Blog

W wielu firmach akceptacja faktur kosztowych wciąż trwa dłużej niż powinna – dokumenty wędrują z biurka na biurko, brakuje informacji o osobie zamawiającej, a księgowość musi za każdym razem ustalać, kto odpowiada za dany wydatek. Wprowadzenie KSeF dodatkowo skomplikuje sytuację – i to również w organizacjach, które mają już elektroniczny obieg, bo faktury nie będą przychodzić mailem, lecz spływać bezpośrednio z platformy KSeF do centrali. A to o oznacza konieczność przeprojektowania procesu, ponieważ sprawny przepływ faktur jest niezbędny zarówno z perspektywy utrzymania płynności finansowej, jak i budowania dobrych relacji z kontrahentami. Jak więc przygotować firmę na nową rzeczywistość i co zrobić, aby akceptacja faktur przebiegała w sposób szybki, przejrzysty i bezproblemowy?

Dlaczego akceptacja faktur kosztowych w firmach trwa tak długo?

Szybki obieg faktur kosztowych jest niezbędny do utrzymania płynności finansowej, sprawnego księgowania i rzetelnego raportowania kosztów w organizacji. Problem w tym, że zorganizowanie go w praktyce bywa trudne – szczególnie w firmach wielooddziałowych, projektowych lub takich, w których zakupy realizuje wiele osób na różnych poziomach odpowiedzialności. Każdy dokument musi zostać poprawnie opisany, przypisany do budżetu, projektu lub centrum kosztów, a następnie zaakceptowany przez właściwe osoby. Im większa organizacja, tym więcej potencjalnych punktów, w których proces może się zatrzymać.

W wielu firmach akceptacja faktur kosztowych trwa długo, bo:

• brakuje jednoznacznych informacji o źródle kosztu – dokument nie zawiera danych o osobie zamawiającej ani kontekstu biznesowego zakupu, co zmusza księgowość do czasochłonnego ustalania odpowiedzialności;
• proces przekazywania faktur jest silnie rozproszony, bo dokumenty trafiają do różnych działów i osób w zależności od tego, kto akurat „zawsze się tym zajmuje”, co utrudnia kontrolę;
• brakuje spójnych zasad akceptacji – różne jednostki stosują własne schematy, a część decyzji zapada mailowo lub ustnie, co powoduje niejasności i powroty dokumentów do wcześniejszych etapów;
• informacje uzupełniające są gromadzone poza systemami finansowymi – np. korespondencja o przyczynach zakupu, zamówienia czy umowy znajdują się w skrzynkach mailowych, a nie przy samej fakturze;
• status faktury jest trudny do ustalenia, a księgowość musi szukać dokumentu po organizacji, aby zamknąć okres lub zdążyć z płatnością.

A do tego dochodzą jeszcze zmiany kadrowe, zastępstwa, nieobecności, które powodują, że odpowiedzialności przesuwają się w czasie, a faktury „zawieszają się” między działami.

Dlaczego zbyt wolna akceptacja faktur to tak duży problem?

Wolna akceptacja faktur to nie tylko problem organizacyjny, ale też poważne ryzyko biznesowe, które wpływa na finanse, relacje z otoczeniem i działanie całej firmy. Każde opóźnienie w przekazaniu dokumentu oznacza również:

• zatory w płatnościach, co może prowadzić do pogorszenia relacji z kontrahentami, utraty priorytetowego traktowania czy negocjacyjnej pozycji,
• odsetki za zwłokę oraz trudności w rzetelnym zamknięciu okresu,
• opóźnienia w księgowaniu, przez co trudno ocenić aktualne zobowiązania,
• niekontrolowane wydatki, bo menedżerowie widzą koszty dopiero w momencie zaksięgowania, a nie w chwili powstania zobowiązania,
• opóźnienia w refundacjach dla pracowników, co skutkuje niezadowoleniem i obniża zaufanie do procesu.

W efekcie firma traci przejrzystość finansową, a każdy kolejny krok w obiegu dokumentu staje się źródłem ryzyka zamiast wsparciem dla codziennej pracy.

Wdrożenie KSeF to jeszcze więcej wyzwań dla akceptacji faktur

Wdrożenie KSeF całkowicie zmienia sposób, w jaki dokumenty trafiają do firmy – i w praktyce komplikuje ich obieg, zamiast go upraszczać. Dotyczy to również organizacji, które mają już cyfrowy workflow, bo wraz z KSeF zanika tradycyjny obieg między oddziałami. Faktury są identyfikowane wyłącznie po NIP-ie, więc po pobraniu z platformy Ministerstwa Finansów wszystkie trafią do centrali, niezależnie od tego, kto dokonał zakupu i w której jednostce powstał koszt.

To z kolei oznacza konieczność ponownego ułożenia procesu – bez tego nawet firmy z elektronicznym obiegiem faktur będą zmuszone do ręcznego przypisywania dokumentów do działów, projektów i osób odpowiedzialnych. W organizacjach, które nie mają jeszcze żadnego systemu, KSeF może wywołać jeszcze większy bałagan niż dziś, bo dotychczasowe schematy przekazywania dokumentów przestaną działać z dnia na dzień.

Jak uporządkować i przyspieszyć akceptację faktur po wdrożeniu KSeF?

Skuteczna obsługa faktur w KSeF wymaga przede wszystkim centralizacji danych, automatyzacji decyzji i pełnej widoczności procesu. Właśnie dlatego firmy, które chcą uniknąć opóźnień akcentacji dokumentów potrzebują narzędzia, które nie tylko pobierze faktury z systemu Ministerstwa Finansów, ale przede wszystkim pomoże przypisać je do odpowiednich osób, działów i projektów, bez konieczności ręcznego ustalania odpowiedzialności. Ważne staje się także umożliwienie szybkiej weryfikacji, pracy równoległej kilku decydentów oraz kompletowania dodatkowych dokumentów (np. zamówień, umów, protokołów). Tylko spójny, uporządkowany proces da księgowości kontrolę, menedżerom bieżącą wiedzę o kosztach, a całej organizacji – bezpieczeństwo operacyjne.

Symfonia eDokumenty – narzędzie, które automatyzuje obieg i akceptację faktur

Symfonia eDokumenty to system elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala zorganizować nowy model pracy z fakturami w sposób zgodny z KSeF i realiami dużych, rozproszonych organizacji. Dzięki integracji z Symfonią KSeF Plus może automatycznie pobierać faktury z platformy MF, a następnie – na podstawie danych z dokumentu oraz reguł biznesowych – kierować je do właściwych osób lub działów. Umożliwia szybkie opisanie i akceptację faktury, także równolegle przez kilka osób, oraz powiązanie jej z zamówieniami, umowami czy innymi załącznikami. Zapewnia również pełną historię akceptacji faktur, przejrzystość kosztów i stałą kontrolę nad całym procesem – od momentu wpływu dokumentu, aż po jego zaksięgowanie.

Jak to działa w praktyce? Przykładowy proces obsługi faktury w Symfonii eDokumenty

Aby lepiej zrozumieć, jak Symfonia eDokumenty przyspiesza akceptację faktur kosztowych, przeanalizujmy prosty przykład. Załóżmy, że do firmy trafia nowa faktura od dostawcy usług marketingowych – wcześniej wysyłana mailem do oddziału, teraz pobrana automatycznie z KSeF.

W momencie, gdy dostawca wystawi fakturę, jest ona dostępna w KSeF i automatycznie pobierana do Symfonii eDokumenty za pośrednictwem modułu Symfonia KSeF Plus. System przenosi dokument do rejestru faktur oczekujących na obsługę, a następnie – korzystając z danych z faktury oraz zdefiniowanych reguł – sam przypisuje ją do odpowiedniego działu, projektu lub osoby odpowiedzialnej za opis merytoryczny. Dzięki temu sekretariat nie musi już ręcznie pobierać dokumentów z portalu MF ani ustalać, kto dokonał zakupu – Symfonia eDokumenty wykonuje te czynności automatycznie.

Faktura trafia od razu do osób, które mają ją opisać – a jeśli w procesie potrzebnych jest kilku pracowników, system udostępnia dokument wszystkim jednocześnie, umożliwiając równoległe wprowadzanie opisów kosztów. Każdy widzi tylko swoją część, a ostatnia osoba automatycznie kończy etap. Nie ma potrzeby przesyłania dokumentu między działami.

Kiedy opis jest gotowy, faktura przechodzi do automatycznie wyznaczonego akceptanta, zgodnie z mapą akceptacji – np. kierownika działu czy dyrektora finansowego. Osoba zatwierdzająca otrzymuje powiadomienie w workflow, może zaakceptować dokument z poziomu aplikacji, portalu lub telefonu, a system rejestruje czas i osobę wykonującą każdą akcję.

Po akceptacji faktura trafia do księgowości, gdzie system wskazuje status, komplet dokumentów oraz historię decyzji. Jeśli wszystko jest poprawne, faktura zostaje automatycznie przygotowana do eksportu do ERP. Księgowość nie musi śledzić, kto ostatni nad nią pracował ani czy brakuje jakiegoś załącznika – proces prowadzi użytkownika krok po kroku i wymusza kompletność danych.

W efekcie cała ścieżka – od pobrania faktury z KSeF, przez opis i akceptację, po przekazanie do księgowania – przebiega praktycznie bez ręcznej koordynacji. System sam kieruje fakturę do właściwych osób, eliminuje przestoje i automatycznie kontroluje, na jakim etapie znajduje się dokument oraz co trzeba zrobić dalej.

Korzyści dla firmy: szybsze płatności, mniej błędów, pełna kontrola nad kosztami

Usprawnienie akceptacji faktur przynosi wymierne efekty w całej organizacji. Zyskuje księgowość, bo:

• faktury są pobierane z KSeF automatycznie – bez potrzeby logowania się do portalu MF i ręcznego pobierania dokumentów,
• system sam przypisuje faktury do działów, projektów i odpowiedzialnych osób,
• dokument trafia do księgowości dopiero wtedy, gdy jest kompletny, czyli opisany, zaakceptowany i gotowy do ujęcia w księgach,
• księgowość widzi w czasie rzeczywistym, na jakim etapie są faktury i gdzie ewentualnie utknęły, a to ułatwia zamykanie okresów,
• dzięki kontroli formalnej oraz przewidywalnej ścieżce akceptacji, w procesie występuje mniej błędów.

Z szybszym obiegiem faktur kosztowych zyskują także menedżerowie, bo:

• mają widoczność kosztów w zespołach i projektach,
• proces zatwierdzania faktur jest szybszy, a powiadomienia workflow i możliwość akceptacji z poziomu telefonu przyspieszają reakcję,
• bieżące dane o zobowiązaniach ułatwiają planowanie budżetu,
• system wskazuje, kto opisuje i akceptuje fakturę, więc nie dochodzi do nieporozumień między działami a księgowością.

Efektywny obieg faktur w firmie to również korzyść dla pracowników, bo:

• mogą liczyć na szybszy zwrot kosztów i refundacji – faktura trafia od razu do właściwych osób, bez krążenia po organizacji,
• wszystkie informacje i załączniki są w jednym miejscu, więc księgowość nie musi dopytywać o szczegóły,
• pracownik widzi status faktury i dokładnie wie, kto aktualnie zajmuje się dokumentem,
• system prowadzi użytkownika przez wymagane pola i reguły, dzięki czemu opis kosztów jest zgodny z wymogami.

źródło: symfonia.pl