Blog

Jeżeli organizacja wdrożyła już system informatyczny, np. wspierający elektroniczny obieg dokumentów, wątpliwe by pracownicy i managerowie chcieli wracać do dokumentacji papierowej.

Elektroniczny obieg wniosków to jeden z przykładów cyfryzacji procesów HR. Zaczynając od rekrutacji możemy wspierać się systemami z ATS (applicant tracking system), gdzie od momentu zaaplikowania dane kandydata są gromadzone w jednym systemie, w odpowiednim miejscu dając możliwości przejścia płynnego procesu rekrutacji i generowania niezbędnych do tego statystyk.

Codzienna praca jest o wiele łatwiejsza dzięki udostępnionym danym na platformie do samoobsługi pracowników. Pracownik może sprawdzić lub nawet edytować informacje teleadresowe, pobrać paski wynagrodzeń czy deklaracje podatkowe, a także wypełnić stosowne oświadczenia np. zgłoszenia członka rodziny do ZUS, oświadczenia  o wykorzystywaniu opieki nad dzieckiem (art.188 kodeksu pracy) itp.

Zarządzanie wiedzą w okresie pandemii

Dzielenie się bazą wiedzy, dokumentami i tworzenie szkoleń w formie e-learnigów jest odpowiedzią na liczne utrudnienia w przeprowadzeniu szkoleń w formie stacjonarnej. Coraz częściej i chętniej spotykamy się online na różnych konferencjach, e-seminariach, czy webinariach podnosząc swoje kompetencje.

Dział HR w bardzo podobny sposób może zadbać o rozwój pracowników wewnątrz organizacji. Wystarczy, że udostępni krótsze czy dłuższe szkolenia, z możliwością przeprowadzenia testów, czy to jednorazowo, czy w postaci cyklicznej. To bardzo łatwe i przyjemne dzięki odpowiednim aplikacjom.

Szkolenia w formie online mogą być tak samo efektywne jak stacjonarne. Zgadza się ze mną 77% ankietowanych, którzy wzięli udział w badaniu „Edukacja pracowników w czasach post-COVID” przeprowadzonym przez Great Digital. W tym samym raporcie 96% badanych potwierdziło korzystanie z wydarzeniach edukacyjnych online.

Czas pandemii pokazał również, że praca w zespołach na odległość może wymuszać częstsze spotkania lub większą ilość komunikacji wymienianej pomiędzy członkami zespołu. I tu z pomocą przychodzą dedykowane kanały do tworzenia grup projektowych czy społecznościowych. Sprawy są omawiane online, poprzez dedykowane czaty, a wymieniane dokumenty znajdują się w jednym ogólnodostępnym dla zespołu miejscu. Takie funkcje oferują niektóre portale pracownicze a także ogólnodostępne aplikacje biznesowe (np. Microsoft Teams).

Jak zadbać o cyfryzację dokumentacji personalnej?

Jednym z dużych wyzwań dla specjalistów kadrowo-płacowych jest przygotowywanie dokumentacji personalnej. Umowy terminowe  pracowników są przedłużane na kolejny okres, wprowadzamy aneksy zmniejszające wymiar etatu czy rozwiązania umów o pracę. Obecnie nie wyobrażam sobie pracy zdalnej w HR, bez dostępu do najważniejszych informacji nie tylko prezentowanych danych wprowadzonych do systemu, ale też dostępu do e-teczek pracowników. Przygotowanie dokumentów jest o wiele prostsze i nie wymaga osobistego odwiedzenia archiwum firmy by sprawdzić zapisy w dokumentach. Pamiętając o bardzo ważnej kwestii bezpieczeństwa danych w HR, możemy logować się do systemów kadrowo-płacowych, gdzie mamy zdefiniowany dostęp do zeskanowanych „pomocniczych” akt osobowych. Dokumenty w formie elektronicznej możemy podpisywać kwalifikowanym podpisem. Są archiwizowane w poszczególnych częściach e-teczki czyli w sekcjach A, B, C i D. Takie rozwiązania zapewniają możliwość zachowania ciągłości procesów administracji personalnej w HR.

Cyfrowa (r)ewolucja HR jest faktem

Już od wielu lat obserwuję ewolucję HR. Większe przedsiębiorstwa, zatrudniające co najmniej kilkuset pracowników już wcześniej wprowadzały usprawnienia i automatyzację procesów. W ostatnim czasie zauważyłam zainteresowanie mniejszych i średnich firmy portalami do samoobsługi pracowników. Pandemia i wprowadzane obostrzenia zdecydowanie przyśpieszyły ten trend. Wielu ekspertów zwraca uwagę na to, że przepisy Kodeksu Pracy powinny zostać uaktualnione o obecne modele pracy. Potrzebujemy regulacji pracy zdalnej, nie tylko telepracy; ponieważ wydaje się, że zmiany te będą się pogłębiały.

O cyfryzacji i automatyzacji procesów HR warto pomyśleć już teraz. Musimy bacznie przyglądać się otoczeniu, by szybko móc reagować na zmiany. Wprowadzając usprawnienia nawet w małych obszarach, ale w takich, gdzie czynności powtarzalne zajmują nam bardzo dużo czasu, zyskujemy przestrzeń na to, by zająć się ważniejszymi i pilniejszymi tematami. Otwierają to nowe możliwości przed pracownikami działów HR – nowe narzędzia dają więcej możliwości osobistego rozwoju zawodowego, a także większego wpływu na życie organizacji.

źródło: blog.symfonia.pl