Blog

Mimo swojego ogromnego znaczenia, komunikacja wewnętrzna wciąż pozostaje jednym z największych wyzwań w zarządzaniu. Jeśli chcesz poznać ich możliwości, zapoznaj się z naszym poradnikiem. Znajdziesz w nim przykłady 7 narzędzi do komunikacji wewnętrznej, jakie oferują najlepsze systemy HR!

Jaką rolę pełni komunikacja wewnętrzna w firmie?

Komunikacja wewnętrzna to, najprościej mówiąc, zorganizowany proces wymiany informacji, wiedzy oraz wartości w obrębie danej organizacji. Jej celem jest nie tylko przepływ danych, ale także wsparcie pracowników w realizacji celów korporacyjnych, wzmacnianie kultury organizacyjnej oraz promowanie wartości, które stanowią fundament funkcjonowania firmy. Na czym dokładnie polega jej rola w organizacji?

Przede wszystkim, komunikacja wewnętrzna umożliwia informowanie pracowników o wszelkich zmianach organizacyjnych, celach biznesowych czy politykach firmy. Wspiera także różne zadania z zakresu zarządzania personelem – od delegowania zadań, po zbieranie feedbacku i monitorowanie postępów. O tym, jak duże jest jej znaczenie, mówią statystyki. Zdaniem aż 86% pracowników to właśnie nieskuteczna komunikacja wewnętrzna jest główną przyczyną niepowodzeń w miejscu pracy.

Po drugie, komunikacja wewnętrzna ma znaczenie z perspektywy pracy zespołowej i wprowadzania nowych procesów. Często pełni ona także rolę integrującą – poprzez promowanie wspólnych wartości sprzyja budowaniu spójnej tożsamości firmy. Dzięki niej można łatwiej wdrażać zmiany, minimalizując opór przed nowymi rozwiązaniami. W kontekście kultury organizacyjnej warto natomiast pamiętać, że komunikacja wewnętrzna kształtuje atmosferę w firmie, pozwalając na lepszą współpracę i szybsze podejmowanie decyzji. Pomaga także w ograniczaniu czy szybkim rozwiązywaniu konfliktów – zarówno w poszczególnych zespołach, jak i całej organizacji.

Wyzwania w obszarze komunikacji wewnętrznej

Mimo ogromnego znaczenia, komunikacja wewnętrzna w wielu firmach stanowi spory problem. Działy HR często nie wiedzą, jak skutecznie nią zarządzać albo brakuje im odpowiednich narzędzi do realizacji tego zadania. Tymczasem aż 61% pracowników rozważających zmianę pracodawcy wskazuje na problemy z komunikacją wewnętrzną jako główną przyczynę odejścia z pracy. Tym statystykom trudno się zresztą dziwić – bez odpowiednio zaplanowanego przepływu informacji w firmie pracownicy:

• nie są na bieżąco z ważnymi zmianami, decyzjami czy projektami,
• mają problem ze zrozumienia misji, wizji i celów firmy,
• nie widzą, w jaki sposób ich własna praca wpływa na realizację celów organizacji,
• mogą czuć się niedoceniani i pomijani, a to negatywnie wpłynie na poziom ich zaangażowania,
• napotykają na trudności w ustalaniu priorytetów i podejmowaniu decyzji.

Powyższe badania to również ważny sygnał dla działów HR – brak efektywnej wymiany informacji i zrozumienia strategii firmy może prowadzić do wysokiej rotacji pracowników, a wraz z nimi firma traci również wiedzę, doświadczenie i czy konkretne umiejętności. Z drugiej strony, dobra komunikacja wewnętrzna ma znaczący wpływ na zadowolenie z pracy i lojalność wobec pracodawcy. Z raportu przygotowanego przez USC Annenberg and Staffbase wynika, że osoby, które czują się dobrze poinformowani o celach i wizji organizacji, częściej deklarują zadowolenie z pracy i mają większe poczucie związku z firmą.

Jak poprawić komunikację wewnętrzną w firmie? Przegląd przydatnych narzędzi

Przepływ informacji w firmie nie może pozostawać kwestią przypadku. Skuteczna komunikacja wymaga przemyślanej strategii, która określa, jak i kiedy informacje powinny docierać do pracowników – zarówno w relacjach hierarchicznych, jak i między zespołami na tym samym poziomie organizacyjnym. W praktyce wiele organizacji zmaga się jednak z chaosem informacyjnym i brakiem spójnych narzędzi do zarządzania komunikacją. Nowoczesne platformy HRM mogą skutecznie rozwiązać ten problem, zapewniając szybki dostęp do ważnych wiadomości i materiałów oraz usprawniając realizację zadań. Przyjrzyjmy się bliżej 7 najciekawszym rozwiązaniom, które mogą usprawnić komunikację wewnętrzną w Twojej organizacji.

1. Automatyzacja procesów komunikacyjnych

Szybkie i skuteczne przekazywanie informacji w dużym przedsiębiorstwie to spore wyzwanie – szczególnie, gdy wiadomość powinna trafić w tym samym czasie do dużej liczby pracowników, bo dotyczy np. zmian w regulaminach czy firmowych procedurach. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy dział HR musi dodatkowo zbierać dowody potwierdzające, że pracownicy otrzymali informację oraz zdążyli się z nimi zapoznać.
W takim przypadku pomocnym rozwiązaniem będzie aplikacja do komunikacji wewnętrznej, która pozwala zautomatyzować proces obiegu informacji w firmie. W przypadku rozwiązań Symfonii taką funkcjonalność zapewnia moduł komunikacyjny stanowiący integralny element systemu HRM Symfonia HR.

2.Platformy komunikacyjne

Brak efektywnej wymiany wiedzy i współpracy to problem, który dotyczy wielu firm – szczególnie tych zatrudniających pracowników w modelu zdalnym czy hybrydowym. Często wbrew pozorom nie wynika on z braku chęci czy dobrej woli, ale ze stosowania niewłaściwych narzędzi komunikacyjnych, które nie sprzyjają integracji zespołów. Tymczasem zdaniem aż 96% liderów biznesu, produktywność pracowników pracujących w modelu home-office zależy właśnie od efektywnej komunikacji. Jak zatem poradzić sobie z tym wyzwaniem? Tworząc środowisko, w którym każdy pracownik ma szybki dostęp do informacji oraz może łatwo wymieniać się wiedzą i współpracować z innymi – niezależnie od miejsca pracy. Tak właśnie działa nowoczesny system komunikacji wewnętrznej wyposażony w intranet, czyli wirtualną platformę, która integruje zespoły i wspiera efektywną współpracę. Za jego pomocą można udostępniać firmowe aktualności, informując pracowników o planowanych wydarzeniach czy przyjęciu do pracy nowych osób. Na tym jednak możliwości takiego rozwiązania się nie kończą. Niektóre nowoczesne systemy HRM, oferują także dostęp do aplikacji działających w podobny sposób, co media społecznościowe. Pracownicy mogą tam tworzyć profile, dzielić się pomysłami, organizować grupy tematyczne i angażować się w dyskusje. A co najważniejsze – budować relacje, także w zespołach wirtualnych. Dzięki temu współpraca staje się nie tylko efektywniejsza, ale też bardziej angażująca.

3. Systemy zarządzania zadaniami i procesami

Ważnym aspektem procesów komunikacyjnych w firmie jest planowanie zadań oraz monitorowanie i raportowanie postępów w ich realizacji. Problemy w tym obszarze mogą prowadzić do opóźnień, nieporozumień czy konfliktów odpowiedzialności i obowiązków. Właśnie dlatego firmy, które borykają się z tego typu wyzwaniami, coraz częściej decydują się na wdrożenie programu do komunikacji wewnętrznej wyposażonego w moduł do zarządzania zadaniami i procesami. Takie rozwiązanie oferuje m.in. system Symfonia HR.

4. Moduły do zbierania i udzielania feedbacku

Feedback  to nie tylko informacja zwrotna, a paliwo napędzające rozwój i zaangażowanie pracowników. Bez niego firma traci narzędzie komunikacji wewnętrznej, które pozwala szybko identyfikować problemy, budować motywację i ograniczyć ryzyko odpływu talentów.

5. Bazy wiedzy i informacji firmowych

Problemy z obiegiem dokumentacji dotyczą wielu firm. Ich skutki okazują się szczególnie dotkliwe, gdy pracownik musi pilnie znaleźć ważny dokument – procedurę działania, politykę firmy czy materiały szkoleniowe. Znalezienie tego typu informacji może zająć sporo czasu – szczególnie, jeśli nie wiadomo, gdzie dokładnie ich szukać. Na  tym jednak problem się nie kończy, bo brak uporządkowanego dostępu do ważnych dokumentów może prowadzić także do dezorganizacji czy opóźnień w realizacji zadań.

6. Szkolenia i rozwój

Procesem, który przysparza wielu trudności, jest też organizacja szkoleń. Czeto brakuje tu spójnej strategii, a dostępne programy nie zawsze odpowiadają na rzeczywiste potrzeby pracowników. W efekcie zespoły otrzymują materiały zbyt ogólne lub niezwiązane z ich codziennymi obowiązkami, co sprawia, że rozwój kompetencji staje się przypadkowy i nieskuteczny. W rozwiązaniu tego problemu mogą pomóc aplikacje do komunikacji wewnętrznej wyposażone w platformy e-learningowe, które pozwalają firmom tworzyć i dostosowywać szkolenia do swojej branży i specyfiki pracy. Dzięki nim pracownicy są w stanie rozwijać swoje umiejętności w uporządkowany i efektywny sposób, ucząc się wtedy, gdy naprawdę tego potrzebują.

7. Personalizacja komunikacji

Komunikacja wewnętrzna w firmie, by była efektywna, powinna być spersonalizowana, czyli dostosowana do potrzeb i roli każdego pracownika.  W praktyce często bywa jednak zbyt ogólna lub jest niewłaściwie sprofilowana. W efekcie niektórzy czują się pomijani, podczas gdy inni otrzymują nadmiar niepotrzebnych im informacji. Nowoczesne narzędzia do komunikacji wewnętrznej mogą usprawnić przepływ informacji w firmie oraz rozwiązać opisane wyżej problemy. Za ich pomocą można np. personalizować wysyłane wiadomości tak, by lepiej dostosować je do konkretnych grup pracowników, ich stanowisk, a także codziennych obowiązków. Dzięki temu każdy otrzymuje informacje, które są dla niego istotne, a to poprawia zarówno efektywność komunikacji, jak i zaangażowanie w życie firmy.

źródło: symfonia.pl