Blog

Dekretowanie dokumentów w większości firm odbywa się według z góry ustalonego schematu. Przykład? Rozliczenie faktury za dostawę, które wymaga m.in. wprowadzenia do systemu danych kontrahenta i numeru dowodu księgowego, określenia daty wpływu czy daty operacji gospodarczej, rozksięgowania kwoty netto i VAT na konta księgowe, dodania opisu, a na koniec zatwierdzenia dokumentu lub umieszczenia go w buforze. Ten proces staje się jeszcze bardziej uciążliwy, jeśli wszystkie te wszystkie czynności trzeba wykonać dla kilkudziesięciu lub nawet kilkuset dokumentów miesięcznie. Skoro jednak schemat księgowania jest stały, to oznacza jedno: ten proces (jak i wiele innych) można zautomatyzować.

Problem: ręczne dekretowanie dokumentów to strata czasu i ryzyko błędów

Księgowość operacyjna wiąże się przede wszystkim z koniecznością przetwarzania dużego wolumenu dokumentów. I choć każdy z nich wymaga uwagi, to jednak zdecydowaną większość można opisać za pomocą powtarzających się wzorców dekretacji. Tymczasem nadal w wielu firmach ten proces opiera się na pracy ręcznej:

• wprowadzaniu danych do systemu,
• określaniu kwot netto i VAT,
• przypisywaniu cech i zatwierdzaniu dokumentu.

To nie tylko strata czasu, ale też większe ryzyko błędów – bo każda manualnie wykonywana czynność może prowadzić do potencjalnych pomyłek.

Dodatkowym utrudnieniem – szczególnie w firmach handlowych – jest korzystanie z różnych systemów – jednego do rejestrowania dokumentów sprzedaży i odrębnego do ich księgowania. Jeśli te systemy nie są zintegrowane i działają na oddzielnych bazach danych, to dokumenty trzeba przenosić ręcznie – przepisując te same informacje. Przy kilku fakturach nie stanowi to problemu. Inaczej wygląda jednak sytuacja, gdy takich dokumentów jest kilkadziesiąt czy nawet kilkuset miesięcznie.

Wzorce księgowań i schematy dekretacji – jak pomagają zautomatyzować powtarzalne zadania?

Wzorce księgowań, określane czasem również jako wzorce dekretacji to narzędzie stworzone z myślą o sytuacji, gdy dokumenty dekretujesz według powtarzalnych reguł i nie chcesz za każdym razem ręcznie wprowadzać wszystkich danych do systemu.

Typowy przykład ich zastosowania?  Rozliczenie faktury za leasing, abonament telefoniczny czy koszt energii. Za każdym razem mamy tu do czynienia z tym samym typem dokumentu, korzystamy z tych samych kont księgowych, mamy ten sam opis operacji gospodarczej i ten sam podział kwot. I choć zmienia się tylko data i numer dokumentu – cały proces związany z dekretowaniem dokumentów musimy realizować od zera.

Wzorzec księgowania pozwala zautomatyzować tego typu zadania. Jak dokładnie działa?

• na początku musisz zdefiniować strukturę dokumentu – typ, konta, stawki VAT i opisy,
• system zapisuje ten układ jako gotowy szablon,
• przy kolejnym księgowaniu wybierasz wzorzec i uzupełniasz tylko dane, które się zmieniają, czyli kwotę, numer faktury i datę dokumentu.

Dzięki temu:

• nie dekretujesz ręcznie – konta, opisy i ewentualnie kwoty podstawiają się automatycznie,
• unikasz błędów – bo nie ma miejsca na literówki i pomyłki w dekrecie,
• oszczędzasz czas – zwłaszcza przy dużej liczbie dokumentów tego samego typu.

Przykład z praktyki – dekretowanie dokumentu z użyciem wzorca i bez

Załóżmy, że co miesiąc otrzymujesz fakturę za leasing samochodu służbowego. Dokument zawsze pochodzi od tego samego dostawcy, dotyczy tych samych kosztów i rozliczany jest w ten sam sposób – zmieniają się tylko numer, data i kwota.

Bez ustawionego wzorca księgowania w każdym miesiącu wprowadzasz dokument od nowa, a zatem:

• wybierasz typ dokumentu,
• uzupełniasz dane kontrahenta,
• wpisujesz daty,
• uzupełniasz rejestr VAT
• dodajesz kwotę netto i VAT,
• przypisujesz konta księgowe (np. 402-01, 202-1-1, 221-01),
• wpisujesz opis operacji gospodarczej (np. „samochód osobowy, dział handlowy”),
• zapisujesz i zatwierdzasz.

To kilka minut pracy przy jednej fakturze. Przy 30 podobnych dokumentach miesięcznie – to już godziny.

A jak ten proces wygląda z użyciem wzorca?

• wybierasz zapisany wcześniej wzorzec – np. „Faktura leasingowa – samochód osobowy”,

• system automatycznie podstawia dane schematu dekretacji: konta, opisy, stawki VAT,
• uzupełniasz tylko zmienne: numer faktury, datę, kwotę,

• zatwierdzasz dokument.

Importy dowodów księgowych, czyli o tym, jak zautomatyzować dekretowanie dokumentów tworzonych w innych systemach

W wielu firmach dane sprzedażowe, zakupowe czy magazynowe rejestrowane są w oddzielnych systemach. Jeśli ich bazy nie są ze sobą bezpośrednio połączone, księgowość musi ręcznie wprowadzać dane na temat zarejestrowanych w systemie handlowym transakcji. Tu z pomocą przychodzą importy dowodów księgowych – funkcjonalność, która pozwala automatycznie wczytywać dane z systemu sprzedażowego czy magazynowego do systemu księgowego.

W programie Symfonia Finanse i Księgowość ten proces jest maksymalnie uproszczony: możesz wczytać kompletny zestaw dokumentów, zamiast przepisywać je ręcznie. Importy obejmują m.in.:

• faktury zakupu i sprzedaży,
• dokumenty importowe i eksportowe
• paragony, noty księgowe i faktury wewnętrzne,
• listy płac,
• dokumenty magazynowe,
• raporty kasowe, wyciągi-bankowe,
• opisy operacji gospodarczych i cechy do różnych obiektów.

Aby skorzystać z tej funkcji, wystarczy tylko skonfigurować profil importu w systemie – określić katalog wymiany danych i wskazać folder, z którego będą pobierane pliki. Dzięki temu taki proces można zautomatyzować niemal w całości – użytkownik jedynie weryfikuje i zatwierdza dane oraz wybiera plik do wczytania. W podobny sposób da się skonfigurować import raportów kasowych czy wyciągów bankowych z przypisaniem kont księgowych do operacji gospodarczych.

źródło: symfonia.pl