Blog

Wybór biura rachunkowego jest ważnym aspektem prowadzenia biznesu, ale czasami pojawia się potrzeba dokonania zmiany. Przede wszystkim warto zadać sobie pytanie – dlaczego zastanawiasz się nad innym biurem? Co Ci nie odpowiada w obecnym i czego oczekujesz po nowej współpracy? Aby dowiedzieć się, jak efektywnie dokonać tej zmiany, zapraszamy do zapoznania się artykułem.

Przejście do innego biura rachunkowego – kroki do podjęcia

Zanim rozpoczniesz współpracę z nowym biurem rachunkowym, upewnij się, że twoje poprzednie biuro zakończyło wszelkie niezbędne formalności. Kluczowe jest, aby dotychczasowe biuro rachunkowe zamknęło bieżący okres rozliczeniowy i złożyło wymagane deklaracje do ZUS oraz Urzędu Skarbowego.

Niekiedy zdarza się, że musisz zmienić biuro w trakcie roku podatkowego, jest to oczywiście możliwe, w tym celu dla zachowania ciągłości, Biuro Rachunkowe z którym kończysz współpracę jest zobowiązane wydać odpowiednie dokumenty- są to wydruki i podsumowania wraz z dokumentami źródłowymi (faktury itp.)

Dobre biuro rachunkoweposiada odpowiednie narzędzia do ich egzekwowania, są to listy kontrolne, harmonogram przekazania wymaganych dokumentów, to pozwala w prosty sposób przejść do naszego biura i zminimalizować poświęcony na to czas i zapewnić poprawność księgowań które zaprowadzi już nowe biuro.

Ważne jest również, aby uregulować wszelkie zobowiązania wobec poprzedniego biura rachunkowego. Często słyszymy historie o klientach, którzy przechodzą do nowego biura, ale napotykają problemy z otrzymaniem swoich dokumentów od poprzedniej księgowej. Często przyczyną takiej sytuacji jest zaniedbanie uregulowania należności lub nieprzestrzeganie warunków umowy o prowadzenie usług księgowych, co może skutkować dodatkowymi opłatami lub zatrzymaniem dokumentacji, co powiedzmy sobie szczerze nie jest do końca zgodne z literą prawa, a jednak wiele biur rachunkowych stosuje ten proceder.

Kiedy warto rozważyć zmianę biura rachunkowego?

Idealny moment na zmianę biura rachunkowego przypada na zakończenie roku podatkowego. Taka decyzja pozwala na płynne przejście, gdzie dotychczasowa firma księgowa finalizuje sprawy za stary rok, a nowe biuro podejmuje się obowiązków na nadchodzący rok.

Chociaż przekazanie swojej dokumentacji księgowej nowemu biuru może wydawać się łatwe, warto pamiętać, że jako podatnik nadal ponosisz odpowiedzialność podatkową. Biuro rachunkowe nie jest odpowiedzialne za ewentualne zaległości podatkowe ani za nieprawidłowości w rozliczeniach. Dlatego kluczowe jest dokładne sprawdzenie i wybór renomowanego biura rachunkowego na początek nowej współpracy.

2 Jak dokładnie ocenić biuro rachunkowe przed rozpoczęciem współpracy?

Zanim podejmiesz decyzję o wyborze biura rachunkowego, warto przeanalizować kilka kluczowych kwestii. Przede wszystkim sprawdź, jak długo dana firma funkcjonuje w branży i jakie posiada doświadczenie, zwłaszcza w obszarze interesującej Cię formy prawnej – na przykład spółek z o.o. Interesujące mogą być też informacje o branżach, które biuro głównie obsługuje, by upewnić się, że zna specyfikę Twojej działalności.

Podczas pierwszej konsultacji warto zapytać, ilu klientów biuro aktualnie obsługuje i jakie doświadczenie ma dany księgowy lub cały zespół. Współczesna era cyfrowa pozwala również na szybki przegląd opinii klientów w sieci – warto zajrzeć na Google, Facebooka czy inne platformy społecznościowe.

Kolejnym aspektem jest struktura i ciągłe doskonalenie zespołu. Dowiedz się, ilu specjalistów pracuje w biurze i jak regularnie uczestniczą w szkoleniach, biorąc pod uwagę dynamiczne zmiany w przepisach.

Zaufanie jest kluczem, ale równie ważne jest bezpieczeństwo. Choć wiele biur podkreśla posiadanie obowiązkowych ubezpieczeń, często ograniczają się one do minimalnych sum gwarancyjnych, np. 10 tys. Euro. Nie zapominaj sprawdzić, czy biuro posiada odpowiednie ubezpieczenie, które obejmuje kompleksową obsługę księgową, w tym prowadzenie książki przychodów i rozchodów oraz obsługę kadrową. Znajomość wysokości ubezpieczenia może dać Ci dodatkowe poczucie bezpieczeństwa przy zawieraniu umowy o współpracy.

Procedura zgłaszania nowego biura rachunkowego

Po decyzji o współpracy z nowym biurem, nie zapomnij o formalnościach. Aktualizacja danych w CEIDG lub w urzędzie skarbowym (w zależności od formy prawnej twojego podmiotu) jest niezbędna – zamiast danych poprzedniego biura, wprowadź informacje o nowo wybranym podmiocie.

Szczegóły takie jak: pełnomocnictwa UPL-1 i ZUS -PEL, forma dostarczania dokumentów księgowych, ogólne zasady komunikacji z biurem, możliwości spotkań osobistych bądź rozmów telefonicznych, ustalenie które usługi są w standardowej ofercie biura, a które są dodatkowo płatne- warto ustalić na początku współpracy, a może już na etapie wyboru nowego biura rachunkowego.

źródło: ksiegowatwojepodatki.pl