Blog

Ewidencjonowanie czasu pracy należy do obowiązków każdego pracodawcy. Ewidencja powinna obejmować zarówno przepracowane godziny, jak i informacje o zwolnieniach lekarskich, nadgodzinach czy urlopach. Jakie dokumenty należy przechowywać razem z nią i w jaki sposób przechowywać całość?

Ewidencja czasu pracy – najważniejsze elementy

Do prowadzenia ewidencji czasu pracy zobowiązany jest każdy pracodawca. Najważniejszym elementem ewidencji pracownika jest liczba przepracowanych przez niego godzin. To na jej podstawie możliwe jest wypłacenie wynagrodzenia w prawidłowej wysokości oraz dokładne rozliczenie czasu pracy. Oprócz liczby przepracowanych godzin czy godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, w karcie czasu pracy muszą widnieć informacje dot. pracy w niedzielę i święta oraz w porach nocnych, pracy w godzinach nadliczbowych, pracy w dni wolne, urlopach, zwolnieniach oraz dyżurach. Ewidencja obejmuje również inne nieobecności – zarówno nieusprawiedliwione, jak i usprawiedliwione. Ponadto wraz z kartą czasu pracy w ewidencji muszą znaleźć się wszelkie dokumenty i wnioski związane z czasem pracy danego pracownika. Co ważne, ewidencja musi być prowadzona dla każdego pracownika z osobna – nie tylko tego pozostającego w stosunku pracy, ale i zatrudnionego na podstawie umowy zlecenie.

Zasady przechowywania ewidencji czasu pracy

Przechowując ewidencję czasu pracy, pracodawca musi stosować się do kilku ważnych zasad. Przede wszystkim, dokumentacja musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia danej osoby oraz przez kolejne dziesięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy pracownika. Dokumenty nie mogą trafić w ręce osób niepożądanych ani ulec uszkodzeniu – niezależnie od tego, czy występują w postaci tradycyjnej, czy elektronicznej. W przypadku ewidencji w formie papierowej w pomieszczeniu musi panować odpowiednia temperatura oraz poziom wilgotności. Ponadto pomieszczenie powinno być skutecznie chronione przed dostępem nieuprawnionych osób.

Urlopy pracowników

W ewidencji czasu pracy powinny zostać udokumentowane m.in. urlopy, na których przebywali pracownicy. Urlop na żądanie należy oznaczyć w karcie symbolem Uż, urlop wypoczynkowy – oznaczeniem Uw, z kolei urlop bezpłatny – stosując skrót Ub. W przypadku urlopu okolicznościowego związanego z pogrzebem lub ślubem stosuje się oznaczenie Uok.

Praca w godzinach nadliczbowych

Ewidencja czasu pracy powinna informować również o pracy w godzinach nadliczbowych. To właśnie na tej podstawie pracownik może uzyskać dzień wolny za nadgodziny lub dodatkowe wynagrodzenie. W ewidencji nie powinno zabraknąć także wniosków o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe.

Zwolnienie chorobowe

Jeżeli pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym, jest to kolejna informacja, która powinna znaleźć się w ewidencji czasu pracy. W tym przypadku wykorzystuje się oznaczenie Ch. Co ważne, do ewidencji należy dołączyć także zwolnienie lekarskie. Dzięki wzmiance o powodzie nieobecności osoba zatrudniona może uzyskać wynagrodzenie bądź zasiłek chorobowy.

Opieka na dziecko

W przypadku opieki na dziecko do 14. roku życia bądź innego członka rodziny również należy zaznaczyć ją w ewidencji czasu pracy, wykorzystując symbol Op. Opieka na dziecko wprowadzona do dokumentacji stanowi podstawę wyliczania wynagrodzenia. Związane z nią podania powinny być przechowywane w ewidencji, podobnie jak w przypadku zwolnień lekarskich czy wniosków o udzielenie czasu wolnego.

źródło: blog.symfonia.pl