Blog

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w polskich rozliczeniach podatkowych. Choć docelowo KSeF ma objąć wszystkich przedsiębiorców, to jednak nie każdy dokument musi do niego trafiać. Przepisy przewidują bowiem wyłączenia ustawowe oraz okresy przejściowe. W tym poradniku wyjaśniamy, jakich faktur nie należy wysyłać do KSeF oraz kiedy możesz korzystać z dotychczasowych zasad fakturowania.

Kiedy nie trzeba korzystać z KSeF? Podstawowe wyłączenia

Co do zasady faktury wystawianie przez podatników posiadających polski NIP powinny być przesyłane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Ustawodawca w art. 106ga ustawy o VAT przewidział jednak zamknięty katalog sytuacji, w których obowiązek ten jest wyłączony. Dotyczy to przede wszystkim specyfiki nabywcy lub statusu sprzedawcy.

Faktury na rzecz konsumentów (B2C)

To najważniejsze wyłączenie, o którym powinien pamiętać każdy przedsiębiorca. Faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie wysyłamy do KSeF. Takie dokumenty w dalszym ciągu wystawiamy w dotychczasowej formie (np. jak plik PDF lub dokument papierowy) i przekazujemy klientowi bezpośrednio.

Ważne: Choć system technicznie może przyjąć fakturę z pustym polem NIP, w przypadku transakcji B2C jest to działanie nieprawidłowe. Faktura konsumencka powinna pozostać poza systemem ministerialnym.

Podmioty zagraniczne i procedury OSS

Z obowiązku KSeF zwolnieni są podatnicy, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Jeżeli zagraniczna firma jest zarejestrowana do VAT w Polsce, ale transakcję obsługuje z zagranicy – nie musi korzystać z KSeF.

Ponadto, do systemu nie trafiają faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurach szczególnych, takich jak OSS (One Stop Shop) czy IOSS. Wynika to z obowiązywania regulacji unijnych, które pozostają niezależne od polskiego systemu e-fakturowania.

Dokumenty „technicznie” wyłączone z KSeF (bilety)

Istnieje także grupa dokumentów, które w świetle przepisów są uznawane za faktury, ale ich specyficzna forma uniemożliwia przetworzenie przez ustrukturyzowany wzorzec logiczny KSeF. Ministerstwo Finansów w drodze rozporządzenia wyłączyło je z obowiązku przesyłania do systemu.

Do tej grupy należą przede wszystkim:

• Bilety jednorazowe za przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km (np. kolejowe, autobusowe, promowe), o ile zawierają wymagane dane (m.in. kwotę podatku).
• Dokumenty za przejazd autostradą płatną (paragony), jeżeli zawierają numer NIP nabywcy.
• Bilety lotnicze, które spełniają definicję faktury.

W przypadku tych dokumentów księgowanie odbywa się na dotychczasowych zasadach – dokument papierowy lub elektroniczny (PDF) jest pełnoprawną podstawą do odliczenia VAT.

Noty korygujące

Do tej pory, jeśli sprzedawca pomylił się w danych mniejszej wagi (np. literówka w nazwie firmy), nabywca mógł wystawić notę korygującą. W KSeF jest to niemożliwe. System wymusza, aby każda zmiana w pierwotnym dokumencie odbywała się poprzez fakturę korygującą wystawioną przez sprzedawcę. Jeśli więc otrzymasz fakturę ustrukturyzowaną z błędem, musisz zwrócić się do wystawcy o korektę dokumentu.

Duplikaty faktur

Zgodnie z nowymi przepisami, do faktur ustrukturyzowanych nie stosuje się też art. 106l ustawy o VAT dotyczącego duplikatów. Dlaczego? Ponieważ w systemie KSeF pojęcie „zagubienia” lub „zniszczenia” faktury nie istnieje. Oryginał faktury jest bezpiecznie przechowywany w chmurze Ministerstwa Finansów przez 10 lat. Jeśli potrzebujesz kolejnego egzemplarza, po prostu pobierasz go ponownie z systemu (jako plik XML lub wizualizację PDF).

Usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT

Szczególną grupą wyłączeń są usługi finansowe zwolnione na mocy art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 z podatku VAT. Zgodnie z przepisami, faktury dokumentujące te czynności są wyłączone z obowiązku przesyłania do KSeF.

Do tej kategorii należą m.in.:

• usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne,
• udzielanie kredytów i pożyczek,
• usługi w zakresie poręczeń, gwarancji i zabezpieczeń finansowych,
• prowadzenie rachunków i depozytów pieniężnych,
• transakcje dotyczące walut i banknotów.

Ważne: Wykluczenie to ma charakter przedmiotowy (dotyczy rodzaju usługi), a nie podmiotowy (dotyczy firmy). Oznacza to, że jeśli bank (podmiot finansowy) sprzeda samochód poleasingowy lub wynajmie powierzchnię biurową (czynność opodatkowana VAT), to fakturę za tę transakcję musi wystawić w KSeF. Natomiast faktura za odsetki od kredytu czy opłatę za prowadzenie konta pozostaje poza systemem.

Co z fakturami od rolników (VAT RR)?

W przypadku faktur VAT RR, dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych, system KSeF wprowadza nowe możliwości, ale z pewnym opóźnieniem. Do niedawna (do połowy 2024 r.) KSeF w ogóle nie obsługiwał tych dokumentów. Obecnie, w stanie prawnym na rok 2026, możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF istnieje (lub zostanie w pełni uruchomiona od 1 kwietnia 2026 r. – w zależności od statusu podatnika), jednak wymaga to zgody rolnika (złożenia oświadczenia). Jeśli rolnik nie korzysta z KSeF, faktura VAT RR wystawiana jest na starych zasadach.

Faktury w zamówieniach publicznych (PEF) a KSeF

Warto pamiętać, że w Polsce funkcjonują dwa niezależne systemy e-fakturowania. Obok KSeF istnieje Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), przeznaczona do obsługi zamówień publicznych. Są to systemy odrębne. Jeżeli wykonawca realizuje zamówienie publiczne i korzysta z PEF (zgodnie z ustawą o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych), nie musi dublować tej czynności w KSeF. Ustawodawca przewidział jednak mechanizmy, które docelowo mają integrować przesył danych, aby uniknąć podwójnej pracy, ale co do zasady – PEF rządzi się swoimi prawami.

Załączniki do faktur – dlaczego nie trafiają do KSeF?

Krajowy System e-Faktur to baza danych ustrukturyzowanych, a nie repozytorium plików. Faktura w KSeF to plik XML zawierający informacje o transakcji. System nie daje technicznej możliwości „podpięcia” załącznika do faktury KSeF, dlatego do systemu nie wysyłamy również :

• skanu protokołu odbioru prac,
• szczegółowej specyfikacji technicznej w PDF,
• rozliczenia godzinowego (timesheet),
• dokumentacji fotograficznej.

W polu „Dodatkowy Opis” w fakturze KSeF można jedynie zamieścić link do załącznika lub adnotację, że załącznik został wysłany osobno. Samą dokumentację dodatkową należy przekazać kontrahentowi tradycyjnym kanałem (najczęściej e-mailem) równolegle z wystawieniem faktury w systemie.

Okresy przejściowe w 2026 roku – kto jeszcze może poczekać z fakturowaniem w ramach KSeF?

Choć KSeF formalnie działa obowiązkowo od początku miesiąca, nie dotyczy on jeszcze wszystkich podmiotów w pełnym zakresie. Ustawodawca wprowadził tzw. okresy karencji, aby ułatwić mniejszym firmom dostosowanie się do zmian.

Limit 10 tys. zł

Zgodnie z przepisami epizodycznymi (art. 145m ustawy o VAT), w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą nadal wystawiać faktury w formie dotychczasowej (papierowej lub elektronicznej poza KSeF), jeżeli wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Jest to rozwiązanie stworzone z myślą o drobnych usługodawcach, dla których wdrożenie pełnego systemu KSeF z dnia na dzień byłoby nieproporcjonalnym obciążeniem.

Ważne: Limit 10 000 zł jest weryfikowany na bieżąco w każdym miesiącu. Co się stanie, jeśli go przekroczysz? Utrata prawa do wystawiania faktur poza KSeF następuje natychmiast. Faktura, która spowodowała przekroczenie progu 10 000 zł (oraz każda kolejna w tym miesiącu), musi zostać wystawiona już w standardowym trybie KSeF.

Faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP

Kolejnym ważnym wyjątkiem są faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących. Ustawodawca zezwolił na ich stosowanie poza KSeF aż do 31 grudnia 2026 roku.

Dotyczy to również tzw. faktur uproszczonych, czyli paragonów z NIP do kwoty 450 zł (100 euro). Przez cały rok 2026 dokumenty te są uznawane za faktury i nie trzeba ich dodatkowo wprowadzać do systemu KSeF ani wymieniać na faktury ustrukturyzowane.

Faktury pro forma i dokumenty wewnętrzne

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, co z ofertami handlowymi i dokumentami wewnętrznymi.

• Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym ani fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Pełni jedynie rolę oferty lub wezwania do zapłaty. W związku z tym nigdy nie wysyłamy jej do KSeF.
• Dokumenty wewnętrzne, takie jak noty księgowe czy dowody wewnętrzne również pozostają poza systemem, który służy wyłącznie do procesowania faktur VAT.

źródło: symfonia.pl