Blog

Obliczanie i odprowadzanie wpłat PPK za pracowników to nowy obowiązek pracodawców wprowadzony w 2019 roku dla dużych firm. W 2020 i 2021 objęte zostają nim też mniejsze firmy oraz jednostki sektora finansów publicznych. Pracodawcy w celu obniżenia kosztów prowadzenia programu i sprawniejszego zarządzania nim wspomagają się rozwiązaniami informatycznymi.

PPK w każdej firmie?

Pracownicze Plany Kapitałowe to nowa forma oszczędzania dostępna dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie objętych obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalno-rentowym. Program prowadzony jest przez pracodawców zobowiązanych do zawarcia umowy z wybraną instytucją finansową i następnie odprowadzania comiesięcznych wpłat za pracowników, którzy przystąpili do programu, oraz regularnego raportowania do instytucji finansowej. W 2019 roku do programu dołączyły firmy zatrudniające 250 osób i więcej, w kolejnych kohortach przewidziane są przedsiębiorstwa zatrudniające od 20 do 49 osób oraz od 50 do 249 osób (druga połowa 2020 roku) i mniejsze firmy oraz instytucje budżetowe (w 2021 roku). 

Nowe obowiązki pracodawcy

Na pracodawcę w związku z PPK został nałożony szereg nowych obowiązków, z których każda firma musi się wywiązać pod groźbą kary w wysokości od 1 tysiąca do 1 miliona złotych, a w szczególnych przypadkach kara może wynieść 1,5% wartości funduszu wynagrodzeń. Obowiązki te obejmują:

• zawarcie umów: o zarządzanie PPK z instytucją finansową wybraną w porozumieniu z zakładową organizacją związkową oraz o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych;
• przekazywanie pracownikom oraz wybranej instytucji finansowej informacji związanych z utworzonym PPK;
• obliczanie i terminowe przekazywanie do instytucji finansowej wpłat za pracowników;
• gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej PPK.

• W realizacji większości nowych obowiązków pracodawcę mogą wspierać systemy informatyczne, w szczególności oprogramowanie kadrowo-płacowe, w którym wyliczane są pensje.

  Comiesięczne raportowanie

  Comiesięczne raportowanie danych pracowników do instytucji finansowej polega na przekazywaniu szeregu informacji:

  • kompletu wymaganych danych osób przystępujących do PPK oraz aktualizacje danych osób, które przystąpiły wcześniej;
  • informacji o rezygnacji z uczestnictwa w programie osób zgłoszonych wcześniej;
  • wartościach naliczonych wpłat w części za pracownika i za pracodawcę.

  Dodatkowo instytucja finansowa może przekazywać informacje zwrotne dotyczące uczestników programu, które wymagają wprowadzenia do programu kadrowo-płacowego w celu dalszego przetwarzania. Osoby zarządzające PPK mogą wykonać te operacje przy różnego rodzaju wsparciu ze strony aplikacji komputerowych:

  1. Ręcznie – na przykład wprowadzając dane bezpośrednio w systemie (np. w witrynie internetowej) instytucji finansowej, przepisując je lub kopiując pole po polu z programu płacowego lub dokumentów papierowych.
  2. Przez pliki XML – generując pliki w programie płacowym lub poza nim korzystając z zewnętrznego narzędzia i następnie wczytując je do systemu instytucji finansowej oraz pobierając pliki zwrotne i wczytując je do programu kadrowo-płacowego.
  3. Przez interfejs API – w tym przypadku odpowiednia funkcja systemu po wcześniejszej konfiguracji automatycznie wysyła i odbiera wszystkie niezbędne do przekazania informacje.

  Spośród wymienionych metod za najwygodniejszą dla użytkowników, najszybszą i najbezpieczniejszą eksperci zgodnie uważają ostatnią metodę – czyli interfejs API.

• Co to jest API?

  API (Application Programming Interface – ang. Interfejs Programowania Aplikacji) to ogólna nazwa przyjmowana do opisania metody połączenia pomiędzy dwoma różnymi systemami. Choć bywa skomplikowana w warstwie technologicznej i podczas projektowania, użytkownikowi umożliwia najwygodniejsze korzystanie z opcji wymiany danych pomiędzy systemami, często nawet w czasie rzeczywistym. W przypadku integracji z instytucją finansową przez API:

  • nie trzeba ani przepisywać danych, ani tworzyć/wysyłać/wczytywać plików; wymiana wszystkich istotnych danych polega na wybraniu przycisku;
  • dzięki stosowanym standardom konfiguracja API jest bardzo prosta i najczęściej nie wymaga pomocy informatyka – wystarczy wybrać odpowiednią instytucję finansową z listy i postępować zgodnie z krótką instrukcją;
  • pracę można zacząć od zawarcia niezbędnych umów z instytucją finansową bezpośrednio z programu – elektronicznie, szybko i bezpiecznie;
  • wszystkie dane przesyłane są w bezpieczny, szyfrowany sposób;
  • nie ma ryzyka, że zapomnieliśmy przesłać jakieś informacje, pomyliliśmy plik do wczytania albo zrobiliśmy literówkę przy przepisywaniu danych.

  PPK i PPK API w programie Sage Symfonia Kadry i Płace

  Dodatek PPK API dla programu Sage Symfonia Kadry i Płace daje nowe możliwości związane z wygodniejszą, bezpieczniejszą i mniej czasochłonną obsługą PPK. Okno „Zarządzanie PPK” pozwala przeglądać dane pracowników pod kątem PPK, wyszukiwać osoby do zgłoszenia lub wyrejestrowania, sprawdzać wartości wyliczonych wpłat i komunikować się z instytucją finansową. W zależności od wybranej instytucji finansowej (więcej informacji) umożliwia wymianę danych bądź przez API (wraz z możliwością zawarcia umowy online), bądź przez pliki XML. Z dołączonego filmu dowiesz się więcej o tym, w jaki sposób możesz wygodnie prowadzić PPK, korzystając z API.

            źródło: sage.com