie, zanim trafi do archiwum lub zostanie zaksięgowany, wymaga opisu przez więcej niż jedną osobę, jest to właściwy moment, aby zastanowić się nad wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów. Co warto sprawdzić pod tym kątem?

1. Ile czasu pracownicy poświęcają na fizyczne przekazywanie sobie dokumentów?
2. Czy z powodu skomplikowanej ścieżki akceptacji pojawiają się opóźnienia w płatnościach?
3. Czy ze względu na niedotrzymane terminy płatności firma traci rabaty lub musi godzić się na gorsze warunki handlowe?
4. Czy brak pojawienia się dokumentu na danym etapie wstrzymuje lub opóźnia pracę poszczególnych działów?
5. Czy firma posiada kilka ścieżek akceptacji i czy wynikają z tego nieporozumienia?
6. Czy pojawiają się faktury zawierające dane wrażliwe, których wyciek mógłby negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa?

Utrudniony dostęp do danych finansowych z faktur

Jeżeli w firmie funkcjonuje kilka działów lub pracuje wiele osób potrzebujących stałego dostępu do informacji finansowych, jest to sygnał, że nadszedł czas na wdrożenie narzędzia porządkującego pracę z dokumentacją. Taka zmiana przynosi dodatkową wartość w postaci możliwości generowania raportów w czasie rzeczywistym w oparciu o aktualne dane.

Uciążliwe szukanie dokumentów – problemy z archiwizacją

Archiwizacja dokumentów od zawsze stanowiła wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Wynika to przede wszystkim z ogromnej przestrzeni potrzebnej na ich przechowywanie. Z upływem czasu liczba segregatorów nieustannie rośnie, a dokumentacja, która kiedyś mieściła się na jednej półce, zaczyna zajmować całe regały lub wymaga osobnego pomieszczenia archiwalnego. Niewielkim problemem jest sytuacja, gdy rzadko zaglądamy do starych pism. Gorzej, gdy musimy na bieżąco weryfikować faktury z wcześniejszymi umowami lub załączać do nich protokoły i dokumenty finansowe. Co warto sprawdzić w tym obszarze?

1. Jak duże jest obecne archiwum i w jakim tempie się rozbudowuje?
2. Jak często pracownicy muszą wracać do danych archiwalnych, aby na przykład zweryfikować prawidłowość wystawionych faktur na podstawie umów?
3. Jaka jest ilość dokumentów ściśle ze sobą powiązanych, takich jak faktury z umowami czy protokoły z dokumentacją finansową?
4. Czy w firmie tworzone są kopie dokumentów skutkujące ich podwójną archiwizacją?

Praca zdalna i pracownicy terenowi

Gdy osoby zaangażowane w procesy dokumentowe mają mieć możliwość pracy zdalnej, konieczne jest stworzenie im odpowiednich warunków technicznych. Często firmy decydują się w tym celu na zakup lub wynajem serwera i łączenie się przez VPN z dowolnego miejsca. Jest to rozwiązanie skuteczne zwłaszcza wtedy, gdy potrzebny jest dostęp do rozbudowanych zasobów organizacji. Jednak w sytuacji, gdy kluczowy jest wyłącznie wgląd w dokumentację, system zapewniający elektroniczny obieg dokumentów jest w pełni wystarczający i znacznie bardziej efektywny.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pracowników terenowych dostarczających dokumentację do biura. W takim scenariuszu system EOD wykazuje się znacznie większą wygodą i funkcjonalnością, szczególnie gdy oferuje dedykowaną aplikację mobilną. Dzięki niej dokumenty stają się natychmiast dostępne dla wszystkich uczestników procesu, bez konieczności czekania na moment, w którym pracownik zyska dostęp do komputera. Co warto sprawdzić w tym obszarze?

1. Czy firma realnie potrzebuje zapewnienia możliwości pracy zdalnej?
2. Do jakich zasobów muszą mieć dostęp osoby wykonujące zadania poza siedzibą firmy?
3. Jakiego rodzaju dokumenty są najczęściej dostarczane przez pracowników terenowych?
4. Jaki jest faktyczny czas dostarczania dokumentacji przez pracowników pracujących poza biurem i czy szybkość tego procesu wpływa na pracę pozostałych osób oraz płynność firmy?

Podsumowanie: Czy Twoja firma jest gotowa na cyfrową transformację?

Podsumowując powyższą analizę, decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) nie powinna być podyktowana jedynie modą na cyfryzację, ale realną potrzebą optymalizacji biznesu. W dobie obowiązkowego KSeF i rosnących kosztów pracy, system ten przestaje być luksusem dla największych korporacji, a staje się niezbędnym narzędziem przetrwania dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Gdy Twoje testy wykazały, że dokumenty „leżakują” na biurkach, dane są przepisywane wielokrotnie do różnych arkuszy, a dostęp do archiwalnych umów zajmuje więcej niż kilka minut, to sygnał, że Twoja firma traci potencjał wzrostu. Warto zacząć od najbardziej bolesnego obszaru i stopniowo rozszerzać system wraz z rozwojem organizacji. Cyfryzacja obiegu dokumentów to fundament, na którym buduje się nowoczesną, zwinną i odporną na kryzysy firmę.

źródło: best-it.pl