Blog

Kiedy firma rośnie, zwiększa się też poziom skomplikowania procesów. Na pewnym etapie dotychczasowe narzędzia przestają wystarczać – zaczyna brakować jednego, spójnego źródła informacji, pojawiają się błędy w danych, trudniej zarządzać logistyką i monitorować koszty. To z kolei obniża efektywność i hamuje dalszy rozwój. Właśnie wtedy przedsiębiorcy zaczynają myśleć o wdrożeniu systemu ERP, który uporządkuje procesy, automatyzuje powtarzalne zadania i zapewni zgodność z przepisami. To jednak tylko część wymagań, bo dobry ERP dla małej lub średniej firmy powinien być także skalowalny i łatwy do rozbudowy oraz działać w sposób zgodny z przepisami. Przykładem takiego rozwiązania jest system ERP 

Czego małe i średnie firmy oczekują od systemu ERP?

W początkowym etapie działalności wiele firm radzi sobie przy pomocy prostych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne czy nieskomplikowane programy obsługujące wybrane obszary biznesowe. To rozwiązania praktyczne, ale tylko do czasu.

Wraz z rozwojem firmy zaczynają się piętrzyć problemy, bo dane trzeba uzupełniać ręcznie, trudno o ich łatwe współdzielenie, a poszczególne systemy nie komunikują się ze sobą.

W praktyce oznacza to, że ta sama informacja musi być wprowadzana kilka razy – np. zamówienie z e-sklepu trzeba osobno przenieść do programu księgowego i do systemu magazynowego. Takie rozproszenie narzędzi to także dodatkowe koszty: osobne licencje, aktualizacje, kopie zapasowe czy poprawki od różnych dostawców.

Z czasem utrzymanie takiego „patchworkowego” środowiska staje się droższe i bardziej kłopotliwe niż wdrożenie jednego, spójnego systemu ERP.

Jeszcze do niedawna pokutowało przekonanie, że ERP to narzędzie zarezerwowane dla dużych przedsiębiorstw. Dziś na rynku dostępnych jest jednak wiele rozwiązań zaprojektowanych specjalnie z myślą o małych i średnich firmach. Wyzwanie polega na tym, by wybrać system naprawdę dopasowany do potrzeb organizacji – taki, który odpowie na konkretne wymagania biznesowe.

Dobry ERP dla polskich MŚP powinien przede wszystkim:

• podnosić efektywność operacyjną eliminując odtwórcze zadania i automatyzując rutynowe procesy,
• zapewniać spójność danych i wgląd w nie w czasie rzeczywistym tak, by właściciel czy menedżer od razu widział, co dzieje się w sprzedaży, magazynie czy księgowości,
• dopasowywać się do potrzeb firmy, dając możliwość elastycznego dodawania lub usuwania funkcjonalności w zależności od etapu rozwoju biznesu,
• pozwalać na redukcję kosztów, automatyzując procesy i zastępując wiele różnych aplikacji
• zwiększać bezpieczeństwo danych, chroniąc firmę przed ich utratą czy nieautoryzowanym dostępem,
• wspomagać obieg dokumentów i informacji pomiędzy różnymi działami w firmie,
• działać w sposób zgodny z krajowymi przepisami prawa podatkowego i prawa pracy.

Takie funkcjonalności zapewnią nie tylko lepszą kontrolę nad codziennymi procesami, ale także realne obniżenie kosztów administracyjnych, które w MŚP potrafią pochłaniać znaczną część budżetu.

Jakie trendy kształtują rynek ERP dla małych i średnich firm w Polsce?

Rynek systemów ERP w ostatnich latach bardzo się zmienił. Jeszcze do niedawna przedsiębiorcy postrzegali takie oprogramowanie głównie jako narzędzie do księgowości i raportowania. Dziś ERP staje się cyfrowym układem nerwowym firmy, który harmonizuje wszystkie najważniejsze procesy – od sprzedaży, przez magazyn, aż po finanse i kadry. Szczególnie dobrze widać to w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw, w których tempo zmian technologicznych ma decydujące znaczenie dla utrzymania konkurencyjności.

Rosnące wykorzystanie ERP w MŚP to także efekt kilku wyraźnych trendów, związanych z:

• rosnącą popularnością rozwiązań chmurowych, które w przypadku małych firm okazują się bardziej efektywne kosztowo, bo nie wymagają inwestycji w serwery ani infrastrukturę IT,
• coraz lepszą integracją ERP z e-commerce i innymi systemami biznesowymi (platformami sprzedażowymi, systemami kurierskimi czy bankowością online), dzięki temu wszystkie dane są synchronizowane w czasie rzeczywistym,
• automatyzacją i wykorzystaniem sztucznej inteligencji, co pozwala przyspieszyć procesy związane z raportowaniem, obsługą zamówień czy dostaw,
• popularyzacją pracy zdalnej – ERP w chmurze pozwala pracować w trybie hybrydowym, sprawdzać dane na telefonie czy tablecie i ułatwia współpracę rozproszonych zespołów.

Wszystkie te zmiany sprawiają, że system ERP przestaje być jedynie narzędziem do porządkowania procesów i staje się realnym wsparciem w rozwoju biznesu.

Czy wdrożenie ERP w małej firmie jest trudne?

Choć system ERP daje małym i średnim firmom wiele korzyści, jego wdrożenie wiąże się także z pewnymi wyzwaniami. Przede wszystkim wymaga zaangażowania pracowników i zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń – przejście z Excela czy prostych programów na zintegrowany system może początkowo budzić opór i wymagać dodatkowych szkoleń. Trzeba też liczyć się z kosztami wdrożenia i utrzymania, które – choć często niższe niż w przypadku rozbudowanych systemów dla dużych korporacji – nadal mogą stanowić wyzwanie dla części mikroprzedsiębiorstw. Wdrożenie ERP to również proces, do którego trzeba się dobrze przygotować – przeprowadzić analizę potrzeb, określić priorytety i wybrać odpowiednie moduły. Bez tego system może być niedopasowany i nie przynieść oczekiwanych efektów.

źródło: symfonia.pl